Hướng Dẫn Sử Dụng Outlook Office 365

Outlook Office 365 là ứng dụng mail trên hệ thống Office 365, Outlook được hỗ trợ gửi, nhận, lọc email… trên trình duyệt web cũng như nhiều tính năng nâng cao để quản lý khác trả lời tự động, kết hợp với những add-in của tổ chứ thứ 3 như: Trello, GitHub, Google Analytics, uber, teamviewer, wunderlist….

Để sử dụng Outlook trên Office 365 ta cần truy cập vào https://portal.office.com sau đó chọp ứng dụng Outlook như hình dưới:


–           Thanh menu dọc bên trái hiển thị nội dung những thư mục của hộp mail như thư mục thư đến Inbox, thư mục thư đã gửi Sent Items…

Giao diện chính của Outlook như sau:

–           Thanh menu dọc ở giữ thể hiện những email có trong 1 thư mục mail.

–           Giao diện bên phải thể hiện nội dung email, đây sẽ là nơi đọc chi tiết mail, soạn mail….

–           Thanh menu nằm ngang ở trên(đánh dấu màu tím) dùng để tạo, xoá, di chuyển, lưu trữ, tạo rule lọc email…

 

  1. Tạo email: Từ menu chính chọn -> New ở đây ta có 3 lựa chọn:

–              Email message là tạo một email để gửi bình thường.

–              Calendar event là tạo 1 cuộc họp vào 1 thời điểm cụ thể nào đó gồm những người tham dự là người trong tổ chức. Những người có trong email này khi mở ứng dụng calendar(trong bộ ứng dụng của Office 365) sẽ thấy có 1 sự kiện được.

–           Group là nhóm thường dùng để gửi mail chung cho những thành viên trong nhóm, tạo sự kiện cho nhóm….

  • Email message:

Như hình dưới đây, giao diện soạn email dễ dàng sử dụng:

  • Calendar event Outlook Office 365:

Đây là phần có thể ít sử dụng từ trước đến nay nên có thể sẽ hơi đặc biệt: quan trọng trong mục này chỉ cần điền Tên sự kiện, nơi tổ chức sự kiện, thời gian, mô tả chi tiết, những người tham dự sự kiện là đủ. Ngoài ra có thể tạo link Skype meeting giành cho những người ở không thể tham dự trực tiếp có thể xem qua skype…

  • Có 2 loại group:

–           Standard group là group Office 365: dùng để làm việc nhóm, chia sẻ file, tạo sự kiện nhóm, hội thoại….

–           PLC gourp(Professional Learning Group): dùng để chuyên cho nhóm học tập ngoài những chức năng có ở Standard group thì PLC group để quản lý việc học tập hiệu quả hơn.

  1. Cấu hình cơ bản Outlook Office 365:

Để vào cấu hình cơ bản nhấp chọn biểu tượng răng cưa góc phải trên cùng -> chon Mail để cấu hình mail.

Những mục chúng ta có thể cài đặt như sau:

–              Automatic replies: Gửi trả lời tự động.

–              Block or Allow: Chặn hoặc cho phép tài khoản hoặc email từ domain bên ngoài gửi vào.

–              Connected accounts: quản lý tập trung nhiều tài khoản mail khác nhau, ở đây ta có thể thêm tài khoản email khác vd: gmail vào để quản lý, gửi, nhận…

–              Forwarding: khi có mail gửi đến sẽ gửi email đó đến 1 địa chỉ nào đó.

–              POP and IMAP: là thông số để cấu hình email bằng tay trên điện thoại hoặc phần mềm quản lý mail trên máy… mặc định nên giữ nguyên.

–              Attachment options: đính kèm file mặc định file đính kèm sẽ được upload lên Ondrive for Business cá nhân của mỗi người trước khi gửi đi.

–              Layout -> Email signature: chữ ký.

–              Layout -> Message format: định dạng kiểu chữ trong email.

Resources: https://support.office.com/en-us/article/Office-Training-Center-b8f02f81-ec85-4493-a39b-4c48e6bc4bfb

Bài viết thuộc về: Office365VietNam.info

Ý kiến của bạn:

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.