Hướng dẫn sử dụng Outlook Calendar Office 365

Outlook Calendar là lịch và thành phần lập kế hoạch của Outlook được tích hợp hoàn toàn với email, địa chỉ liên hệ và các tính năng khác. Cũng như bạn viết trong một cuốn sổ tay, bạn có thể nhấp vào bất kỳ khe thời gian nào trong Outlook Calendar và bắt đầu nhập. Bằng cách sử dụng Calendar, bạn có thể tạo các cuộc hẹn và sự kiện, tổ chức các cuộc họp, xem lịch biểu của nhóm, và nhiều hơn nữa.

Giao diện chính của Outlook Calendar:

Giao diện Outlook Calendar

Sau Hộp thư đến của bạn, lịch có lẽ là nơi bạn sẽ dành nhiều thời gian nhất khi sử dụng Outlook Web App. Bạn có thể xem Outlook Calendar của mình theo bốn cách khác nhau: Ngày, Tuần làm việc, Tuần và Tháng.

Xem lịch theo tùy chỉnh

Chế độ xem theo ngày:

Chế độ xem này hữu ích nhất nếu bạn có lịch làm việc bận rộn, hoặc nếu bạn muốn xem nhiều lịch trình cạnh nhau. Các điều khiển vẫn giữ nguyên, chỉ có khung nhìn đã thay đổi.

Xem Calendar theo ngày

Lịch trình trong một ngày của bạn được chia ra thành nhiều mốc thời gian, rất tiện để bạn có thể sắp xếp một cách tương đối nhất giữa thời gian làm việc và nghỉ ngơi.

Chế độ xem theo tuần:

Tuần là chế độ xem mặc định khi bạn lần đầu tiên truy cập vào lịch của bạn trong Outlook Web App. Bạn có thể thay đổi mặc định thành Ngày, Tuần làm việc hoặc Tháng bằng cách sử dụng các tùy chọn ở góc trên bên phải.

Xem theo tuần

Chế độ xem Work Week này cho phép bạn xem lịch làm việc của các ngày trong tuần, giúp bạn có thể phân bổ số lượng công việc trong một tuần một cách hợp lý nhất.

Nếu bạn chọn xem ở chế độ Week thì sẽ hiện thị thêm ngày Thứ Bảy và Chủ Nhật.

Tạo sự kiện:

  1. Trên giao diện chính của Outlook Calendar, chọn New, Calendar Event.

Tạo sự kiện

  1. Điền đầy đủ thông tin.

  1. Đặc biệt, Outlook Calendar cho phép bạn họp hội thoại trực tuyến vào thời gian bạn đã cài đặt trong lịch hẹn.

  1. Nhấp Save để lưu hoặc Discard để hủy sự kiện.

Chia sẻ cho bạn bè về lịch trình của mình:

  1. Nhấp vào Share.Chia sẻ lịch
  2. Nhập địa chỉ email và nhấn Share. Bạn bè của bạn sẽ thấy được lịch trình bạn chia sẻ thông qua email. Chia sẻ Calendar qua email

Ủy quyền lịch trong Outlook trên web dành cho doanh nghiệp:

Bạn có thể thêm lịch từ những người bên ngoài tổ chức của bạn. Ví dụ: lịch được chia sẻ từ Outlook.com hoặc Gmail.

  1. Đăng nhập vào Office 365 hoặc Outlook Web App và chọn Calendar.
  2. Nhấp chuột phải vào khung điều hướng nơi bạn thấy Other Calendars. Hoặc chạm và giữ nếu bạn đang sử dụng thiết bị cảm ứng. Chọn Open Calendar.
  3. Nhập URL của lịch bạn muốn thêm vào Internet Calendar, sau đó chọn Open. URL có lẽ sẽ kết thúc bằng .ics, nhưng có thể không.
  4. Lịch sẽ tự động được thêm vào chế độ xem lịch của bạn. Trong vài phút, bạn sẽ có thể xem tất cả các cuộc hẹn trong lịch.

Quản lý lịch của người khác trong Outlook trên web:

Trước khi bạn có thể chỉnh sửa lịch của người khác, họ phải cho phép bạn bằng cách chia sẻ lịch của họ. Là một trình soạn thảo, bạn có thể tạo hoặc chỉnh sửa sự kiện trên lịch. Là một đại biểu, bạn cũng có thể trả lời lời mời tham dự cuộc họp thay mặt chủ nhân của lịch. Chủ sở hữu lịch cũng có thể cho phép các đại biểu truy cập vào các sự kiện riêng tư.

Note: Không thể sử dụng Lịch Outlook để yêu cầu quyền lịch của người khác.

  • Thêm lịch của người khác vào chế độ xem lịch của bạn:

Nếu bạn đã nhận được lời mời chia sẻ lịch của người khác, hãy chọn nút Accept trong lời mời để thêm lịch đó vào danh sách lịch của bạn.

Nhận lời mời chia sẻ Calendar

Note:

  1. Lời mời trong một số ứng dụng Outlook sẽ không có nút Accept. Nếu bạn không thấy nút Accept, hãy sử dụng Outlook trên web để chấp nhận.
  2. Lời mời có thể không được gửi đi từ một số ứng dụng Outlook. Nếu bạn không nhận được email lời mời chia sẻ, hãy yêu cầu chủ sở hữu lịch chia sẻ lại lịch từ Outlook trên web.

Sau khi bạn thêm lịch, bạn có thể chọn nó để thêm nó vào hoặc xóa nó khỏi chế độ xem lịch hoặc sử dụng trình đơn ngữ cảnh để đổi tên nó, thay đổi màu sắc, hoặc xóa nó khỏi chế độ xem của bạn.

  • Lên lịch cuộc họp thay mặt cho người khác:

Khi bạn đã biên tập hoặc ủy quyền truy cập vào lịch của người khác và đã thêm nó vào danh sách lịch của mình, bạn có thể lên lịch thay mặt họ. Nó giống như thiết lập một cuộc họp vào lịch của bạn, nhưng bạn chọn lịch của họ khi tạo cuộc họp. Khi bạn gửi lời mời tham dự cuộc họp, nó sẽ hiển thị rằng đó là từ bạn thay mặt chủ nhân của lịch.

  1. Ở đầu trang, chọn trình khởi chạy ứng dụng    , chọn Select.
  2. Đảm bảo rằng bạn có thể xem lịch của họ trong danh sách lịch của bạn. Nếu bạn không thể, hãy xem phần ở trên về cách thêm lịch của người khác vào chế độ xem lịch của bạn.
  3. Chọn New ở đầu trang hoặc nhấp đúp vào khu vực lịch để mở một mẫu mục mới.

  1. Trong trường Save to Calendar, chọn lịch của họ .Bạn sẽ chỉ thấy các lịch được thêm vào danh sách lịch của bạn và bạn có quyền biên tập hoặc cho phép.
  1. Điền vào phần còn lại của trường nếu cần.
  2. Gửi yêu cầu cuộc họp.
  • Trả lời một cuộc họp thay mặt cho người khác:

Nếu bạn là đại biểu cho ai đó, yêu cầu họp và cập nhật sẽ được gửi cho bạn. Chúng sẽ xuất hiện trong Hộp thư đến của bạn giống như bất kỳ yêu cầu nào khác về cuộc họp, nhưng bạn sẽ thấy một ghi chú trên biểu mẫu cuộc họp cho biết yêu cầu của cuộc họp là ai.

Trả lời cuộc họp thay mặt gười khác

  1. Chọn Accept (Chấp nhận), Tentative (Dự kiến) hoặc Decline ( Từ chối).
  2. Gửi câu trả lời nếu bạn muốn để người tổ chức biết phản hồi của bạn.
  3. Nếu bạn chấp nhận lời mời, cuộc họp sẽ hiện thị bận rộn trong lịch của chủ sở hữu. Nếu bạn chọn gửi phản hồi, người tổ chức cuộc họp sẽ thấy rằng câu trả lời là do bạn thay mặt chủ nhân của lịch.

Note: Chủ sở hữu lịch không nhận được thông báo khi bạn trả lời thư mời họp, nhưng người đó có thể thấy sự kiện đã được phản hồi khi xem sự kiện trong chế độ xem lịch của mình.


Bài viết thuộc về: Office365VietNam.info

Ý kiến của bạn:

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.