Có gì mới trong PowerPoint 2016 – Office 365

PowerPoint 2016

Là người đăng ký Office 365, bạn thường xuyên nhận được các tính năng mới và được cải thiện của Office 2016. Vậy  có gì mới trong PowerPoint 2016?

Các đề xuất thiết kế cho biểu đồ:

Khi bạn chèn biểu đồ trên trang chiếu, PowerPoint Designer đề xuất các ý tưởng bố trí.

PowerPoint Designer cải thiện các trang chiếu của bạn bằng cách tự động tạo các ý tưởng thiết kế mà bạn có thể chọn.

Khi bạn dự định đưa nội dung vào một trang chiếu, Trình thiết kế sẽ hoạt động trong nền để khớp nội dung đó với các bố trí được thiết kế chuyên nghiệp.

  • Trình thiết kế tích hợp ảnh vào bố trí trang chiếu với nội dung khác đã có trên trang chiếu.Trình thiết kế được thiết kế sẵn
  • Trình thiết kế cũng sẽ chuyển văn bản sang Đồ họa SmartArt dễ đọc.Đồ họa SmartArt
  • Ý tưởng thiết kế và biểu đồ: PowerPoint Designer tự động đề xuất các tùy chọn cho bạn khi bạn trực tuyến và thêm ảnh hoặc biểu đồ vào bản trình bày PowerPoint 2016 của mình.
  1. Chọn trang chiếu mà bạn muốn thêm ảnh hoặc biểu đồ vào.
  2. Sử dụng ChènẢnh hoặc Chèn > Biểu đồ để thêm một hoặc nhiều đồ họa vào trang chiếu.
  3. Lần đầu bạn sử dụng Trình thiết kế, một thông báo sẽ xuất hiện để xin phép được đưa ra ý tưởng thiết kế cho bạn. Nếu bạn muốn sử dụng Trình thiết kế, hãy chọn Bật.

Ý tưởng thiết kế

Sau khi bật dịch vụ thông minh, PowerPoint 2016 sẽ tự động hiển thị các ý tưởng thiết kế cho bạn khi bạn tải lên nội dung ảnh. Ví dụ: thử thêm một trong những ảnh của bạn vào trang chiếu tiêu đề. Trình thiết kế sẽ mở ra một ngăn tác vụ kèm theo một loạt đề xuất dành cho bạn. Khi chọn hình thu nhỏ, ý tưởng thiết kế trên đó sẽ được áp dụng lên trang chiếu của bạn:

Thiết kế ý tưởng

Bạn có thể mở Trình thiết kế bất cứ lúc nào bằng cách đi tới Thiết kế > Ý tưởng Thiết kế.

  • Ý tưởng thiết kế cho văn bản định hướng tuần tự hoặc hành động: PowerPoint Designer thông báo khi bạn viết một danh sách dấu đầu dòng ” các bước” trên một trang chiếu hoặc danh sách các báo cáo, trong đó mỗi báo cáo đều bắt đầu với một động từ. Trong cả hai trường hợp, Trình thiết kế sẽ đều phản ứng bằng cách đề xuất chuyển danh sách của bạn vào Đồ họa SmartArt. (Video ở phần bắt đầu bài viết trình bày một ví dụ.)
  1. Nhập danh sách các mục định hướng tuần tự hoặc hành động.

Ngăn Ý tưởng Thiết kế sẽ mở ra và hiển thị một số mô tả đồ họa để bạn chọn lựa.

Ngăn ý tưởng thiết kế

  1. Hãy bấm để chọn ý tưởng bạn muốn, còn nếu không thì đóng cửa sổ. Nếu bạn chọn một trong các ý tưởng thì văn bản của bạn sẽ được chuyển thành một Đồ họa SmartArt mà bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa.

Nếu bạn muốn hoàn nguyên danh sách dạng văn bản gốc, hãy chọn toàn bộ Đồ họa SmartArt, bấm chuột phải rồi chọn Chuyển đổi về Văn bản.

Note: Bạn không thấy bất cứ đề xuất nào từ PowerPoint Designer?

Nếu không có sẵn Ý tưởng Thiết kế nào cho bạn thì có thể do một số nguyên nhân. Trước tiên:

  • Hãy đảm bảo rằng bạn đã kết nối Internet. PowerPoint Designer sẽ trực tuyến để tải các Ý Tưởng Thiết kế của mình.
  • Sử dụng chủ đề đi kèm với PowerPoint 2016 (không phải là chủ đề tùy chỉnh hoặc chủ đề mà bạn đã tải xuống từ nơi khác).
  • Lưu ý rằng, để tránh xung đột, PowerPoint Designer sẽ không cung cấp đề xuất thiết kế khi hai hoặc nhiều người đang chủ động chỉnh sửa cùng một trang chiếu.

Dưới đây là một số cách khác mà bạn có thể thực hiện để khắc phục sự cố.

Không có ý tưởng thiết kế cho các trang chiếu chứa ảnh?

  • Đảm bảo rằng các trang chiếu của bạn được áp dụng bố trí trang chiếu Tiêu đềhoặc Tiêu đề + Nội dung.
  • Không sử dụng bất kỳ đối tượng hay hình bổ sung nào trên cùng một trang chiếu với ảnh của bạn.
  • Sử dụng tối đa bốn ảnh (.JPG, .PNG, .GIF hoặc .BMP) cho mỗi trang chiếu, đồng thời đảm bảo rằng chúng có kích cỡ lớn hơn 200 x 200 điểm ảnh.

Bạn không có ý tưởng thiết kế cho các trang chiếu nền tiến trình?

  • Hãy đảm bảo rằng trang chiếu của bạn đã được áp dụng bố trí trang chiếu Tiêu đề + Nội dung.
  • Không sử dụng bất kỳ ảnh, đối tượng hay hình bổ sung nào trên cùng một trang chiếu với văn bản tiến trình của bạn.
  • Tắt PowerPoint Designer:
  1. Trong menu Tệp, hãy bấm Tùy chọn.
  2. Trong hộp thoại PowerPointTùy chọn, hãy bấm vào tab Chungbên trái rồi cuộn tới cuối và xóa hộp kiểm Tự động hiển thị ý tưởng thiết kế.
  • Bật dịch vụ thông minh của Office 365:

Để bật hoặc tắt dịch vụ thông minh, đi tới Tệp > Tùy chọn và tìm Dịch vụ thông minh Office trên tab Chung.

Dịch vụ thông minh của Office 365

Tô sáng chỉnh sửa:

PowerPoint 2016 theo dõi các thay đổi được thực hiện trong tài liệu trực tuyến. Tô sáng màu ngọc lam giúp bạn chú ý đến những thay đổi bạn chưa thấy trước đó.

  • Chia sẻ bản trình bày với người khác và cộng tác trên đó vào cùng một thời điểm.
  1. Mở bản trình bày PowerPoint của bạn, rồi chọn tùy chọn Chia sẻở góc trên bên phải của dải băng khi bạn sẵn sàng cộng tác.Làm việc cùng lúc với người khác trên PowerPoint 2016
  2. Trong ô Mời mọi người, nhập địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ bản trình bày. Nếu bạn đã lưu trữ thông tin liên hệ của người đó thì bạn có thể chỉ cần nhập tên của họ. Danh sách thả xuống sẽ giúp bạn xác định xem khách mời của bạn có thể chỉnh sửatệp hay chỉ có thể xem tệp.Mời mọi người xem trình chiếu
  3. Bấm Chia sẻ. Nếu tệp của bạn đã được lưu vào đám mây thì thư mời qua email sẽ được gửi đến người bạn mời. Nếu bạn vẫn chưa lưu bản trình bày của mình vào OneDrivehoặc SharePoint Online for Office 365, PowerPoint 2016 sẽ được nhắc thực hiện ngay. Sau khi bạn thực hiện hoạt động này, thư mời email sẽ được gửi.Vị trí tải lên bản sao tệp trên OneDrive hoặc SharePointXem những người khác đang làm việc ở vị trí nào trong bản trình bày chung của bạn:
  1. Mở bản trình bày và bắt đầu làm việc trên đó.

Nếu một ai đó đang xem hoặc làm việc trong bản trình bày, ảnh thu nhỏ của họ sẽ xuất hiện ở góc trên bên phải của dải băng. PowerPoint 2016 sẽ thông báo cho bạn khi có người mở hoặc thoát khoải bản trình bày của bạn.

Bạn có thể trò chuyện ngay với những người đang làm việc trên bản trình bày bằng cách sử dụng Skype for Business. Ứng dụng này sẽ mở ra một cửa sổ trò chuyện để bạn trao đổi ngay tức thì. Chọn nút Trò chuyện để bắt đầu trò chuyện nhóm với tất cả những người đang làm việc trên tài liệu. 

 

Chọn Chú thích  để viết hoặc xem chú thích. Ngoài ra, bạn còn có thể trả lời hoặc giải quyết các chú thích, rồi đánh dấu là hoàn tất.

  1. Bạn cũng có thể thấy tên của bất kỳ ai đang xem hoặc chỉnh sửa bản trình bày trong ngăn Chia sẻ. Có một chỉ báo—trên ảnh thu nhỏ của trang chiếu và trong trang chiếu thực—giúp cho bạn biết được nơi một ai đó đang làm việc ở bản trình bày. Di chuột qua hoặc chọn chỉ báo đó để xem người đang chỉnh sửa.

(Đối với trợ năng, PowerPoint 2016 cũng cho phép bạn bật tùy chọn tự động hiển thị tên người chỉnh sửa. Bạn có thể bật tùy chọn này bằng cách thực hiện theo quy trình sau: Tệp > Tùy chọn > Nâng cao > Hiển thịHiển thị cờ báo có cho các mục đã chọn.)

  1. Khi bạn hoàn tất công việc, hãy chọn TệpLưu.

Khi các tác giả khác thực hiện thay đổi, bạn sẽ thấy những điều sau khi bạn lưu.

  • Những thay đổi do người khác thực hiện sẽ được tô sáng.
    1. Khi bạn mở lại bản trình bày đã được thay đổi (hoặc nằm trong một tệp đang được người khác chỉnh sửa trực tiếp), những trang chiếu đã thay đổi đều sẽ được tô sáng bằng màu lam ngọc trong ngăn hình thu nhỏ.


    2. Chọn một hình thu nhỏ để xem trang chiếu ở kích cỡ đầy đủ. Bạn sẽ thấy phần đã thay đổi của trang chiếu được khoanh màu ngọc lam. Một ký hiệu kèm theo cho bạn biết thay đổi này do ai thực hiện và thời điểm thực hiện.(Trong một số trường hợp, trang chiếu đã chỉnh sửa sẽ được tô sáng nhưng loại thay đổi đã thực hiện sẽ không được khoanh trên từng trang chiếu. Ví dụ về những thay đổi này bao gồm: Thay đổi trong ngăn Ghi chú, thao tác xóa một hình, thêm chú thích và thay đổi ảnh động.)
  • Giải quyết những thay đổi xung đột:

Nếu có thay đổi xung đột, một bản so sánh bằng hình ảnh giữa các thay đổi của bạn và các thay đổi xung đột từ một trong những người cộng tác của bạn sẽ bật lên khi bạn chọn Lưu. Bạn có thể chọn những thay đổi mà bạn muốn giữ lại.


Chỉ những thay đổi do người khác thực hiện mà trực tiếp xung đột với những thay đổi bạn đã thực hiện mới hiển thị trong bản so sánh. Những thay đổi không xung đột sẽ được tự động phối vào bản trình bày của bạn khi bạn lưu và bạn có thể xem những thay đổi này trong chế độ xem Thay đổi của Tôi.

  1. Chọn Thay đổi của Tôihoặc Thay đổi từ Những người khác.
  2. Nếu có nhiều hơn một thay đổi cần được giải quyết, hãy thực hiện một trong những thao tác sau:
  • Chọn Tiếp theo để tiếp tục giải quyết các xung đột. Chọn Trước đó để xem lại một xung đột trước đây.
  • Nếu bạn muốn chọn những thay đổi giống nhau cho toàn bộ các xung đột còn lại, hãy chọn hộp kiểm Thực hiện điều này cho các xung đột còn lại.
  1. Khi bạn hoàn tất giải quyết các xung đột, chọn Xong.
  • Hoạt động tài liệu:

Ngăn Hoạt động giúp bạn thấy được danh sách hoàn thiện của các thay đổi đã được thực hiện cho tới nay. Ngăn này cũng cho phép bạn truy nhập vào các phiên bản trước đó. Chọn Hoạt động  trên dải băng để thấy ngăn Hoạt động.

Âm thanh hữu ích cải thiện trợ năng:

Bật gợi ý bằng âm thanh để hướng dẫn bạn khi bạn làm việc. Tìm mục này trong Tùy chọn > Trợ năng. Không cần phần bổ trợ.

  • Bật hiệu ứng âm thanh bật hoặc tắt trong PowerPoint 2016:
    1. Trong menu tệp, hãy chọn tùy chọn.
    2. Trên tab Dễ truy nhập , dưới Tùy chọn phản hồi, hãy chọn hoặc xóa hộp kiểm cung cấp phản hồi cùng với âm thanh.
    3. Nếu bạn muốn, bạn có thể dùng hiệu ứng âm thanh ban đầu của Office 365 bằng cách chọn chủ đề cổ điểntừ Chủ đề âm thanh thả xuống.
  • Bật hiệu ứng âm thanh bật hoặc tắt bằng bàn phím:
  1. Dẫn hướng đến menu tệp, sau đó chọn tùy chọn. Bạn có thể dùng phím truy nhập Alt, sau đó F, T.
  2. Một lần trong cửa sổ tùy chọn, dùng các phím mũi tên để tô sángDễ truy nhập.
  3. Nhấn Tab để di chuyển đến hộp kiểm cung cấp phản hồi cùng với âm thanh, sau đó nhấn Enter để chọn hoặc xóa hộp kiểm bật âm thanh hoặc tắt, tương ứng.

Mẹo với PowerPoint 2016, tìm hiểu thêm tại đây:

https://support.office.com/en-US/office-training-center/PowerPoint-tips

Bài viết thuộc về: Office365VietNam.info

Ý kiến của bạn:

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.