Hướng dẫn sử dụng Planner – Office 365

Cộng tác hiệu quả trên các dự án bằng cách sử dụng Microsoft Planner, ứng dụng này sẽ đem tới một cách thức sắp xếp công việc nhóm mang tính trực quan cao và đơn giản cho mọi người.

Với Planner được cài đặt trên PC, máy Mac hoặc thiết bị di động, bạn và nhóm của bạn có thể:

  • Tạo kế hoạch mới.
  • Sắp xếp và giao tác vụ.
  • Chia sẻ tệp.
  • Trao đổi trong những việc bạn đang làm.

Bạn có thể sử dụng Planner để quản lý một sự kiện tiếp thị, suy nghĩ về những ý tưởng sản phẩm mới, theo dõi dự án của trường học, chuẩn bị cho chuyến thăm khách hàng hay chỉ là tổ chức nhóm của bạn hiệu quả hơn.

Đăng nhập:

Đăng nhập tài khoản Office 365

Sau khi đăng nhập, bạn sẽ được phép:

  • Truy nhập site Planner thuộc tổ chức của bạn.
  • Xem, chỉnh sửa và tạo kế hoạch cũng như tác vụ.
  • Liên lạc với các thành viên khác trong kế hoạch.
  • Theo dõi tiến độ kế hoạch.

Kết nối với Planner từ Office 365:

  1. Hiển thị trang chủ của Office 365 hoặc chọn công cụ khởi động ứng dụng ở đầu cửa sổ trình duyệt.
  2. Chọn ô Planner ở trang đầu hoặc trong ngăn ứng dụng.

Tạo kế hoạch mới:

  1. Chọn Kế hoạch mớiở ngăn bên trái.
  2. Trong cửa sổ Kế hoạch Mới:Tạo kế hoạch mới
  • Nhập tên cho kế hoạch.

Planner sẽ tự động tạo địa chỉ email cho kế hoạch của bạn. Bạn có thể sử dụng địa chỉ đó để thảo luận với toàn bộ các thành viên trong kế hoạch của mình.

  • Cung cấp địa chỉ email, nếu bạn muốn.
  • Đưa kế hoạch về chế độ riêng tư nếu bạn chỉ muốn các thành viên trong kế hoạch xem hoặc chuyển sang chế độ công khai nếu bạn muốn toàn bộ tổ chức của mình có thể xem kế hoạch và tìm thấy kế hoạch trong tìm kiếm.
  • Nhập mô tả duy nhất cho kế hoạch để giúp phân biệt với các kế hoạch khác.
  1. Chọn Tạo Kế hoạch.

Việc tạo kế hoạch cũng sẽ tạo Nhóm Office 365 mới, giúp cho bạn và những người bạn đang làm việc cùng có thể dễ dàng cộng tác không chỉ trong Planner, mà còn trong OneNote, Outlook, SharePoint và các ứng dụng khác. Địa chỉ email của kế hoạch mà Planner tạo sẽ được đưa vào Cuộc hội thoại Nhóm Outlook.

Note: Khi bạn chuyển một kế hoạch sang chế độ công khai hoặc riêng tư, bạn cũng sẽ đưa Nhóm Office 365 sang chế độ công khai hoặc riêng tư.

Thêm người vào kế hoạch:

  1. Chọn Thành viên(hoặc Thêm Thành viên, trong một kế hoạch mới) ở góc phía trên bên phải của cửa sổ Planner.Thêm thành viên vào Planner
  2. Bắt đầu nhập tên hoặc địa chỉ email của một người nào đó trong tổ chức của bạn mà bạn muốn thêm vào kế hoạch.
  3. Chọn thẻ của người đó khi thẻ xuất hiện.

Note: Bạn muốn thêm người ở ngoài tổ chức vào kế hoạch? Tính năng này đang trong giai đoạn phát triển và vẫn chưa khả dụng trong Planner.

Thêm tác vụ vào một kế hoạch:

  1. Chọn +bên dưới đầu đề của bộ chứa mà bạn muốn thêm tác vụ.

Một kế hoạch mới sẽ bắt đầu kèm theo đầu đề Việc cần làm nhưng với những kế hoạch đã được thiết lập thì có thể sẽ có bộ chứa đã đặt tên thay vào đó.

  1. Chọn Nhập tên tác vụ.
  2. Nhập tên tác vụ.
  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:
  • Nhấn Enter để tạo tác vụ chưa có ngày đến hạn.
  • Chọn Đặt ngày đến hạn, rồi chọn ngày. Sau đó, chọn Thêm tác vụ để tạo tác vụ có ngày đến hạn.Việc cần làm

Nhanh chóng tạo nhiều tác vụ:

  1. Chọn +bên dưới đầu đề của bộ chứa mà bạn muốn thêm tác vụ.
  2. Chọn Nhập tên tác vụ.
  3. Nhập từng tên tác vụ, nhấn Enter sau mỗi lần nhập để tạo tác vụ.

Thêm ngày bắt đầu và ngày đến hạn cho tác vụ:

  1. Chọn tác vụ để mở cửa sổ tác vụ.
  2. Chọn Bắt đầu bất kỳ lúc nàoở dưới Ngày bắt đầu, rồi chọn ngày bắt đầu bạn muốn.Chọn ngày hoàn thành kế hoạch
  3. Chọn Đến hạn bất kỳ lúc nàoở dưới Ngày đến hạn, rồi chọn ngày đến hạn bạn muốn.
  4. Chọn Bỏ ở góc phía trên bên phải của cửa sổ tác vụ để lưu và đóng tác vụ.

Thiết lập bộ chứa cho tác vụ:

Tạo bộ chứa để sắp xếp tác vụ vào những loại như dòng công việc, các giai đoạn của dự án hoặc các chủ đề.

  1. Hiển thị bảng kế hoạch.
  2. Chọn Thêm bộ chứa mới ở bên phải của bộ chứa bất kỳ hiện có.
  3. Nhập tên cho bộ chứa, rồi nhấn Enter.

Nếu bạn không thấy tùy chọn Thêm bộ chứa mới? Bảng có thể được nhóm theo một cách khác.

Thay đổi cách nhóm tác vụ:

  1. Chọn Nhóm theo gần góc phía trên bên phải của bảng kế hoạch.
  2. Chọn Bộ chứa.

Bạn muốn thay đổi tên bộ chứa? Hãy chọn tên bộ chứa để tạo thay đổi. Thậm chí, bạn còn có thể đổi tên cho bộ chứa Việc Cần làm sang một cái tên khác mà bạn thấy hữu ích hơn!

Chú thích cho tác vụ:

  1. Chọn tác vụ để mở cửa sổ tác vụ.
  2. Chọn Nhập thông điệp của bạn ở đây trong khu vực Chú thích của cửa sổ tác vụ.

  1. Nhập chú thích bạn muốn đính kèm vào tác vụ.
  2. Chọn Đăng.

Thêm tệp đính kèm cho tác vụ:

  1. Chọn tác vụ để mở cửa sổ tác vụ.
  2. Chọn Đính kèmtrong khu vực Tệp đính kèm của cửa sổ tác vụ.
  3. Chọn Duyệt SharePointnếu bạn muốn đính kèm tệp từ site SharePoint hoặc chọn Tải lên tệp nếu bạn muốn đính kèm tệp được lưu trữ cục bộ.
  4. Dẫn hướng và chọn tệp bạn muốn đính kèm.

Khi đính kèm tệp, bạn có thể tải tệp lên OneDrive của kế hoạch hoặc bạn có thể duyệt để tìm tệp nếu như bạn đã tải lên tệp. Nếu tệp chưa nằm trên OneDrive của kế hoạch thì bạn có thể thêm liên kết vào đó để thay thế.

Lần đầu bạn đính kèm tệp, ảnh hoặc liên kết vào tác vụ, tệp đính kèm đó sẽ trở thành ảnh xem trước của tác vụ. Ảnh đó sẽ được hiển thị trên Bảng, đồng thời cũng mang tới cho bạn một cách để có thể nhanh chóng xác định tác vụ và bắt đầu làm việc.

Nhận email về kế hoạch:

  1. Chọn Xem thêm … ở phía cuối bên phải liên kết, bên dưới tên kế hoạch.
  2. Chọn Đăng ký cập nhật bằng email.

Bạn sẽ nhận được email khi:

  • Có thành viên trong kế hoạch thêm chú thích cho tác vụ.
  • Có tác vụ được giao (hoặc giao lại) cho thành viên bất kỳ trong kế hoạch.

Note: Planner sẽ chỉ gửi thông báo về phân công tác vụ khi chủ sở hữu kế hoạch đã bật tính năng này.

Xem tiến độ kế hoạch của bạn:

Trong Planner, mọi kế hoạch đều chứa một bảng và các biểu đồ.

  • Chọn Bảng hoặc Biểu đồ ở đầu cửa sổ Planner để chuyển đổi giữa chúng.Bảng sẽ mang tới một cách thức linh hoạt để sắp xếp công việc nhóm của bạn, đồng thời giúp bạn dễ dàng thấy được ai đang làm công việc nào và xem chi tiết về mọi tác vụ.
  • Biểu đồ sẽ cho thấy cách kế hoạch tiến triển, kèm theo chi tiết về những công việc đã hoàn thành, đang thực hiện, chưa bắt đầu và đã trễ.

Chọn Bảng hoặc Biểu đồ ở đầu cửa sổ Planner để chuyển đổi giữa chúng.

Xem trợ giúp về Planner:

  1. Chọn ở góc phía trên bên phải của cửa sổ Planner.Trợ giúp Planner
  2. Chọn Cho tôi biết bạn muốn làm gì ở đầu cửa sổ Trợ giúp.
  3. Nhập tác vụ hoặc tính năng mà bạn muốn được nhận trợ giúp để hiển thị các hành động và chủ đề Trợ giúp liên quan.
  4. Chọn tác vụ hoặc chủ đề Trợ giúp liên quan từ các kết quả tìm kiếm.

Bài viết thuộc về: Office365VietNam.info

Ý kiến của bạn:

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.