Hướng Dẫn Sử Dụng Microsoft Forms

Với Microsoft Forms, bạn có thể tạo khảo sát, bài kiểm tra và cuộc thăm dò, cũng như dễ dàng xem kết quả khi chúng xuất hiện. Khi tạo một bài kiểm tra hoặc biểu mẫu, bạn có thể mời người khác phản hồi bằng cách sử dụng trình duyệt web, ngay trên thiết bị di động. Khi kết quả được gửi, bạn có thể sử dụng tính năng phân tích tích hợp sẵn để đánh giá phản hồi. Bạn có thể xuất dữ liệu biểu mẫu, chẳng hạn như kết quả bài kiểm tra, sang dạng Excel dễ dàng để phân tích hoặc chấm điểm thêm. Hướng dẫn sử dụng Microsoft Forms ở ngay đây nhé!

Tạo biểu mẫu bằng Microsoft Forms:

1.      Trên Web:

Để tạo một Form, hãy thực hiện theo các bước sau đây:

  1. Trong trình duyệt web của bạn, dẫn hướng đến site Microsoft Forms tại http://forms.microsoft.com.
  2. Đăng nhập vào Office 365 bằng tài khoản của bạn.
  3. Bên dưới My Forms, bấm vào New Form.
    Tạo 1 form mới
  4. Nhập tên cho biểu mẫu của bạn. Bạn cũng có thể nhập một tiêu đề phụ tùy chọn cho biểu mẫu của Microsoft Forms.

Note: Tên biểu mẫu có thể chứa tối đa 90 ký tự và chú thích có thể chứa tối đa 1.000 ký tự trong Microsoft Forms.
Thêm câu hỏi vào Form

  1. Bấm vào Add Question để thêm câu hỏi vào Form. Bạn cũng có thể thêm Lực chọn, Văn bản, Xếp loại hoặc Ngày tháng.
    Các lựa chọn
  2. Đối với các câu hỏi lựa chọn, hãy nhập văn bản mà bạn muốn hiển thị cho câu hỏi và từng lựa chọn.
    Câu hỏi tự đông đề xuất

Một số câu hỏi lựa chọn sẽ kích hoạt đề xuất tự động.
Câu hỏi đề xuất Bấm vào tùy chọn được đề xuất để thêm làm lựa chọn. Trong ví dụ sau, Thứ HaiThứ Tư và Thứ Sáu đều được chọn.
Thay đổi thứ tự câu hỏi

  1. Để thay đổi thứ tự của các câu hỏi, hãy bấm vào các mũi tên Lên hoặc Xuống ở bên phải mỗi câu hỏi. Đối với các câu hỏi văn bản, hãy chọn tùy chọn Long answer nếu bạn muốn hiển thị hộp văn bản lớn hơn trên biểu mẫu.
    Độ dài câu hỏi
  2. Câu hỏi văn bản cũng cho phép bạn đặt giới hạn khi bạn cần sử dụng số làm câu trả lời. Bấm vào nút dấu chấm lửng (), rồi bấm vào Restrictions. Bạn có thể chọn để giới hạn các số bằng cách chọn từ nhiều tùy chọn chẳng hạn như Greater thanLess thanBetween và nhiều tùy chọn khác.
    Giới hạn số lượng câu hỏi
  3. Bấm vào Previewở trên đầu cửa sổ thiết kế để xem biểu mẫu của bạn sẽ trông như thế nào trên máy tính. Nếu bạn muốn kiểm tra biểu mẫu của mình, hãy nhập câu trả lời cho các câu hỏi ở chế độ xem trước, rồi bấm vào Submit.
    Biểu mẫu trên web
  4. Bấm Mobile để xem biểu mẫu của bạn sẽ trông như thế nào trên thiết bị di động.

Bấm Back khi bạn đã hoàn tất xem trước biểu mẫu của mình.
Biểu mẫu trên thiết bị di động

2.      Trên OneDrive for Business:

Để bắt đầu với việc xây dựng biểu mẫu, hãy làm theo các bước sau:

  1. Đăng nhập vào Office 365 bằng tài khoản của bạn:
  2. Bấm New, chọn Form for Excel để bắt đầu tạo biểu mẫu.
    Forms trên Excel

Note:  Biểu mẫu cho Excel có sẵn cho OneDrive for Businesssite nhóm mới được kết nối với các nhóm Office 365.

  1. Làm theo các bước như tạo biểu mẫu trên Web.

Note: Trong Microsoft Forms, biểu mẫu của bạn được lưu tự động trong quá trình tạo.

3.      Trên Excel Online:

Cũng như tạo Form trên Web hay OneDrive for Business, bạn cần đăng nhập vào tài khoản của mình.

  1. Mở sổ làm việc Excel mà bạn muốn chèn biểu mẫu.
  2. Trong Tables, bấm Form, chọn New Form để bắt đầu tạo Form.
    Tạo Form mới

Note: Để kích hoạt nút Form, hãy đảm bảo sổ làm việc Excel của bạn được lưu trữ trong OneDrive for Business.

  1. Một tab mới, Microsoft Formssẽ mở ra.

4.      Trên OneNote Online:

  1. Đăng nhập vào tài khoản Office 365 của bạn.
  2. Mở sổ tay OneNote mà bạn muốn chèn biểu mẫu.
  3. Trên tab Insert, chọn Forms.
    Tạo Form trên OneNote Online
  4. Cửa sổ biểu mẫu cho OneNote sẽ mở ra bên phải sổ tay OneNote của bạn.
    Bắt đầu tạo
  5. Bấm Sign In.
  6. Khi bạn thấy thông báo, “Biểu mẫu cho OneNote muốn hiển thị cửa sổ mới“, hãy bấm vào Allow.
  7. Trong Biểu mẫu cho OneNote, bạn sẽ thấy danh sách mọi biểu mẫu và bài kiểm tra mà bạn đã tạo.
    Danh sách Form đã tạo
  8. Tiếp tục tạo Form như trên Web.

Điều chỉnh thiết đặt biểu mẫu hoặc bài kiểm tra trong Microsoft Forms:

1.      Thay đổi thiết đặt:

Để đến màn hình thiết đặt, bấm vào nút dấu chấm lửng (…) ở phía trên bên phải của màn hình của bạn, và sau đó chọn Settings.
Thay đổi thiết đặt

Trên trang thiết đặt, bạn có thể chọn hoặc xóa thiết đặt mặc định.

Chọn hoặc xóa thiệt đặt mặc định
Note: Các tùy chọn cho bài kiểm tra và mở với một ứng dụng kiểm tra xem thiết đặt sẵn dùng chỉ khi bạn sử dụng bài kiểm tra câu hỏi.

2.      Ai có thể điền biểu mẫu này?

Khi bạn sử dụng thiết đặt mặc định, chỉ những người trong tổ chức của tôi có thể phản hồi, ứng phải nằm trong tổ chức của bạn và đăng nhập để điền vào biểu mẫu. Chọn tùy chọn bất kỳ ai có nối kết có thể trả lời nếu bạn muốn cho phép bất kỳ, bao gồm những người bên ngoài tổ chức của bạn, điền bài kiểm tra hoặc biểu mẫu của bạn.

Hai tùy chọn bổ sung sẵn dùng nếu bạn chọn để chỉ cho phép mọi người trong tổ chức của bạn để điền vào biểu mẫu của bạn. Chọn bản ghi tên nếu bạn muốn mỗi biểu mẫu phản hồi để bao gồm tên và địa chỉ email của responder. Xóa tùy chọn này nếu bạn muốn cho phép ẩn danh phản hồi các bài kiểm tra hoặc biểu mẫu của bạn. Chọn một phản hồi cho mỗi người nếu bạn muốn giới hạn các phản hồi đến một cho mỗi người. Xóa tùy chọn này để cho phép ứng biểu mẫu để gửi nhiều hơn một phản hồi cho một biểu mẫu. Thiết đặt mặc định là cho phép nhiều phản hồi.

3.      Chấp nhận phản hồi hoặc đóng xuất biểu mẫu:

Bằng cách xóa thiết đặt này, bạn có thể tắt khả năng thu thập thêm bất kỳ phản hồi biểu mẫu nào. Bạn cũng có thể tùy chỉnh thông báo mặc định mà người nhận xem khi cố gắng gửi phản hồi của họ sau khi bạn tắt thiết đặt này.

Chấp nhận phản hồi hoặc đóng biểu mẫu

4.      Ngày bắt đầu và kết thúc:

Khi bạn sử dụng các thiết đặt này, bạn có thể chỉ định một ngày chính xác và thời gian khi bạn muốn bắt đầu và dừng thu thập phản hồi biểu mẫu. Bấm Start date, sau đó bấm hộp văn bản của ngày và chọn ngày từ điều khiển lịch. Chọn một giờ cụ thể từ danh sách thả xuống với khoảng giờ. Làm tương tự cho End date.

Đặt lịch cho Forms

Note: Bạn không thể chọn ngày và giờ trong quá khứ.

5.      Trộn câu hỏi:

Khi bạn sử dụng thiết đặt này, Microsoft Forms sẽ trộn ngẫu nhiên thứ tự câu hỏi được hiển thị. Mỗi người phản hồi sẽ thấy câu hỏi theo một thứ tự khác nhau. Thiết đặt mặc định hiển thị các câu hỏi cho mỗi người phản hồi theo thứ tự giống như bạn đã thiết kế biểu mẫu.

Bấm Back khi bạn đã hoàn tất điều chỉnh thiết đặt biểu mẫu của mình.

6.      Mở xem ứng dụng kiểm tra:

Khi bạn sử dụng thiết đặt này, bạn yêu cầu ứng dùng thực hiện một ứng dụng kiểm tra trong Windows 10 để hoàn thành biểu mẫu của bạn. Ứng dụng này sẽ tạo ra một môi trường trong đó không có quyền truy nhập giới hạn tài nguyên khác trong khi đang được thực hiện một phép kiểm tra. Xem một ứng dụng kiểm tra sẽ thực hiện các thao tác sau:

  • Hiển thị chỉ việc kiểm tra và không có gì khác.
  • Xóa bảng tạm.
  • Ngăn không cho truy nhập vào trang web khác.
  • Ngăn không cho mở hoặc truy nhập vào ứng dụng khác.
  • Ngăn chia sẻ, in hoặc ghi lại màn hình.
  • Ngăn không cho khả năng để thay đổi thiết đặt, mở rộng Hiển thị, hãy xem thông báo, được Cập Nhật, hoặc sử dụng các tính năng tự động điền.
  • Ngăn không cho sử dụng Cortana.

Với thiết đặt này được chọn, nối kết bạn chia sẻ với ứng sẽ mở ra xem một ứng dụng kiểm tra trên máy tính cá nhân với Windows 10 ngày kỷ niệm Update. Ứng dụng yêu cầu ứng đăng nhập và rồi thể hiện biểu mẫu của bạn.

7.      Hiển thị câu trả lời chính xác sau khi người phản hồi gửi biểu mẫu:

Khi bạn sử dụng thiết đặt này với câu hỏi bài kiểm tra, người phản hồi sẽ thấy kết quả của từng câu hỏi khi họ gửi câu trả lời cho bài kiểm tra của mình. Người phản hồi thấy dấu kiểm màu lục cạnh mỗi câu trả lời chính xác cho các câu hỏi bài kiểm tra và văn bản thông báo màu đỏ hiển thị cạnh câu trả lời không chính xác. Xóa thiết đặt này nếu bạn không muốn hiển thị thông tin chính xác và không chính xác cạnh mỗi câu hỏi bài kiểm tra.

Thay đổi giao diện biểu mẫu:

Bạn đã tạo câu hỏi cho biểu mẫu của bạn, và bây giờ bạn đang suy nghĩ về thiết kế biểu mẫu: thiết kế nền và màu. Bạn muốn biểu mẫu có nhiều hơn một chút trực quan pop. Làm thế nào để bạn nhận? Sử dụng chủ đề!

  1. Trong Microsoft Forms, hãy mở biểu mẫu mà bạn muốn thay đổi chủ đề.
  2. Bấm Theme ở phía trên cùng bên phải của cửa sổ thiết kế và chọn màu hoặc nền bạn muốn.
    Chọn Theme
  3. Nếu bạn muốn hình nền khác, chẳng hạn như một lưu trữ trên máy tính của bạn, hãy bấm biểu tượng tải ảnh lên và sau đó chọn một trong các thao tác sau:
  • Image Search – nhập văn bản tìm kiếm của bạn vào hộp tìm kiếm Bing, sau đó bấm vào nút tìm kiếm để xem kết quả tìm kiếm của bạn. Chọn hình nền bạn muốn, sau đó bấm Add.
  • OneDrive bấm vào thư mục OneDrive có chứa ảnh của bạn. Chọn ảnh, sau đó bấm Add.
  • Upload dẫn hướng đến thư mục chứa ảnh của bạn. Chọn ảnh bạn muốn, sau đó bấm Open.

Kiểm tra kết quả biểu mẫu của bạn:

Microsoft Forms bao gồm phân tích phong phú, thời gian thực cung cấp thông tin tóm tắt và cá nhân kết quả cho khảo sát và các loại biểu mẫu. Bạn có thể xuất kết quả sang Microsoft Excel để phân tích chuyên sâu hơn, cũng như xóa hoặc in một bản tóm tắt phản hồi.

1.      Xem thông tin tóm tắt cho biểu mẫu của bạn:

Sau khi bạn tạo biểu mẫu của bạn, điều chỉnh thiết đặt của nó, và chia sẻ biểu mẫu của bạn với người khác, nó là thời gian để xem kết quả. Trong Microsoft Forms, mở mẫu mà bạn muốn xem lại kết quả, sau đó bấm vào tab Responses.

Ở trên cùng, bạn sẽ thấy thông tin tóm tắt dữ liệu về biểu mẫu của bạn, chẳng hạn như số lượng phản hồi, Trung bình cộng thời gian mất cho ứng để hoàn thành biểu mẫu của bạn, và trạng thái hiện tại của biểu mẫu.

Xem thông tin tóm tắt cho biểu mẫu

Trong Microsoft Forms, bên cạnh mỗi câu hỏi, bạn sẽ thấy số lượng phản hồi và biểu đồ đầy màu sắc của nhánh phản hồi.

2.      Kiểm tra phản hồi dữ liệu cho mỗi câu hỏi:

Bấm View results để xem chi tiết cá nhân cho mỗi responder, chẳng hạn như thời gian mà nó đã thực hiện để hoàn thành biểu mẫu của bạn và option(s) được chọn.

Bấm vào mũi tên bên cạnh tên Responder để nhảy đến kết quả khác responder. Bạn cũng có thể bấm vào mũi tên trái và phải để chuyển qua các chi tiết kết quả của ứng khác.

Xem kết quả

Bấm vào nút dấu chấm lửng (…) để xóa tất cả phản hồi cho một cá nhân cụ thể hoặc in tất cả phản hồi cho một cá nhân cụ thể.
Xóa hoặc in phản hồi

3.      Phân tích kết quả biểu mẫu của bạn trong Excel:

Bạn có thể dễ dàng xem tất cả dữ liệu phản hồi cho bài kiểm tra của bạn hoặc biểu mẫu trong Microsoft Excel. Bấm Open in Excel trên tab Responses để chụp ảnh tức thời của dữ liệu hiện tại phản hồi của bạn.

Note:

  • Nếu bạn đã tạo biểu mẫu của bạn trong biểu mẫu trên Web và bấm Open in Excel, một sổ làm việc Excel ngoại tuyến sẽ mở mà không có mối quan hệ hay các kết nối vào mẫu của bạn.
  • Nếu bạn đã tạo biểu mẫu của bạn trong OneDrive for Business và bấm Open in Excel, sổ làm việc Excel được tự động lưu trữ trong OneDrive for Business và chứa kết nối dữ liệu trực tiếp vào mẫu của bạn. Bất kỳ dữ liệu phản hồi mới trong biểu mẫu của bạn sẽ được phản ánh trong sổ làm việc của bạn.
  • Nếu bạn đã tạo biểu mẫu của bạn trong Excel Online và bấm Open in Excel, sổ làm việc Excel được tự động lưu trữ trong OneDrive for Business và chứa kết nối dữ liệu trực tiếp vào mẫu của bạn. Bất kỳ dữ liệu phản hồi mới trong biểu mẫu của bạn sẽ được phản ánh trong sổ làm việc của bạn.

Mỗi câu hỏi trong biểu mẫu của bạn là một cột và phản hồi mỗi trở thành một hàng trong sổ làm việc Excel. Trước tiên bốn cột hiển thị thời gian bắt đầu và thời gian hoàn thành cho mỗi câu trả lời, và các tên và địa chỉ email cho mỗi responder. Các cột tiếp theo Hiển thị đó responder lựa chọn của bạn.

Phản hồi

Note:

  • Mọi thay đổi mà bạn thực hiện với dữ liệu biểu mẫu trong Excel sẽ không sửa đổi nội dung của bảng phản hồi.
  • Tên và địa chỉ email của học viên ẩn danh sẽ không được hiển thị nếu bạn cho phép biểu mẫu của bạn để chấp nhận thư trả lời ẩn danh.

4.      Xem chi tiết cho mỗi câu hỏi:

Bấm Details để xem chi tiết hơn về mỗi câu hỏi. Trong dạng xem chi tiết, bạn có thể thấy tên của mỗi responder và câu trả lời của họ cho mỗi câu hỏi.

Xem chi tiết câu hỏi

Bài viết thuộc về: Office365VietNam.info

6 thoughts on “Hướng Dẫn Sử Dụng Microsoft Forms

  1. Tôi lỡ làm 1 biểu mẫu trên web những muốn chuyển nó qua Onedrive for Business thì phải làm sao?

    1. Hi bạn,
      Forms khi được tạo ra không phải là 1 tập tin như word, excel, powerpoint nên sẽ không lưu vào OneDrive được bạn nhé. Mặc định Forms khi tạo ra đã được lưu lại ngay tại trang chủ của Forms.

      Thanks,

      1. Nếu như Forms mặc định khi tạo sẽ được lưu ngay tại trang chủ của Forms thì sẽ rất khó quản lý. Nếu như 1 tháng có khoảng trên 10 Forms thì việc tìm kiếm lại Forms sẽ rất khó.

  2. Làm cách nào tùy chỉnh thời điểm mở form và đóng form ngoài thời điểm 30 phút, 60 phút? Chứ mặc định là khoảng cách giữa đóng và mở luôn là bội số của 30 thì khó áp dụng quá!

Ý kiến của bạn:

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.