Hướng dẫn sử dụng Microsoft StaffHub

Microsoft StaffHub là một nền tảng dựa trên đám mây được thiết kế cho các nhân viên và cung cấp các khả năng mà họ cần hoạt động hiệu quả và hoạt động ở mức cao nhất. Dịch vụ này kết hợp lập kế hoạch, quản lý tác vụ, tài liệu, con người và công cụ ở một nơi an toàn.

Ví dụ như baristas, nhà tạo mẫu tóc, bồi bàn, tài xế xe buýt .. StaffHub giúp bạn tạo và quản lý ca làm việc, chia sẻ tệp và trao đổi thông tin quan trọng với các thành viên trong nhóm. Nó có sẵn cho người dùng Office 365 dành cho doanh nghiệp và đi kèm với ứng dụng web dành cho người quản lý và ứng dụng dành cho thiết bị di động cho nhân viên. Ứng dụng di động hỗ trợ cả iOS và Android.

Microsoft StaffHub được thiết kế đặc biệt cho Firstline Worker:

  • Quản lý và cập nhật lịch trình và ca làm việc
  • Phân công và theo dõi các nhiệm vụ và hoạt động
  • Giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm
  • Chia sẻ nguồn nhân lực quan trọng
  • Phân phối tin tức và thông báo của công ty

Hướng dẫn này được thiết kế để giúp bạn tận dụng tối đa Microsoft StaffHub. Với tư cách là người quản lí, bạn đóng vai trò quan trọng trong việc lãnh đạo nhóm của mình, quản lý ngày làm việc và giúp mọi người làm tốt công việc của họ nhất.

Bắt đầu với Microsoft StaffHub

Đăng nhập vào StaffHub tại https://staffhub.office.com/ bằng tài khoản công việc Office 365 của bạn, chẳng hạn như [email protected]

Lần đầu tiên bạn đăng nhập, trình hướng dẫn cài đặt sẽ bắt đầu. Nếu bạn đã tạo nhóm và muốn tạo nhóm mới, hãy nhấp vào hồ sơ của bạn ở phía trên bên phải của màn hình, “Switch Team” trong trình đơn thả xuống và “New Team” ở phía trên bên phải của màn hình.

Làm theo các bước trong trình hướng dẫn để tạo nhóm và sau đó thêm thành viên vào lịch biểu.

  1. Chọn Add Member trên trang lịch biểu.

huong-dan-su-dung-microsoft-staffhub

  1. Nhập tên và số điện thoại của nhân viên > Add.

Giờ đây, bạn có thể tạo các thay đổi cho họ và gửi lời mời đến từng nhân viên để họ có thể tải xuống ứng dụng Microsoft StaffHub dành cho thiết bị di động và xem lịch biểu của họ.

huong-dan-su-dung-microsoft-staffhub

Đảm bảo rằng nhân viên có tài khoản và mật khẩu công việc Office 365 của họ để họ có thể đăng nhập vào ứng dụng. Nếu bạn cho phép StaffHub tự cung cấp tài khoản, nhân viên có thể tạo một tài khoản trực tiếp trong ứng dụng.

Thêm nhóm vào lịch biểu hoặc đặt tên cho nhóm

Khi bạn sử dụng Microsoft StaffHub lần đầu tiên, một nhóm mặc định được tạo cho bạn và tất cả các nhân viên được gán cho nó. Nhóm này không được đặt tên nhưng bạn có thể thêm tên nếu muốn. Nhóm đặt tên giúp tổ chức thành viên nhóm của bạn theo vai trò hoặc bộ phận theo lịch biểu. Ví dụ: một khách sạn có thể có các nhóm sau: “Quầy lễ tân”, “Dịch vụ phòng” và “Dịch vụ đỗ xe”.

  1. Để đặt tên cho nhóm mặc định: Chọn dòng có nội dung ” Enter Group Name”. Tiếp tục, nhập tên cho nhóm.
  2. Để thêm nhóm: Chọn Schedule > Add group.
  3. Nhập tên của nhóm và thêm các thành viên trong nhóm.
  4. Chọn Add Member và nhập tên và số điện thoại của từng nhân viên mà bạn muốn thêm vào nhóm.

Quản lý lịch làm việc của nhân viên trong Microsoft StaffHub

Tất cả các thay đổi được tạo ở trạng thái chưa được xuất bản và lịch biểu sẽ không hiển thị cho nhân viên cho đến khi bạn xuất bản. Khi bạn xuất bản lịch biểu của mình lần đầu tiên, bạn sẽ chỉ định khoảng thời gian lịch mặc định. Đây là khoảng thời gian lịch trình phù hợp. Ví dụ: lịch trình của tuần này có khác với tuần tới hay không và nhân viên có thể mong đợi có lịch trình giống nhau hàng tuần không? Bạn có thể thay đổi khoảng thời gian lịch mặc định này bất kỳ lúc nào trên trang Team Settings.

  1. Chọn Schedule để mở trang Schedule.
  2. Chọn tên của nhân viên bạn muốn lên lịch > More button on Microsoft StaffHub scheduling page > Add shift.
  3. Chọn ngày và giờ bắt đầu và kết thúc.
  4. Tùy chọn, bạn có thể gán màu hoặc thêm ghi chú cho ca làm việc.
  5. Chọn Save.

Để xuất bản lịch biểu của bạn, hãy chọn Publish. Điều này sẽ công bố lịch trình cho tất cả nhân viên và gửi cho họ lời mời xem lịch biểu trong ứng dụng dành cho thiết bị di động.

huong-dan-su-dung-microsoft-staffhub

Khi lịch biểu của bạn được xuất bản, bạn có thể thực hiện thay đổi và nhân viên bị ảnh hưởng sẽ được thông báo về các thay đổi.

Chỉnh sửa và xuất bản lịch biểu

Để tạo lịch làm việc của bạn, sau khi thêm thành viên nhóm, hãy chỉ định ca làm việc cho các thành viên.

Nhấn Share with team để lịch biểu được cung cấp cho từng thành viên trong nhóm thông qua ứng dụng dành cho thiết bị di động hoặc nhấp chuột phải vào ca làm việc và nhấn “Share” để có sẵn một ca riêng cho thành viên nhóm hiện hành

huong-dan-su-dung-microsoft-staffhub

Lịch biểu sẽ giống như thế này trong ứng dụng:

huong-dan-su-dung-microsoft-staffhub

Yêu cầu và phê duyệt thời gian nghỉ trong Microsoft StaffHub

Nhân viên sử dụng ứng dụng di động Microsoft StaffHub để yêu cầu thời gian nghỉ. Người quản lý phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu này thông qua ứng dụng web hoặc điện thoại di động Microsoft StaffHub. Sau khi được phê duyệt, thời gian tắt sẽ tự động bị khóa trên lịch biểu. Người quản lý cũng có thể chặn thời gian theo cách thủ công.

Yêu cầu thời gian nghỉ (nhân viên)

  1. Mở ứng dụng Microsoft StaffHub dành cho thiết bị di động.
  2. Chọn tab Requests.
  3. Nhấn + > Request time off.
  4. Chọn lý do cho thời gian nghỉ (chẳng hạn như ngày nghỉ hoặc ngày ốm)

huong-dan-su-dung-microsoft-staffhub

  1. Nhập (các) ngày bạn sẽ tắt và mọi ghi chú tùy chọn.
  2. Nhấn Send Request.
  3. Trên trang xác nhận, xem tiến trình của yêu cầu và liệu nó có được chấp thuận hay từ chối bởi người quản lý của bạn. Khi người quản lý của bạn phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu, trang sẽ tự động cập nhật và thời gian tắt sẽ hiển thị trong lịch biểu.

Gán thời gian nghỉ (người quản lý)

  1. Chọn Schedule để mở trang Schedule.
  2. Chọn thay đổi bạn muốn chỉnh sửa > Nút khác trên lập lịch Microsoft StaffHub (Image No.9) > Add time off.

huong-dan-su-dung-microsoft-staffhub

  1. Chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
  2. Chọn lý do cho thời gian nghỉ. (Bạn có thể tùy chỉnh các lý do trên trang Cài đặt nhóm).
  3. Theo tùy chọn, bạn có thể gán màu hoặc thêm ghi chú cho thời gian đã tắt. Chọn Save và lịch biểu sẽ được cập nhật.

Phương pháp tiếp cận ứng dụng dành cho thiết bị di động (người quản lý)

  1. Mở ứng dụng Microsoft StaffHub trên thiết bị di động > Requests.
  2. Nhấn vào thời gian tắt
  3. Nhấp vào Approve hoặc Deny để trả lời yêu cầu.
  4. Gửi tin nhắn tùy chọn với câu trả lời.

Phê duyệt hoặc Từ chối thời gian tắt ứng dụng web (người quản lý)

  1. Đăng nhập vào Microsoft StaffHub.
  2. Trên trang Lịch biểu, chọn bất kỳ yêu cầu tắt thời gian nào. Yêu cầu được chỉ định bằng một hộp màu vàng.
  3. Nhập thông báo tùy chọn và sau đó chọn Phê duyệt hoặc Từ chối.
  4. Sau khi được phê duyệt, thời gian sẽ tự động được thêm vào lịch biểu.

Chia sẻ tệp trong StaffHub

Với StaffHub, thật dễ dàng để chia sẻ tệp và liên kết với nhân viên của bạn. Trong quá khứ bạn đã in tài liệu và đặt chúng trên một bảng thông báo. Bây giờ bạn có thể tải các tài liệu đó lên StaffHub để chúng có sẵn ngay cho nhân viên của bạn ngay trong tầm tay bạn!

  1. Chọn tab Files > Add a file.

huong-dan-su-dung-microsoft-staffhub

  1. Sau đó, bạn có thể cập nhật tiêu đề của tệp và thêm nhận xét cho nhóm của mình. Chọn Add.

Nhân viên của bạn sẽ thấy bạn trong tab Hộp thư đến của ứng dụng Mobile StaffHub, như trong hình dưới đây:

huong-dan-su-dung-microsoft-staffhub

  1. Để chia sẻ liên kết với nhóm của bạn, trong StaffHub, hãy chọn tab Files > Add URL.

huong-dan-su-dung-microsoft-staffhub

  1. Nhập URL của trang web bạn muốn chia sẻ. Bạn cũng có thể thêm mô tả và nhận xét. Chọn chia sẻ liên kết với nhóm của bạn.

Cấp quyền quản trị viên (người quản lý) cho một nhóm

  1. Chọn Team trong menu điều hướng trên cùng.

huong-dan-su-dung-microsoft-staffhub

  1. Chọn thành viên nhóm bạn muốn quảng bá và trong bảng điều khiển, hãy bật Admin. Tiếp tục, chọn Save.

huong-dan-su-dung-microsoft-staffhub

Bài viết thuộc về: Office365VietNam.info

Ý kiến của bạn:

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.