Tìm kiếm nội dung trong Office 365

Sử dụng công cụ Tìm kiếm nội dung trong Trung tâm tuân thủ & bảo mật giúp bạn nhanh chóng tìm thấy email trong hộp thư Exchange, tài liệu trong các trang SharePoint cũng như OneDrive và các cuộc hội thoại nhắn tin tức thời trong Skype for Business. Bạn có thể sử dụng công cụ tìm kiếm nội dung để tìm tài liệu trong các công cụ cộng tác của Office 365 như Microsoft Teams và Office 365 Groups.

1. Sử dụng công cụ tìm kiếm nội dung

1.1. Tạo một tìm kiếm

Để có quyền truy cập vào trang tìm kiếm nội dung để chạy tìm kiếm và xem trước và xuất kết quả, quản trị viên, nhân viên tuân thủ hoặc eDiscovery manager phải là thành viên của nhóm eDiscovery Manager role trong Trung tâm bảo mật & tuân thủ.

  1. Truy cập https://protection.office.com và đăng nhập bằng địa chỉ email và mật khẩu Office 365 của bạn.
  2. Bấm Tìm kiếm > Tìm kiếm nội dung.
  3. Trên trang Tìm kiếm, nhấp vào mũi tên bên cạnh Thêm biểu tượng Tìm kiếm mới.

  1. Nhấp vào Tìm kiếm mới trong danh sách thả xuống.
  2. Trong Truy vấn tìm kiếm, chỉ định những điều sau đây:

  • Từ khóa để tìm – Nhập truy vấn tìm kiếm vào hộp Từ khóa. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào hộp kiểm Hiển thị danh sách từ khóa và nhập từ khóa vào mỗi hàng.
  • Điều kiện – Bạn có thể thêm điều kiện tìm kiếm để thu hẹp và trả về một bộ kết quả tinh tế hơn.
  • Địa điểm – Chọn vị trí nội dung để tìm.
  • Tất cả các vị trí – Sử dụng tùy chọn này để tìm tất cả các vị trí nội dung trong tổ chức của bạn.
  • Vị trí cụ thể – Sử dụng tùy chọn này để tìm vị trí nội dung cụ thể.

  1. Sau khi bạn đã thiết lập truy vấn tìm kiếm của mình, hãy nhấp vào Lưu và chạy.
  2. Trên trang Lưu tìm kiếm, nhập tên và mô tả tùy chọn giúp xác định tìm kiếm. Tên của tìm kiếm phải là duy nhất trong tổ chức của bạn.
  3. Nhấp vào Lưu để bắt đầu tìm kiếm.

Sau khi bạn lưu và chạy tìm kiếm, mọi kết quả mà nó trả về sẽ được hiển thị trong khung kết quả. Tùy thuộc vào cách bạn có cài đặt xem trước được định cấu hình, kết quả được hiển thị hoặc bạn phải nhấp vào Xem trước kết quả để xem chúng.

Để truy cập lại nội dung này hoặc truy cập các nội dung khác được liệt kê trên trang Tìm kiếm nội dung, chọn tìm kiếm và sau đó nhấp vào Mở.

Để xóa kết quả hoặc tạo một tìm kiếm khác, nhấp vào Thêm biểu tượng Tìm kiếm mới.

1.2. Xem trước kết quả tìm kiếm

Có hai cài đặt để xem trước kết quả tìm kiếm. Sau khi bạn chạy một tìm kiếm mới hoặc mở một mục hiện có, bấm ** Kết quả cá nhân ** để xem các cài đặt xem trước:

  • Tự động xem trước kết quả – Cài đặt này hiển thị kết quả  sau khi bạn chạy tìm kiếm.
  • Xem trước kết quả theo cách thủ công – Cài đặt này hiển thị chỗ trống trong ngăn kết quả tìm kiếm và hiển thị nút Kết quả xem trước mà bạn phải nhấp để hiển thị kết quả. Đây là thiết lập mặc định. Nó giúp nâng cao hiệu suất tìm kiếm bằng cách không tự động hiển thị kết quả tìm kiếm khi bạn mở một tìm kiếm hiện có.

1.3. Xem thông tin và số liệu thống kê về một tìm kiếm

  1. Trên trang Tìm kiếm nội dung, nhấp vào Mở và sau đó nhấp vào tìm kiếm mà bạn muốn xem thống kê.
  2. Trên trang flyout, nhấp vào Mở truy vấn.
  3. Trong danh sách thả xuống Kết quả cá nhân, nhấp vào Tìm kiếm hồ sơ.
  4. Trong danh sách thả xuống Loại, nhấp vào một trong các tùy chọn sau tùy thuộc vào thống kê mục mà bạn muốn xem.
  • Tóm tắt – Hiển thị số liệu thống kê cho từng loại vị trí nội dung được tìm. Nội dung này có số lượng vị trí nội dung có chứa các mục khớp với truy vấn tìm kiếm và tổng số lượng và kích thước của các mục kết quả. Đây là thiết lập mặc định.
  • Truy vấn – Hiển thị số liệu thống kê về truy vấn tìm kiếm.
  • Vị trí hàng đầu – Hiển thị số liệu thống kê về số lượng mục phù hợp với truy vấn tìm kiếm trong từng vị trí nội dung. 1.000 vị trí hàng đầu được hiển thị.

1.4. Xuất kết quả tìm kiếm

Để xuất kết quả tìm kiếm:

  1. Trên trang Tìm kiếm nội dung, nhấp vào tìm kiếm mà bạn muốn xuất kết quả.
  2. Trên trang flyout, bấm Xuất biểu tượng kết quả tìm kiếm, rồi bấm Xuất kết quả. Bạn cũng có thể xuất báo cáo kết quả.
  3. Hoàn thành các phần trên trang Kết quả xuất ra. Hãy sử dụng thanh cuộn để xem tất cả các tùy chọn xuất.

2. Hiểu thêm về Tìm kiếm nội dung

2.1. Giới hạn cho Tìm kiếm nội dung

Các giới hạn khác nhau được áp dụng cho tính năng Tìm kiếm nội dung trong Trung tâm tuân thủ & bảo mật. Các giới hạn này giúp duy trì sức khỏe và chất lượng dịch vụ được cung cấp cho các tổ chức Office 365. Cũng có các giới hạn liên quan đến việc lập chỉ mục các email trong Exchange Online.

Giới hạn tìm kiếm nội dung

Bảng sau liệt kê các giới hạn trong Trung tâm tuân thủ & bảo mật.

Mô tả giới hạn Giới hạn
Số lượng hộp thư hoặc trang web tối đa có thể được tìm trong một Tìm kiếm nội dung Không giới hạn
Số lượng Tìm kiếm Nội dung tối đa có thể chạy cùng lúc trong tổ chức của bạn. Không giới hạn
Số lượng Tìm kiếm Nội dung tối đa mà một người dùng có thể bắt đầu cùng một lúc. Lưu ý rằng giới hạn này rất có thể bị tấn công khi người dùng cố gắng bắt đầu nhiều tìm kiếm bằng cách sử dụng Tìm kiếm tuân thủ | Lệnh Bắt đầu-Tuân thủ Tìm kiếm trong Trung tâm Bảo mật & Tuân thủ PowerShell. 10
Số lượng mục tối đa trên mỗi hộp thư người dùng được hiển thị trên trang xem trước khi xem trước kết quả Tìm kiếm Nội dung. 100
Số lượng mục tối đa được tìm thấy trong tất cả các hộp thư người dùng được hiển thị trên trang xem trước khi xem trước kết quả Tìm kiếm Nội dung. Các mục mới nhất được hiển thị. 1.000
Số lượng hộp thư người dùng tối đa có thể được xem trước cho kết quả tìm kiếm. Nếu có hơn 1000 hộp thư chứa nội dung phù hợp với truy vấn tìm kiếm, chỉ 1000 hộp thư hàng đầu có kết quả tìm kiếm nhiều nhất sẽ có sẵn để xem trước. 1.000
Số lượng mục tối đa được tìm thấy trong các trang SharePoint và OneDrive for Business được hiển thị trên trang xem trước khi xem trước kết quả Tìm kiếm Nội dung. Các mục mới nhất được hiển thị. 200
Số lượng trang web tối đa (trong SharePoint và OneDrive for Business) có thể được xem trước cho kết quả tìm kiếm. Nếu có hơn 200 tổng số trang có chứa nội dung phù hợp với truy vấn tìm kiếm, chỉ 200 trang web hàng đầu có kết quả tìm kiếm nhiều nhất sẽ có sẵn để xem trước. 200
Số lượng mục tối đa trên mỗi hộp thư mục công cộng được hiển thị trên trang xem trước khi xem trước kết quả Tìm kiếm Nội dung. 100
Số lượng mục tối đa được tìm thấy trong tất cả các hộp thư mục công cộng được hiển thị trên trang xem trước khi xem trước kết quả Tìm kiếm Nội dung. 200
Số lượng hộp thư công cộng tối đa có thể được xem trước cho kết quả tìm kiếm. Nếu có hơn 500 hộp thư mục công cộng chứa nội dung phù hợp với truy vấn tìm kiếm, chỉ 500 hộp thư mục công cộng hàng đầu có kết quả tìm kiếm nhiều nhất sẽ có sẵn để xem trước. 500
Số lượng ký tự tối đa cho truy vấn tìm kiếm (bao gồm cả toán tử và điều kiện)

 

Lưu ý: Giới hạn này có hiệu lực sau khi truy vấn được mở rộng, có nghĩa là truy vấn sẽ được mở rộng đối với từng từ khóa. Ví dụ: nếu một truy vấn tìm kiếm có 15 từ khóa và các tham số và điều kiện bổ sung, truy vấn sẽ được mở rộng 15 lần, mỗi truy vấn có các tham số và điều kiện khác trong truy vấn. Vì vậy, mặc dù số lượng ký tự trong truy vấn tìm kiếm có thể nằm dưới giới hạn, nhưng đó là truy vấn mở rộng có thể góp phần vượt quá giới hạn này.

Hộp thư: 10.000

Trang web: 4.000 khi tìm tất cả các trang web hoặc 2.000 khi tìm tối đa 20 trang web 1

Số lượng biến thể tối đa được trả về khi sử dụng ký tự đại diện tiền tố để tìm cụm từ chính xác trong truy vấn tìm kiếm hoặc khi sử dụng ký tự đại diện tiền tố NEAR hoặc ONEAR Boolean. 10.000
Số lượng ký tự alpha tối thiểu cho ký tự đại diện; ví dụ: thời gian *, một * hoặc set*. 3
Số lượng hộp thư tối đa trong Tìm kiếm nội dung mà bạn có thể xóa các mục bằng cách thực hiện hành động “tìm và thanh lọc” (bằng cách sử dụng lệnh New-ComplianceSearchAction -Purge). Nếu Tìm kiếm nội dung mà bạn đang thực hiện hành động thanh lọc có nhiều hộp thư nguồn hơn giới hạn này, thì hành động thanh lọc sẽ thất bại. 50.000

Giới hạn chỉ mục cho thông điệp email

Bảng sau đây mô tả các giới hạn lập chỉ mục có thể dẫn đến một thông báo email được trả về dưới dạng một mục không được lập chỉ mục hoặc một mục được lập chỉ mục một phần trong kết quả của Tìm kiếm nội dung.

Giới hạn chỉ mục Giá trị tối đa Sự miêu tả
Kích thước tệp đính kèm tối đa (không bao gồm các tệp Excel) 150 MB Kích thước tối đa của tệp đính kèm email sẽ phân tích cú pháp để lập chỉ mục. Bất kỳ tệp đính kèm nào lớn hơn giới hạn này sẽ không được phân tích cú pháp để lập chỉ mục và thông báo có tệp đính kèm sẽ được đánh dấu là được lập chỉ mục một phần.
Kích thước tối đa của tệp Excel 4 MB Kích thước tối đa của tệp Excel nằm trên một trang web hoặc được đính kèm với thông báo email sẽ được phân tích cú pháp để lập chỉ mục. Bất kỳ tệp Excel nào lớn hơn giới hạn này sẽ không được phân tích cú pháp và tệp hoặc email mà thư có tệp đính kèm sẽ được đánh dấu là không được lập chỉ mục.
Số lượng tệp đính kèm tối đa 250 Số lượng tệp tối đa được đính kèm vào thư email sẽ được phân tích cú pháp để lập chỉ mục. Nếu một tin nhắn có hơn 250 tệp đính kèm, 250 tệp đính kèm đầu tiên được phân tích cú pháp và lập chỉ mục và thông báo được đánh dấu là được lập chỉ mục một phần vì nó có các tệp đính kèm bổ sung không được phân tích cú pháp.
Độ sâu đính kèm tối đa 30

 

Số lượng tệp đính kèm tối đa được phân tích cú pháp. Ví dụ: nếu một thông báo email có một thông báo khác được đính kèm và thông báo đính kèm có tài liệu Word đính kèm, tài liệu Word và thông báo đính kèm sẽ được lập chỉ mục. Hành vi này sẽ tiếp tục cho tối đa 30 tệp đính kèm lồng nhau.
Số lượng hình ảnh đính kèm tối đa 0 Một hình ảnh được đính kèm với một thông báo email sẽ bị trình phân tích cú pháp bỏ qua và không được lập chỉ mục.
Thời gian tối đa dành để phân tích một mục 30 giây Tối đa 30 giây được dành để phân tích một mục để lập chỉ mục. Nếu thời gian phân tích cú pháp vượt quá 30 giây, mục được đánh dấu là được lập chỉ mục một phần.
Đầu ra của trình phân tích cú pháp tối đa 2 triệu ký tự Số lượng đầu ra văn bản tối đa từ trình phân tích cú pháp được lập chỉ mục. Ví dụ: nếu trình phân tích cú pháp trích xuất 8 triệu ký tự từ một tài liệu, chỉ có 2 triệu ký tự đầu tiên được lập chỉ mục.
Mã thông báo chú thích tối đa 2 triệu Khi một thông điệp email được lập chỉ mục, mỗi từ được chú thích với các hướng dẫn xử lý khác nhau chỉ định cách từ đó được lập chỉ mục. Mỗi bộ hướng dẫn xử lý được gọi là mã thông báo chú thích. Để duy trì chất lượng dịch vụ trong Office 365, có giới hạn 2 triệu mã thông báo chú thích cho một thông báo email.
Kích thước cơ thể tối đa trong chỉ số 67 triệu ký tự Tổng số ký tự trong phần thân của một thông điệp email và tất cả các tệp đính kèm của nó. Khi một thông điệp email được lập chỉ mục, tất cả văn bản trong phần thân của thông điệp và trong tất cả các tệp đính kèm được nối vào một chuỗi. Kích thước tối đa của chuỗi này được lập chỉ mục là 67 triệu ký tự.
Mã thông báo duy nhất tối đa trong đoạn 1.000.000 Như đã giải thích trước đây, mã thông báo là kết quả của việc trích xuất văn bản khỏi nội dung, xóa dấu chấm câu và dấu cách, sau đó chia nó thành các từ (được gọi là mã thông báo) được lưu trữ trong chỉ mục. Ví dụ: cụm từ “mèo, chuột, chim, chó, chó” chứa 5 mã thông báo. Nhưng chỉ có 4 trong số này là các mã thông báo duy nhất. Có giới hạn 1 triệu mã thông báo duy nhất cho mỗi thông báo email, giúp ngăn chỉ mục trở nên quá lớn với mã thông báo ngẫu nhiên.

2.2. Khử trùng lặp trong kết quả tìm kiếm khám phá điện tử

Khi bạn bật chống trùng lặp (theo mặc định, chức năng này không được bật), chỉ một bản sao của email được xuất ngay cả khi có thể tìm thấy nhiều phiên bản của cùng một thư trong các hộp thư được tìm. Khử trùng lặp giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách giảm số lượng mục mà bạn phải xem xét và phân tích sau khi kết quả được xuất. Nhưng điều quan trọng là phải hiểu cách thức chống trùng lặp hoạt động và nhận thức được rằng có những hạn chế đối với thuật toán có thể khiến một đối tượng duy nhất được đánh dấu là trùng lặp trong quá trình xuất.

Cách xác định tin nhắn trùng lặp

Các công cụ Khám phá Điện tử Office 365 sử dụng kết hợp các thuộc tính email sau để xác định xem thư có trùng lặp hay không: InternetMessageId, ConversTopic, BodyTagInfo.

Trong quá trình xuất eDiscovery, ba thuộc tính này được so sánh cho mọi thông báo phù hợp với tiêu chí tìm kiếm. Nếu các thuộc tính này giống hệt nhau cho hai (hoặc nhiều) tin nhắn, các tin nhắn đó được xác định là trùng lặp và kết quả là chỉ một bản sao của tin nhắn sẽ được xuất nếu bật tính năng chống trùng lặp.

Hạn chế của thuật toán khử trùng lặp

Có một tình huống trong đó tính năng khử trùng lặp có thể xác định nhầm một tin nhắn là trùng lặp và không xuất nó (nhưng vẫn trích dẫn nó như một bản sao trong báo cáo xuất). Đây là những tin nhắn mà người dùng chỉnh sửa nhưng không gửi. Ví dụ: giả sử người dùng chọn một tin nhắn trong Outlook, sao chép nội dung của tin nhắn và sau đó dán nó vào một tin nhắn mới. Sau đó, người dùng thay đổi một trong các bản sao bằng cách xóa hoặc thêm tệp đính kèm hoặc thay đổi dòng chủ đề hoặc chính phần thân.

2.3. Sự khác nhau giữa kết quả Tìm kiếm Nội dung ước tính và thực tế

Chủ đề này áp dụng cho các tìm kiếm mà bạn có thể chạy bằng một trong các công cụ Khám phá Điện tử của Microsoft sau đây:

  • Tìm kiếm nội dung trong Trung tâm tuân thủ và bảo mật
  • Khám phá điện tử tại chỗ trong trung tâm quản trị Exchange (EAC)
  • Trung tâm khám phá điện tử trong SharePoint Online

Khi bạn chạy tìm kiếm Khám phá Điện tử, công cụ bạn đang sử dụng sẽ trả về ước tính số lượng mục (và tổng kích thước của chúng) đáp ứng tiêu chí tìm. Ví dụ: khi bạn chạy tìm kiếm trong Trung tâm tuân thủ & bảo mật, kết quả ước tính được hiển thị trong ngăn chi tiết cho mục đã chọn.

Tuy nhiên, như bạn sẽ thấy trong ảnh chụp màn hình trước đây của báo cáo Tóm tắt xuất ra, kích thước và số lượng kết quả thực tế được tải xuống khác với kích thước và số lượng kết quả ước tính.

Dưới đây là một số lý do cho những khác biệt này:

  • Cách ước tính kết quả
  • Thay đổi xảy ra giữa thời gian khi ước tính và xuất kết quả
  • Các mục không liên kết nhau
  • Xuất kết quả của Tìm kiếm nội dung bao gồm tất cả các vị trí nội dung
  • Định dạng tệp thô so với định dạng tệp xuất
  • Phiên bản tài liệu
  • Khử trùng lặp

3. Cấu hình cho phép lọc Nội dung Tìm kiếm

Bạn có thể sử dụng tính năng lọc tìm kiếm để cho phép người quản lý khám phá điện tử chỉ tìm một tập hợp con của hộp thư và trang web trong tổ chức Office 365 của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng lọc quyền để cho phép trình quản lý khám phá điện tử tương tự chỉ tìm cho hộp thư hoặc nội dung trang đáp ứng một tiêu chí tìm kiếm cụ thể.

Ví dụ: bạn có thể để người quản lý khám phá điện tử chỉ tìm hộp thư của người dùng ở một vị trí hoặc bộ phận cụ thể. Bạn làm điều này bằng cách tạo bộ lọc sử dụng bộ lọc người nhận được hỗ trợ để giới hạn hộp thư nào có thể được tìm. Bạn cũng có thể tạo bộ lọc chỉ định nội dung hộp thư nào có thể được tìm. Điều này được thực hiện bằng cách tạo bộ lọc sử dụng thuộc tính thư có thể tìm.

Tương tự, bạn có thể cho phép người quản lý Khám phá Điện tử chỉ tìm các trang SharePoint cụ thể trong tổ chức của bạn. Bạn làm điều này bằng cách tạo một bộ lọc giới hạn trang web nào có thể được tìm. Điều này được thực hiện bằng cách tạo bộ lọc sử dụng thuộc tính trang có thể tìm.

Bạn cũng có thể sử dụng lọc quyền tìm kiếm để tạo ranh giới logic (được gọi là ranh giới tuân thủ) trong tổ chức Office 365 kiểm soát các vị trí nội dung người dùng (như hộp thư, trang SharePoint và tài khoản OneDrive) mà người quản lý khám phá điện tử cụ thể có thể tìm.

Tính năng lọc  được hỗ trợ bởi tính năng Tìm kiếm nội dung trong Trung tâm bảo mật & tuân thủ. Bốn lệnh ghép ngắn này cho phép bạn định cấu hình và quản lý các bộ lọc quyền:

New-ComplianceSecurityFilter

Get-ComplianceSecurityFilter

Set-ComplianceSecurityFilter

Remove-ComplianceSecurityFilter

Bài viết thuộc về: Office365vietnam.info

Ý kiến của bạn:

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.