Luồng thư trong Microsoft 365

Luồng thư trong Microsoft 365 – Bài viết này sẽ cung cấp chi tiết về cách định cấu hình luồng thư trong tổ chức Exchange 2016 hoặc Exchange 2019 mới, hãy theo dõi nội dung bên dưới nhé!

1. Kích hoạt bổ trợ tin nhắn báo cáo

Bổ trợ tin nhắn Báo cáo cho Outlook và Outlook trên web cho phép mọi người dễ dàng báo cáo email bị phân loại sai, dù an toàn hay độc hại, cho Microsoft và các chi nhánh của Microsoft để phân tích. Microsoft sử dụng các bài nộp này để cải thiện hiệu quả của các công nghệ bảo vệ email. Ngoài ra, nếu tổ chức của bạn đang sử dụng Kế hoạch bảo vệ mối đe dọa nâng cao Office 365 hoặc Kế hoạch 2, bổ trợ Thông báo báo cáo cung cấp cho nhóm bảo mật của tổ chức của bạn thông tin hữu ích mà họ có thể sử dụng để xem xét và cập nhật các chính sách bảo mật.

Ví dụ: giả sử rằng mọi người đang báo cáo rất nhiều tin nhắn là lừa đảo. Thông tin này xuất hiện trong Bảng điều khiển bảo mật và các báo cáo khác. Nhóm bảo mật của tổ chức của bạn có thể sử dụng thông tin này như một dấu hiệu cho thấy các chính sách chống lừa đảo có thể cần được cập nhật. Hoặc, nếu mọi người báo cáo nhiều thư bị gắn cờ là thư rác là Không phải rác bằng cách sử dụng bổ trợ Tin nhắn báo cáo, nhóm bảo mật của tổ chức của bạn có thể cần điều chỉnh các chính sách chống thư rác.

Bổ trợ tin nhắn báo cáo hoạt động với thuê bao Office 365 của bạn và các sản phẩm sau:

  • Outlook trên web
  • Outlook 2013 SP1
  • Triển vọng 2016
  • Outlook 2016 cho máy Mac
  • Outlook có trong Office 365 ProPlus

Trình duyệt web hiện tại của bạn đủ để bổ trợ tin nhắn báo cáo hoạt động; tuy nhiên, nếu bạn nhận thấy bổ trợ không khả dụng hoặc không hoạt động như mong đợi, hãy thử một trình duyệt khác.

1.1 Nhận bổ trợ Tin nhắn báo cáo cho chính bạn

  1. Trong Microsoft AppSource, tìm kiếm bổ trợ Tin nhắn báo cáo.
  2. Chọn NHẬN NGAY BÂY GIỜ.

Luồng thư trong Microsoft 365

  1. Xem lại các điều khoản sử dụng và chính sách bảo mật. Sau đó chọn Tiếp tục.
  2. Đăng nhập vào Office 365 bằng tài khoản cơ quan hoặc trường học của bạn (để sử dụng cho công việc) hoặc tài khoản Microsoft của bạn (để sử dụng cá nhân). Sau khi bổ trợ được cài đặt và kích hoạt, bạn sẽ thấy các biểu tượng sau:
  • Trong Outlook, biểu tượng trông như thế này:

Luồng thư trong Microsoft 365

  • Trong Outlook trên web (trước đây gọi là Outlook Web App), biểu tượng trông như thế này:

Luồng thư trong Microsoft 365

1.2 Nhận và bật bổ trợ tin nhắn báo cáo cho tổ chức của bạn

  1. Chuyển đến trang Dịch vụ & bổ trợ trong trung tâm quản trị Microsoft 365.

Luồng thư trong Microsoft 365

  1. Chọn + Triển khai bổ trợ.

Luồng thư trong Microsoft 365

  1. Trong màn hình Bổ trợ mới, xem lại thông tin, sau đó chọn Tiếp theo.

Luồng thư trong Microsoft 365

  1. Chọn Tôi muốn thêm Bổ trợ từ Office Store, rồi chọn Tiếp theo.

Luồng thư trong Microsoft 365

  1. Tìm kiếm Tin nhắn báo cáo và trong danh sách kết quả, bên cạnh Bổ trợ tin nhắn báo cáo, chọn Thêm.

Luồng thư trong Microsoft 365

  1. Trên màn hình Tin nhắn báo cáo, xem lại thông tin, sau đó chọn Tiếp theo.

Luồng thư trong Microsoft 365

  1. Chỉ định cài đặt mặc định của người dùng cho Outlook, sau đó chọn Tiếp theo.

Luồng thư trong Microsoft 365

  1. Chỉ định ai nhận được Bổ trợ tin nhắn báo cáo, sau đó chọn Lưu.

Luồng thư trong Microsoft 365

  1. Tùy thuộc vào những gì bạn đã chọn khi bạn thiết lập bổ trợ (các bước 7-8 ở trên), mọi người trong tổ chức của bạn sẽ có sẵn bổ trợ Tin nhắn báo cáo. Mọi người trong tổ chức của bạn sẽ thấy các biểu tượng sau:
  • Trong Outlook, biểu tượng trông như thế này:

Luồng thư trong Microsoft 365

  • Trong Outlook trên web, biểu tượng trông như thế này:

Luồng thư trong Microsoft 365

 

1.3 Thiết lập quy tắc để nhận bản sao email được người dùng của bạn báo cáo

Bạn có thể thiết lập quy tắc để nhận bản sao email được báo cáo bởi người dùng trong tổ chức của bạn. Bạn làm điều này sau khi bạn đã tải xuống và kích hoạt bổ trợ Tin nhắn báo cáo cho tổ chức của mình.

  1. Trong trung tâm quản trị Exchange, chọn luồng thư> quy tắc.
  2. Chọn +> Tạo quy tắc mới.
  3. Trong hộp Tên, nhập tên, chẳng hạn như Đệ trình.
  4. Trong danh sách Áp dụng quy tắc này, hãy chọn Địa chỉ người nhận bao gồm ….
  5. Trong màn hình từ hoặc cụm từ chỉ định, hãy thêm rá[email protected][email protected], sau đó chọn OK.

Luồng thư trong Microsoft 365

  1. Trong danh sách Thực hiện … sau đây, chọn Bcc thông báo tới ….
  2. Thêm quản trị viên toàn cầu, quản trị viên bảo mật và / hoặc người đọc bảo mật sẽ nhận được một bản sao của từng thông báo email mà mọi người báo cáo với Microsoft, sau đó chọn OK.

Luồng thư trong Microsoft 365

  1. Chọn Kiểm tra quy tắc này với mức độ nghiêm trọng và chọn Phương tiện.
  2. Trong phần Chọn chế độ cho quy tắc này, chọn Thực thi.

Luồng thư trong Microsoft 365

  1. Chọn Lưu.

Với quy tắc này, bất cứ khi nào ai đó trong tổ chức của bạn báo cáo email bằng bổ trợ Tin nhắn báo cáo, quản trị viên toàn cầu, quản trị viên bảo mật và / hoặc người đọc bảo mật của bạn sẽ nhận được một bản sao của tin nhắn đó. Thông tin này có thể cho phép bạn thiết lập hoặc điều chỉnh các chính sách, chẳng hạn như chính sách Liên kết an toàn của Office 365 ATP hoặc cài đặt chống spam của bạn.

1.4 Xem lại hoặc chỉnh sửa cài đặt cho bổ trợ tin nhắn báo cáo

  1. Chuyển đến trang Dịch vụ & bổ trợ trong trung tâm quản trị Microsoft 365.

Luồng thư trong Microsoft 365

  1. Tìm và chọn bổ trợ Tin nhắn báo cáo.

Luồng thư trong Microsoft 365

  1. Trên màn hình Tin nhắn báo cáo, xem lại và chỉnh sửa cài đặt phù hợp với tổ chức của bạn.

Luồng thư trong Microsoft 365

2. Theo dõi tin nhắn trong Trung tâm tuân thủ và bảo mật

Theo dõi tin nhắn trong Trung tâm tuân thủ & bảo mật theo dõi các email khi chúng đi qua tổ chức Exchange Online của bạn. Bạn có thể xác định xem tin nhắn đã được nhận, từ chối, hoãn lại hay được gửi bởi dịch vụ. Nó cũng cho thấy những hành động đã được thực hiện trên tin nhắn trước khi nó đạt đến trạng thái cuối cùng.

Theo dõi tin nhắn trong Trung tâm tuân thủ & bảo mật sẽ cải thiện theo dõi tin nhắn có sẵn trong trung tâm quản trị Exchange (EAC). Bạn có thể sử dụng thông tin từ theo dõi tin nhắn để trả lời hiệu quả các câu hỏi của người dùng về những gì đã xảy ra với tin nhắn của họ, khắc phục sự cố dòng thư và xác thực các thay đổi chính sách.

2.1 Mở dấu vết tin nhắn

  1. Đăng nhập vào Office 365 bằng tài khoản cơ quan hoặc trường học của bạn.
  2. Chọn biểu tượng trình khởi chạy ứng dụng Biểu tượng trình khởi chạy ứng dụng Office 365 ở phía trên bên trái và chọn Quản trị viên.
  3. Trong điều hướng bên trái phía dưới, mở rộng Trung tâm quản trị và chọn Bảo mật & Tuân thủ.
  4. Trong trang Bảo mật & Tuân thủ mở ra, mở rộng luồng Thư và chọn Theo dõi thư.

2.2 Trang theo dõi tin nhắn

Từ đây bạn có thể bắt đầu theo dõi mặc định mới bằng cách nhấp vào nút Bắt đầu theo dõi. Điều này sẽ tìm kiếm tất cả các tin nhắn cho tất cả người gửi và người nhận trong hai ngày qua. Hoặc bạn có thể sử dụng một trong các truy vấn được lưu trữ từ các danh mục truy vấn có sẵn và chạy chúng theo nguyên trạng hoặc sử dụng chúng làm điểm bắt đầu cho các truy vấn của riêng bạn:

  • Truy vấn mặc định: Truy vấn tích hợp do Office 365 cung cấp.
  • Truy vấn tùy chỉnh: Truy vấn được lưu bởi quản trị viên trong tổ chức của bạn để sử dụng trong tương lai.
  • Truy vấn tự động: Mười truy vấn gần đây nhất chạy. Danh sách này làm cho nó đơn giản để chọn nơi bạn rời đi.

Ngoài ra trên trang này là phần báo cáo có thể tải xuống cho các yêu cầu bạn đã gửi, cũng như chính các báo cáo khi chúng có sẵn để tải xuống.

2.3 Tùy chọn cho một dấu vết tin nhắn mới

2.3.1 Lọc theo người gửi và người nhận

Các giá trị mặc định là Tất cả người gửi và Tất cả người nhận, nhưng bạn có thể sử dụng các trường sau để lọc kết quả:

  • Bởi những người này: Nhấp vào trường này để chọn một hoặc nhiều người gửi từ tổ chức của bạn. Bạn cũng có thể bắt đầu nhập tên và các mục trong danh sách sẽ được lọc theo nội dung bạn đã nhập, giống như cách trang tìm kiếm hoạt động.
  • Đối với những người này: Nhấp vào trường này để chọn một hoặc nhiều người nhận trong tổ chức của bạn.

 2.3.2 Phạm vi thời gian

Giá trị mặc định là 2 ngày, nhưng bạn có thể chỉ định phạm vi ngày / thời gian lên tới 90 ngày. Khi bạn sử dụng phạm vi ngày / giờ, hãy xem xét các vấn đề sau:

Theo mặc định, bạn chọn phạm vi thời gian trong chế độ xem Thanh trượt bằng dòng thời gian. Bạn chỉ có thể chọn cài đặt ngày hoặc giờ được hiển thị. Cố gắng chọn giá trị ở giữa sẽ đưa bong bóng bắt đầu / kết thúc về cài đặt được hiển thị gần nhất.

Luồng thư trong Microsoft 365

Tuy nhiên, bạn cũng có thể chuyển sang Chế độ xem tùy chỉnh nơi bạn có thể chỉ định giá trị Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc (bao gồm cả thời gian) và bạn cũng có thể chọn Múi giờ cho phạm vi ngày / giờ. Lưu ý rằng cài đặt Múi giờ áp dụng cho cả đầu vào truy vấn và kết quả truy vấn của bạn.

Luồng thư trong Microsoft 365

Trong 10 ngày hoặc ít hơn, kết quả có sẵn ngay lập tức dưới dạng báo cáo Tóm tắt. Nếu bạn chỉ định phạm vi thời gian thậm chí lớn hơn 10 ngày một chút, kết quả sẽ bị trì hoãn vì chúng chỉ có sẵn dưới dạng tệp CSV có thể tải xuống (Tóm tắt nâng cao hoặc báo cáo mở rộng).

Để biết thêm thông tin về các loại báo cáo khác nhau, hãy xem phần Chọn loại báo cáo trong chủ đề này.

Lưu ý: Tóm tắt nâng cao và báo cáo mở rộng được chuẩn bị bằng cách sử dụng dữ liệu theo dõi thư lưu trữ và có thể mất đến vài giờ trước khi báo cáo của bạn có sẵn để tải xuống. Tùy thuộc vào số lượng quản trị viên khác cũng đã gửi yêu cầu báo cáo cùng một lúc, bạn cũng có thể nhận thấy sự chậm trễ trước khi bắt đầu xử lý yêu cầu xếp hàng của bạn.

Lưu truy vấn trong chế độ xem Thanh trượt giúp tiết kiệm phạm vi thời gian tương đối (ví dụ: 3 ngày kể từ hôm nay). Lưu truy vấn trong chế độ xem Tùy chỉnh sẽ lưu phạm vi ngày / thời gian tuyệt đối (ví dụ: 2018-05-06 13:00 đến 2018-05-08 18:00).

2.3.3 Thêm tùy chọn tìm kiếm

2.3.3.1 Trạng thái của Mail

Bạn có thể để lại giá trị mặc định Tất cả đã chọn hoặc bạn có thể chọn một trong các giá trị sau để lọc kết quả:

  • Đã gửi: Tin nhắn đã được gửi thành công đến đích dự định.
  • Đang chờ xử lý: Việc gửi tin nhắn đang được thử hoặc thử lại.
  • Mở rộng: Một người nhận nhóm phân phối đã được mở rộng trước khi giao cho các thành viên riêng lẻ của nhóm.
  • Thất bại: Tin nhắn không được gửi.
  • Cách ly: Tin nhắn đã được cách ly (dưới dạng thư rác, thư hàng loạt hoặc lừa đảo). Để biết thêm thông tin, hãy xem cách ly thư email trong Office 365.
  • Được lọc dưới dạng thư rác: Tin nhắn được xác định là thư rác và đã bị từ chối hoặc chặn (không được cách ly).
  • Nhận trạng thái: Tin nhắn đã được Office 365 nhận gần đây, nhưng chưa có dữ liệu trạng thái nào khác. Kiểm tra lại sau vài phút.

Lưu ý: Các giá trị đang chờ xử lý, cách ly và bộ lọc dưới dạng spam chỉ khả dụng cho các tìm kiếm dưới 10 ngày. Ngoài ra, có thể có độ trễ từ 5 đến 10 phút giữa trạng thái giao hàng thực tế và được báo cáo.

2.3.3.2 ID tin nhắn

Đây là ID tin nhắn internet (còn được gọi là ID khách hàng) được tìm thấy trong trường tiêu đề Message-ID: trong tiêu đề thư. Người dùng có thể cung cấp cho bạn giá trị này để điều tra các tin nhắn cụ thể.

Giá trị này là không đổi trong suốt cuộc đời của tin nhắn. Đối với các thư được tạo trong Office 365 hoặc Exchange, giá trị ở định dạng <GUID @ ServerFQDN>, bao gồm cả dấu ngoặc nhọn (<>). Ví dụ: <[email protected]d.protection.outlook.com>. Các hệ thống nhắn tin khác có thể sử dụng cú pháp hoặc giá trị khác nhau. Giá trị này được cho là duy nhất, nhưng không phải tất cả các hệ thống email đều tuân thủ nghiêm ngặt yêu cầu này. Nếu trường Message-ID: tiêu đề không tồn tại hoặc trống đối với các tin nhắn đến từ các nguồn bên ngoài, một giá trị tùy ý được chỉ định.

Khi bạn sử dụng ID tin nhắn để lọc kết quả, hãy đảm bảo bao gồm chuỗi đầy đủ, bao gồm mọi dấu ngoặc góc.

2.3.3.3 Phương hướng

Bạn có thể để lại giá trị mặc định Tất cả đã chọn hoặc bạn có thể chọn Trong nước (tin nhắn được gửi cho người nhận trong tổ chức của bạn) hoặc Ra ngoài (tin nhắn được gửi từ người dùng trong tổ chức của bạn) để lọc kết quả.

2.3.3.4 Địa chỉ IP khách hàng gốc

Bạn có thể lưu kết quả theo địa chỉ IP của máy khách để điều tra các máy tính bị tấn công đang gửi một lượng lớn thư rác hoặc phần mềm độc hại. Mặc dù các tin nhắn có thể đến từ nhiều người gửi, nhưng có khả năng cùng một máy tính đang tạo ra tất cả các tin nhắn.

Lưu ý: Thông tin địa chỉ IP của khách hàng chỉ khả dụng trong 10 ngày và chỉ khả dụng trong Tóm tắt nâng cao hoặc Báo cáo mở rộng (tệp CSV có thể tải xuống).

2.3.4 Chọn loại báo cáo

Các loại báo cáo có sẵn là:

  • Tóm tắt: Có sẵn nếu phạm vi thời gian dưới 10 ngày và không yêu cầu tùy chọn lọc bổ sung. Các kết quả có sẵn gần như ngay lập tức sau khi bạn nhấp vào Tìm kiếm.
  • Tóm tắt nâng cao hoặc mở rộng: Các báo cáo này chỉ có sẵn dưới dạng tệp CSV có thể tải xuống và yêu cầu một hoặc nhiều tùy chọn lọc sau bất kể phạm vi thời gian: Bởi những người này, Đối với những người này hoặc ID tin nhắn. Bạn có thể sử dụng ký tự đại diện cho người gửi hoặc người nhận (ví dụ: *@contoso.com).

Ghi chú:

  • Tóm tắt nâng cao và báo cáo mở rộng được chuẩn bị bằng cách sử dụng dữ liệu theo dõi thư được lưu trữ và có thể mất đến vài giờ trước khi báo cáo của bạn có sẵn để tải xuống. Tùy thuộc vào số lượng quản trị viên khác cũng đã gửi yêu cầu báo cáo cùng một lúc, bạn cũng có thể nhận thấy sự chậm trễ trước khi yêu cầu xếp hàng của bạn bắt đầu được xử lý.
  • Mặc dù bạn có thể chọn báo cáo Tóm tắt hoặc Báo cáo mở rộng cho bất kỳ phạm vi ngày / giờ nào, thông thường bốn giờ cuối cùng của dữ liệu lưu trữ sẽ không có sẵn cho hai loại báo cáo này.

Khi bạn nhấp vào Tiếp theo, bạn sẽ thấy một trang tóm tắt liệt kê các tùy chọn lọc mà bạn đã chọn, tiêu đề (có thể chỉnh sửa) duy nhất cho báo cáo và địa chỉ email nhận thông báo khi theo dõi tin nhắn hoàn thành (cũng có thể chỉnh sửa và phải ở một trong các miền được chấp nhận của tổ chức của bạn). Nhấp vào Chuẩn bị báo cáo để gửi theo dõi tin nhắn. Trên trang theo dõi Tin nhắn chính, bạn có thể thấy trạng thái của báo cáo trong phần Báo cáo có thể tải xuống.

2.4 Kết quả theo dõi tin nhắn

Các loại báo cáo khác nhau trả về các mức thông tin khác nhau. Thông tin có sẵn trong các báo cáo khác nhau được mô tả trong các phần sau.

2.4.1 Tóm tắt báo cáo đầu ra

Sau khi chạy theo dõi tin nhắn, kết quả sẽ được liệt kê, được sắp xếp theo ngày / giờ giảm dần (lần đầu tiên gần đây nhất)

Luồng thư trong Microsoft 365

Báo cáo tóm tắt chứa các thông tin sau:

  • Ngày: Ngày và giờ dịch vụ nhận được tin nhắn, sử dụng múi giờ UTC được định cấu hình.
  • Người gửi: Địa chỉ email của người gửi (bí danh @ domain).
  • Người nhận: Địa chỉ email của người nhận hoặc người nhận. Đối với một tin nhắn được gửi đến nhiều người nhận, có một dòng cho mỗi người nhận. Nếu người nhận là nhóm phân phối, nhóm phân phối động hoặc nhóm bảo mật kích hoạt thư, nhóm sẽ là người nhận đầu tiên và sau đó mỗi thành viên của nhóm nằm trên một dòng riêng biệt.
  • Chủ đề: 256 ký tự đầu tiên của thông báo Chủ đề: trường.
  • Trạng thái: Các giá trị này được mô tả trong phần Trạng thái giao hàng.

Theo mặc định, 250 kết quả đầu tiên được tải và có sẵn. Khi bạn cuộn xuống, sẽ có một khoảng dừng nhẹ khi lô kết quả tiếp theo được tải. Thay vì cuộn, bạn có thể nhấp vào Tải tất cả để tải tất cả các kết quả lên đến tối đa 10.000.

Bạn có thể nhấp vào tiêu đề cột để sắp xếp kết quả theo các giá trị trong cột đó theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.

Bạn có thể nhấp vào Lọc kết quả để lọc kết quả theo một hoặc nhiều cột.

Bạn có thể xuất kết quả sau khi bạn đã chọn một hoặc nhiều hàng bằng cách nhấp vào Xuất kết quả và sau đó chọn Xuất tất cả kết quả, Xuất kết quả được tải hoặc Xuất đã chọn.

2.4.1.1 Tìm hồ sơ liên quan cho tin nhắn này

Các bản ghi tin nhắn liên quan là các bản ghi được chia sẻ cùng một ID Tin nhắn. Hãy nhớ rằng, ngay cả một tin nhắn được gửi giữa hai người cũng có thể tạo nhiều bản ghi. Số lượng hồ sơ tăng lên khi thư bị ảnh hưởng bởi việc mở rộng nhóm phân phối, chuyển tiếp, quy tắc luồng thư (còn được gọi là quy tắc vận chuyển), v.v.

Sau khi bạn chọn hộp kiểm của một hàng, bạn có thể tìm thấy các bản ghi liên quan cho tin nhắn bằng cách nhấp vào nút Tìm liên quan xuất hiện hoặc bằng cách chọn Tùy chọn khác Thêm> Tìm bản ghi liên quan cho tin nhắn này).

2.4.1.2 Chi tiết theo dõi tin nhắn

Trong đầu ra báo cáo tóm tắt, bạn có thể xem chi tiết về một thông báo bằng cách sử dụng một trong các phương pháp sau:

  • Chọn hàng (nhấp vào bất cứ nơi nào trong hàng trừ hộp kiểm).
  • Chọn hộp kiểm của hàng và bấm Tùy chọn khác Thêm> Xem chi tiết tin nhắn.

Luồng thư trong Microsoft 365

Chi tiết theo dõi tin nhắn chứa thông tin bổ sung sau đây không có trong báo cáo tóm tắt:

Sự kiện tin nhắn: Phần này chứa các phân loại giúp phân loại các hành động mà dịch vụ thực hiện đối với tin nhắn. Một số sự kiện thú vị hơn mà bạn có thể gặp là:

  • Nhận: Tin nhắn đã được nhận bởi dịch vụ.
  • Gửi: Tin nhắn đã được gửi bởi dịch vụ.
  • Thất bại: Tin nhắn không được gửi.
  • Gửi: Tin nhắn đã được gửi đến hộp thư.
  • Mở rộng: Tin nhắn đã được gửi đến một nhóm phân phối được mở rộng.
  • Chuyển khoản: Người nhận đã được chuyển sang tin nhắn chia đôi vì chuyển đổi nội dung, giới hạn người nhận tin nhắn hoặc đại lý.
  • Trì hoãn: Việc gửi tin nhắn đã bị hoãn lại và có thể được thử lại sau.
  • Đã giải quyết: Tin nhắn đã được chuyển hướng đến một địa chỉ người nhận mới dựa trên tra cứu Active Directory. Khi điều này xảy ra, địa chỉ người nhận ban đầu được liệt kê trong một hàng riêng trong theo dõi tin nhắn cùng với trạng thái gửi cuối cùng cho tin nhắn.

Lưu ý rằng ngay cả một tin nhắn không có ý nghĩa được gửi thành công sẽ tạo ra nhiều mục Sự kiện trong theo dõi tin nhắn.

Thêm thông tin: Phần này chứa các chi tiết sau:

  • ID tin nhắn: Giá trị này được mô tả trong phần ID tin nhắn trước đó trong chủ đề này. Ví dụ: <[email protected]d.protection.outlook.com>.
  • Kích thước tin nhắn
  • Từ IP: Địa chỉ IP của máy tính đã gửi tin nhắn. Đối với các tin nhắn gửi đi được gửi từ Exchange Online, giá trị này trống.
  • Đến IP: Địa chỉ IP hoặc địa chỉ nơi dịch vụ đã cố gửi tin nhắn. Nếu tin nhắn có nhiều người nhận, chúng sẽ được hiển thị. Đối với các tin nhắn gửi đến được gửi tới Exchange Online, giá trị này trống.

2.4.2 Báo cáo tóm tắt nâng cao

Có sẵn (đã hoàn thành) Báo cáo tóm tắt nâng cao có sẵn trong phần Báo cáo có thể tải xuống ở dấu vết thông báo bắt đầu. Các thông tin sau đây có sẵn trong báo cáo:

  • origin_timestamp *: Ngày và giờ khi dịch vụ nhận được thông báo ban đầu, sử dụng múi giờ UTC được định cấu hình.
  • sender_address: Địa chỉ email của người gửi (bí danh @ domain).
  • Recipient_status: Trạng thái gửi tin nhắn đến người nhận. Nếu tin nhắn được gửi đến nhiều người nhận, nó sẽ hiển thị tất cả người nhận và trạng thái tương ứng cho từng người, theo định dạng: <địa chỉ email> ## <status>. Ví dụ:
  • ## Nhận, Gửi có nghĩa là tin nhắn đã được dịch vụ nhận và được gửi đến đích dự định.
  • ## Nhận, Không có nghĩa là tin nhắn đã được dịch vụ nhận nhưng việc gửi đến đích dự định không thành công.
  • ## Nhận, Gửi có nghĩa là tin nhắn đã được dịch vụ nhận và được gửi đến hộp thư của người nhận.
  • message_subject: 256 ký tự đầu tiên của trường Chủ đề của tin nhắn.
  • Total_bytes: Kích thước của tin nhắn theo byte, bao gồm các tệp đính kèm.
  • message_id: Giá trị này được mô tả trong phần ID tin nhắn trước đó trong chủ đề này. Ví dụ: <[email protected]d.protection.outlook.com>.
  • network_message_id: Giá trị ID tin nhắn duy nhất vẫn tồn tại trên tất cả các bản sao của tin nhắn có thể được tạo do phân nhánh hoặc mở rộng nhóm phân phối. Một giá trị ví dụ là 1341ac7b13fb42ab4d4408cf7f55890f.
  • original_client_ip: Địa chỉ IP của máy khách của người gửi.
  • tính định hướng: Cho biết liệu tin nhắn đã được gửi đi (1) đến tổ chức của bạn hay liệu nó có được gửi đi (2) từ tổ chức của bạn hay không.
  • Connector_id: Tên của trình kết nối nguồn hoặc đích. Để biết thêm thông tin về trình kết nối trong Exchange Online, hãy xem Định cấu hình luồng thư bằng trình kết nối trong Office 365.
  • Delivery_p Warriority *: Cho dù tin nhắn đã được gửi với mức độ ưu tiên Cao, Thấp hoặc Bình thường.

* Các thuộc tính này chỉ có sẵn trong các báo cáo tóm tắt nâng cao.

2.4.3 Báo cáo mở rộng

Có sẵn (đã hoàn thành) Báo cáo mở rộng có sẵn trong phần Báo cáo có thể tải xuống khi bắt đầu theo dõi tin nhắn. Hầu như tất cả các thông tin từ một báo cáo tóm tắt nâng cao đều có sẵn trong một báo cáo mở rộng (ngoại trừ origin_timestamp và deliver_p Warriority). Các thông tin bổ sung sau chỉ có sẵn trong một báo cáo mở rộng:

  • client_ip: Địa chỉ IP của máy chủ email hoặc ứng dụng khách nhắn tin đã gửi tin nhắn.
  • client_hostname: Tên máy chủ hoặc FQDN của máy chủ email hoặc ứng dụng khách nhắn tin đã gửi tin nhắn.
  • server_ip: Địa chỉ IP của máy chủ nguồn hoặc máy chủ đích.
  • server_hostname: Tên máy chủ hoặc FQDN của máy chủ đích.
  • source_context: Thông tin bổ sung liên quan đến trường nguồn. Ví dụ:
  • Tác nhân lọc giao thức
  • 3489061114359050000
  • nguồn: Thành phần Exchange Online chịu trách nhiệm cho sự kiện này. Ví dụ: ĐẶC VỤ, MAILBOXRULE, SMTP.
  • event_id: Chúng tương ứng với các giá trị sự kiện Tin nhắn được giải thích trong phần Tìm các bản ghi liên quan cho phần thông báo này.
  • Internal_message_id: Một mã định danh tin nhắn được gán bởi máy chủ Exchange Online hiện đang xử lý tin nhắn.
  • receive_address: Địa chỉ email của người nhận tin nhắn. Nhiều địa chỉ email được phân tách bằng ký tự dấu chấm phẩy (;).
  • receive_count: Tổng số người nhận trong tin nhắn.
  • liên quan_recipient_address: Được sử dụng với các sự kiện EXPAND, REDIRECT và RESOLVE để hiển thị các địa chỉ email người nhận khác được liên kết với tin nhắn.
  • tham khảo: Trường này chứa thông tin bổ sung cho các loại sự kiện cụ thể. Ví dụ:
  • DSN: Chứa liên kết báo cáo, là giá trị message_id của thông báo trạng thái phân phối được liên kết (còn được gọi là DSN, báo cáo không gửi, NDR hoặc tin nhắn bị trả lại) nếu DSN được tạo sau sự kiện này. Nếu đây là tin nhắn DSN, trường này chứa giá trị message_id của tin nhắn gốc mà DSN được tạo cho.
  • EXPAND: Chứa giá trị liên quan_recipient_address của các tin nhắn liên quan.
  • NHẬN: Có thể chứa giá trị message_id của tin nhắn liên quan nếu tin nhắn được tạo bởi các quy trình khác (ví dụ: quy tắc Hộp thư đến).
  • GỬI: Chứa giá trị Internal_message_id của bất kỳ tin nhắn DSN nào.
  • CHUYỂN GIAO: Chứa giá trị Internal_message_id của tin nhắn đang được chia rẽ (ví dụ: bằng cách chuyển đổi nội dung, giới hạn người nhận tin nhắn hoặc tác nhân).
  • MAILBOXRULE: Chứa giá trị Internal_message_id của tin nhắn gửi đến khiến quy tắc Hộp thư đến tạo tin nhắn gửi đi.

Đối với các loại sự kiện khác, trường này thường để trống.

  • return_path: Địa chỉ email trả về được chỉ định bởi lệnh MAIL TỪ đã gửi tin nhắn. Mặc dù trường này không bao giờ trống, nhưng nó có thể có giá trị địa chỉ người gửi null được biểu thị là <>.
  • message_info: Thông tin bổ sung về tin nhắn. Ví dụ:
  • Thời gian khởi tạo tin nhắn trong UTC cho các sự kiện DELIVER và SEND. Ngày bắt đầu là thời gian khi tin nhắn lần đầu tiên được đưa vào tổ chức Exchange Online. Thời gian ngày UTC được biểu thị theo định dạng thời gian ngày ISO 8601: yyyy-mm-ddThh: mm: ss.fffZ, trong đó yyyy = năm, mm = tháng, dd = ngày, T chỉ ra sự bắt đầu của thành phần thời gian, hh = giờ, mm = phút, ss = giây, fff = phân số của giây và Z biểu thị Zulu, đây là một cách khác để biểu thị UTC.
  • Lỗi xác thực. Ví dụ: bạn có thể thấy giá trị 11a và loại xác thực được sử dụng khi xảy ra lỗi xác thực.
  • tenant_id: Giá trị GUID đại diện cho tổ chức Exchange Online (ví dụ: 39238e87-b5ab-4ef6-a559-af54c6b07b42).
  • original_server_ip: Địa chỉ IP của máy chủ gốc.
  • custom_data: Chứa dữ liệu liên quan đến các loại sự kiện cụ thể. Để biết thêm thông tin, xem các phần sau.ư

3. Thông tin chi tiết về luồng thư trong Trung tâm tuân thủ & bảo mật

Quản trị viên có thể sử dụng bảng điều khiển luồng thư trong Trung tâm tuân thủ & bảo mật để khám phá xu hướng, thông tin chi tiết và thực hiện các hành động để khắc phục các sự cố liên quan đến luồng thư trong tổ chức Office 365 của họ.

3.1 Báo cáo sơ đồ dòng thư

Báo cáo này cung cấp thông tin chuyên sâu về cách thư truyền qua tổ chức Office 365 của bạn. Bạn có thể sử dụng thông tin này để tìm hiểu các mẫu, xác định sự bất thường và khắc phục các sự cố khi chúng phát sinh.

Luồng thư trong Microsoft 365

3.1.1 Tiện ích bản đồ dòng thư

Theo mặc định, bản đồ luồng thư hiển thị mẫu luồng thư cấp cao từ ngày hôm trước. Bạn có thể sử dụng mũi tên trái và phải cho các ngày khác nhau. Lướt con trỏ chuột qua từng khu vực trong báo cáo sẽ hiển thị khối lượng thư đến và từ tổ chức Office 365 của bạn như được hiển thị trong sơ đồ sau:

Luồng thư trong Microsoft 365

3.1.2 Tổng quan

Nhấp vào tiện ích bản đồ luồng thư sẽ đưa bạn đến báo cáo bản đồ luồng thư. Tại đây bạn có thể xem mức báo cáo chi tiết hơn, bạn có thể nhấp vào Xem chi tiết bảng để xem dữ liệu chi tiết. Bạn cũng có thể tải xuống báo cáo chi tiết bằng cách nhấp vào Báo cáo yêu cầu.

Luồng thư trong Microsoft 365

3.1.3 Chi tiết

Theo mặc định, Hiển thị dữ liệu được đặt thành giá trị Tổng quan. Khi bạn nhấp vào trình đơn thả xuống và chọn Chi tiết, chế độ xem sẽ chuyển sang chi tiết cấp tên miền.

Luồng thư trong Microsoft 365

Tên miền người gửi và người nhận hàng đầu được liệt kê và phần còn lại sẽ được đặt trong phần khác như được hiển thị trong sơ đồ sau:

Luồng thư trong Microsoft 365

3.1.3 Những hiểu biết liên quan

Thông tin chi tiết có liên quan được hiển thị bên dưới bản đồ luồng Thư nếu chúng khả dụng (ví dụ: thông tin chi tiết về tên miền của Người gửi hoặc thông tin chi tiết về vòng lặp Thư).

3.2 Thông tin chi tiết về tình trạng luồng thư trong tên miền hàng đầu

Thông tin chi tiết về trạng thái luồng thư trong miền cung cấp cho bạn trạng thái hiện tại cho các miền của tổ chức của bạn về mặt lưu lượng thư. Thông tin chi tiết này giúp bạn xác định và khắc phục sự cố các tên miền đang gặp sự cố ảnh hưởng đến dòng thư (ví dụ: không thể nhận email bên ngoài), đặc biệt là hết hạn tên miền hoặc tên miền có bản ghi MX không chính xác.

Luồng thư trong Microsoft 365

Khi bạn nhấp vào Xem chi tiết trong phần thông tin chi tiết, một tờ rơi xuất hiện cho bạn biết thêm chi tiết về trạng thái của từng tên miền.

Dấu kiểm màu xanh lục cho tên miền cho biết bản ghi MX hiện tại (khi bạn duyệt bảng điều khiển thông tin chi tiết về dòng thư) khớp với giá trị chúng tôi có trong hồ sơ và rằng tên miền đã nhận được email trong hai giờ qua.

Dấu x màu đỏ cho tên miền cho biết bản ghi MX đã được thay đổi và tên miền không nhận được email trong 6 giờ qua. Điều này có thể chỉ ra rằng tên miền của bạn đã hết hạn hoặc bản ghi MX đã được cập nhật không chính xác. Kiểm tra với công ty đăng ký tên miền hoặc dịch vụ lưu trữ DNS của bạn để xem tên miền đã hết hạn hay nếu bản ghi MX của tên miền không chính xác.

Luồng thư trong Microsoft 365

3.3 Báo cáo khách hàng SMTP Auth

Báo cáo máy khách SMTP Auth nêu bật việc sử dụng giao thức gửi máy khách SMTP Auth của người dùng hoặc tài khoản hệ thống trong tổ chức của bạn. Giao thức kế thừa này (sử dụng điểm cuối smtp.office365.com) chỉ cung cấp xác thực Cơ bản và dễ bị sử dụng bởi các tài khoản bị xâm nhập để gửi email. Báo cáo này cho phép bạn kiểm tra các hoạt động bất thường. Nó cũng hiển thị dữ liệu sử dụng TLS cho máy khách hoặc thiết bị sử dụng SMTP Auth.

Tiện ích được hiển thị trong bảng điều khiển Lưu lượng thư cho biết số lượng người dùng hoặc tài khoản dịch vụ đã sử dụng giao thức SMTP Auth trong 7 ngày qua.

Luồng thư trong Microsoft 365

Nhấp vào tiện ích sẽ mở ra một tờ rơi cung cấp một cái nhìn tổng hợp về việc sử dụng và khối lượng TLS cho tuần trước.

Luồng thư trong Microsoft 365

Khi bạn nhấp vào liên kết Báo cáo khách hàng SMTP Auth, bạn sẽ thấy hai cột dữ liệu chính và hai chế độ xem dữ liệu. Các cột dữ liệu là Khối lượng gửi và Sử dụng TLS. Các khung nhìn dữ liệu là biểu đồ và bảng chi tiết.

Chế độ xem Khối lượng gửi cho thấy số lượng tin nhắn được gửi bằng cách sử dụng SMTP Auth trong khoảng thời gian được chỉ định. Bạn có thể điều chỉnh phạm vi bằng cách nhấp vào Bộ lọc. Biểu đồ được tổ chức bởi tên miền người gửi. Bạn có thể xem dữ liệu riêng cho từng tên miền bằng cách chọn tên miền trong danh sách Hiển thị dữ liệu để thả xuống.

Luồng thư trong Microsoft 365

 

Bạn có thể xem thông tin chi tiết về người gửi và số lượng tin nhắn của họ bằng cách nhấp vào Xem chi tiết bảng. Để trở về biểu đồ, bấm Xem báo cáo.

Luồng thư trong Microsoft 365

Trục sử dụng TLS rất quan trọng do sự phản đối sắp tới của TLS1.0 và TLS1.1 trong Office 365. Nhiều thiết bị và ứng dụng cũ sẽ không thể gửi email nếu chúng chỉ có khả năng sử dụng TLS1.0 với SMTP Auth. Trục này cho phép bạn xác định và thực hiện hành động đối với người dùng và tài khoản hệ thống vẫn đang sử dụng các phiên bản TLS cũ hơn.

Luồng thư trong Microsoft 365

 

Bạn có thể xem thông tin chi tiết về người gửi, các phiên bản TLS họ đang sử dụng với SMTP Auth và số lượng tin nhắn của họ bằng cách nhấp vào Xem chi tiết bảng. Để trở về biểu đồ, bấm Xem báo cáo.

Bạn cũng có thể tải xuống phiên bản báo cáo chi tiết hơn bằng cách nhấp vào Báo cáo yêu cầu.

Luồng thư trong Microsoft 365

3.4 Sửa thông tin chi tiết tên miền người gửi

Office 365 yêu cầu gửi thư từ môi trường email nội bộ đến Office 365 để đáp ứng các tiêu chí bảo mật nhất định:

  • Bạn đã tạo một trình kết nối gửi đến trong Office 365 để xác thực các kết nối SMTP từ máy chủ email tại chỗ của bạn bằng cách sử dụng địa chỉ IP nguồn hoặc chứng chỉ.
  • Bạn đã định cấu hình máy chủ email tại chỗ của mình để chuyển tiếp email qua Office 365 sang thế giới bên ngoài.
  • Trong cấu hình của bạn, một trong những tuyên bố sau là đúng:
  • Tên miền email của người gửi được đăng ký trong tổ chức Office 365 của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem Thêm Tên miền trong Office 365.
  • Máy chủ email tại chỗ của bạn được định cấu hình để sử dụng chứng chỉ để gửi email đến Office 365, chứng chỉ chứa hoặc khớp chính xác với tên miền bạn đã đăng ký trong Office 365 và bạn đã tạo trình kết nối dựa trên chứng chỉ trong Office 365 với tên miền đó.

Tin nhắn không đáp ứng các tiêu chí sẽ không được quy cho tổ chức và có thể bị từ chối.

Thông tin chi tiết về tên miền của người gửi Khắc phục cho bạn thấy email từ môi trường tại chỗ của bạn không đáp ứng các tiêu chí, giúp bạn xác định các máy và tài khoản người dùng có khả năng bị xâm nhập trong môi trường email tại chỗ của bạn và giúp bạn thực hiện các hành động khắc phục.

Luồng thư trong Microsoft 365

Khi bạn bấm vào Xem chi tiết, bạn được đưa đến một tiện ích khác với nhiều chi tiết hơn như được hiển thị trong sơ đồ sau:

Luồng thư trong Microsoft 365

Bạn sẽ thấy trình kết nối gửi đến được sử dụng để gửi thư đến Office 365. Bạn cũng có thể nhấp vào xem ID tin nhắn mẫu để xem chi tiết cho các tin nhắn được gửi từ môi trường email tại chỗ của bạn. Vì các tin nhắn này đã bị Office 365 từ chối, bạn không thể sử dụng theo dõi tin nhắn, nhưng bạn có thể sử dụng id tin nhắn mẫu để theo dõi các tin nhắn trong môi trường email tại chỗ của bạn.

Luồng thư trong Microsoft 365

3.5 Báo cáo không phân phối

Báo cáo không phân phối hiển thị mã lỗi gặp nhiều nhất trong các báo cáo không phân phối (còn được gọi là NDR hoặc tin nhắn bị trả lại) cho người dùng trong tổ chức của bạn. Báo cáo này nhằm hiển thị chi tiết về NDR, vì vậy bạn có thể khắc phục sự cố.

Luồng thư trong Microsoft 365

Bạn có thể hiển thị thông tin cho tất cả các mã NDR hoặc một mã cụ thể bằng cách nhấp vào Hiển thị dữ liệu cho. Bạn cũng có thể nhấp vào Xem chi tiết bảng để xem chế độ xem chi tiết hơn như được hiển thị trong sơ đồ sau:

Luồng thư trong Microsoft 365

Khi bạn chọn một hàng trong bảng để xem chi tiết về NDR cụ thể, bạn có thể sử dụng thông tin chi tiết để khắc phục sự cố và thực hiện các hành động cần thiết.

Luồng thư trong Microsoft 365

3.6 Báo cáo tên miền không được chấp nhận

Tương tự như thông tin chi tiết về tên miền của Người gửi, thông tin chi tiết về miền không được chấp nhận sẽ xác định các thư từ tổ chức email tại chỗ của bạn, nhưng miền của người gửi không được định cấu hình là một miền được chấp nhận trong tổ chức Office 365 của bạn.

Office 365 có thể điều tiết các thông báo này nếu chúng tôi có dữ liệu để chứng minh rằng mục đích của các tin nhắn này là độc hại. Do đó, điều quan trọng là bạn phải hiểu những gì đang xảy ra và khắc phục sự cố.

Luồng thư trong Microsoft 365

Khi bạn nhấp vào tiện ích, bạn sẽ được đưa đến báo cáo đầy đủ. Trong báo cáo đầy đủ, nơi bạn có thể nhấp vào Xem chi tiết để xem thông tin trong bảng như được hiển thị trong sơ đồ sau:

Luồng thư trong Microsoft 365

Khi bạn chọn một hàng trong bảng, một tờ rơi sẽ hiển thị cho bạn nhiều chi tiết hơn. Bạn có thể nhấp vào xem tin nhắn mẫu để xem một số tin nhắn được xác định.

3.7 Lưu lượng thư đi và gửi đi

Tiện ích luồng thư đi và gửi đi kết hợp thông tin từ Báo cáo kết nối và Báo cáo tổng quan về TLS trước đây ở một nơi.

Luồng thư trong Microsoft 365

3.7.1  Tin nhắn được bảo vệ trong quá cảnh (bởi TLS)

Tiện ích luồng thư đi và gửi đi hiển thị mã hóa TLS được sử dụng cho kết nối khi thư được gửi đến và từ tổ chức Office 365 của bạn. Các kết nối được thiết lập với các dịch vụ email khác được mã hóa bởi TLS khi TLS được cung cấp bởi cả hai bên. Các widget cung cấp một ảnh chụp nhanh của tuần cuối cùng của dòng thư. Khi bạn nhấp vào Xem chi tiết, thông báo được bảo vệ trong quá trình (bằng TLS) hiển thị cho bạn bảo vệ TLS cho các tin nhắn vào và rời khỏi tổ chức của bạn.

Luồng thư trong Microsoft 365

Hiện tại, TLS 1.2 là phiên bản TLS an toàn nhất được cung cấp bởi Office 365. Thông thường, bạn sẽ cần biết mã hóa TLS đang được sử dụng để kiểm tra tuân thủ. Bạn có thể không có mối quan hệ trực tiếp với hầu hết các máy chủ email nguồn và đích (bạn không sở hữu chúng và Microsoft cũng không), vì vậy bạn không có nhiều tùy chọn để cải thiện mã hóa TLS được sử dụng bởi các máy chủ đó .

3.7.2 Báo cáo kết nối

Khi bạn bấm vào liên kết Báo cáo Trình kết nối từ cửa sổ Thông báo được bảo vệ trong quá trình (bằng TLS), báo cáo sẽ hiển thị thông tin về các thư được gửi đến và từ tổ chức Office 365 của bạn bằng trình kết nối. Bạn sử dụng các trình kết nối giữa các máy chủ email của riêng bạn và Office 365 hoặc các máy chủ của đối tác và Office 365. Âm lượng thư cho mỗi trình kết nối và mã hóa TLS cho kết nối khả dụng. Ngoài ra, bạn cũng có thể xem dữ liệu cho các tin nhắn đã được gửi hoặc nhận trong Office 365 mà không cần sử dụng trình kết nối.

Giao diện Dòng thư hiển thị khối lượng thư qua trình kết nối trong tuần qua. Bạn có thể thay đổi phạm vi ngày bằng cách chọn Bộ lọc trong đó bạn có thể tăng phạm vi lên tối đa 30 ngày. Chế độ xem Tất cả Dòng Thư hiển thị tất cả luồng thư đến và từ tổ chức Office 365 của bạn thông qua tất cả các trình kết nối. Bạn có thể chọn một trình kết nối cụ thể theo tên trong menu thả xuống.

Bạn có thể chọn chế độ xem sử dụng TLS từ trình đơn thả xuống để xem phân tích bảo vệ TLS cho các tin nhắn thông qua trình kết nối. Như với báo cáo Báo cáo tổng quan về TLS, chế độ xem này hiển thị tỷ lệ phần trăm của các phiên bản TLS khác nhau. Đối với các kết nối TLS 1.0, bạn thực sự cần nâng cấp hoặc sửa chữa máy chủ email của mình hoặc máy chủ của đối tác để tránh mọi sự cố khi hỗ trợ TLS 1.0 cuối cùng không được chấp nhận trong Office 365.

Thông tin chi tiết chỉ đến các trình kết nối để giúp bạn chú ý đến các vấn đề mã hóa TLS tiềm năng cho trình kết nối. Thông tin chi tiết là: Không có TLS nào trên 25% hoặc TLS 1.0 trên 50%. Nếu bạn thấy những hiểu biết này, bạn cần điều tra các máy chủ email được liên kết với trình kết nối hoặc liên hệ với tổ chức đối tác của bạn.

 3.8 Báo cáo tin nhắn tự động chuyển tiếp

Báo cáo tin nhắn được chuyển tiếp tự động trong bảng điều khiển dòng thư hiển thị thông tin về các tin nhắn được tự động chuyển tiếp từ tổ chức Office 365 của bạn đến người nhận trong các miền bên ngoài.

Luồng thư trong Microsoft 365

Luồng thư trong Microsoft 365

3.8.1 Chi tiết tin nhắn tự động chuyển tiếp

Khi bạn bấm vào số lượng tin nhắn trong tiện ích, một cửa sổ xuất hiện sẽ hiển thị trạng thái tin nhắn tự động chuyển tiếp. Bạn có thể xem chi tiết bằng cách nhấp vào liên kết Báo cáo chuyển tiếp.

Luồng thư trong Microsoft 365

3.8.2 Thông tin chi tiết

Hai thông tin chi tiết được tạo dựa trên dữ liệu báo cáo: Người dùng chuyển tiếp mới và Miền chuyển tiếp mới. Mỗi thông tin chi tiết cung cấp một bản tóm tắt về số lượng chuyển tiếp hoặc tên miền mới với một liên kết đến Báo cáo chuyển tiếp mới cung cấp chi tiết hơn cho hai loại dữ liệu. Báo cáo chuyển tiếp mới cũng hiển thị chế độ xem dòng thời gian của hoạt động mới và bảng chi tiết xác định ai đã bắt đầu chuyển tiếp và đến các miền nào.

3.9 Thông tin chi tiết vòng lặp thư

Vòng lặp thư rất tệ vì nó gây lãng phí tài nguyên hệ thống, tiêu tốn dung lượng thư của tổ chức của bạn và gửi báo cáo không gửi nhầm lẫn (còn được gọi là NDR hoặc thư bị trả lại) cho người gửi ban đầu. Thông tin chi tiết này báo cáo khi một vòng lặp thư được tìm thấy trong tổ chức của bạn, các tên miền email có liên quan đến vòng lặp và số lượng thư từ ngày trước đó trong vòng lặp.

Luồng thư trong Microsoft 365

Bạn có thể nhấp vào Xem chi tiết để xem chi tiết trong khung xuất phát. Chúng tôi cũng xác định các kịch bản vòng lặp phổ biến nhất và cung cấp các hành động được đề xuất (nếu có) để khắc phục vòng lặp.

Luồng thư trong Microsoft 365

3.10 Thông tin chi tiết về quy tắc luồng thư chậm

Quy tắc luồng thư không hiệu quả (còn được gọi là quy tắc vận chuyển) có thể dẫn đến sự chậm trễ dòng thư cho tổ chức của bạn. Cái nhìn sâu sắc này báo cáo các quy tắc dòng thư có ảnh hưởng đến luồng thư của tổ chức của bạn. Ví dụ về các loại quy tắc này là:

  • Điều kiện sử dụng Là thành viên của các nhóm lớn.
  • Các điều kiện sử dụng khớp mẫu biểu thức chính quy (regex) phức tạp.
  • Điều kiện sử dụng kiểm tra nội dung trong tệp đính kèm.

Thông tin chi tiết sẽ giúp bạn xác định và tinh chỉnh các quy tắc dòng thư để giúp giảm độ trễ dòng thư.

Luồng thư trong Microsoft 365

Khi bạn bấm vào Xem chi tiết, một cửa sổ xuất hiện sẽ xuất hiện nơi bạn có thể xem lại quy tắc. Trong khung flyout, cũng có thể nhấp vào xem các tin nhắn mẫu để xem loại tin nhắn nào bị ảnh hưởng bởi quy tắc này.

Luồng thư trong Microsoft 365

Bài viết thuộc về: Office365vietnam.info

 

Ý kiến của bạn:

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.