Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365 cung cấp cho tổ chức một giải pháp quản lý các hồ sơ quang trọng về pháp lý nghĩa vụ, thể hiện sự tuân thủ các quy định và tăng hiệu quả với việc xử lý thường xuyên các mặt hàng không còn cần phải giữ lại, không còn giá trị hoặc không còn cần thiết cho mục đích của doanh nghiệp mục.

Giải pháp quản lý hồ sơ hỗ trợ các yếu tố sau:

  • Di chuyển và quản lý gói lưu giữ của bạn với gói tệp và sử dụng trình quản lý gói tệp để mang lại kế hoạch lưu giữ hiện tại của bạn hoặc xây dựng mới với các mô tả tệp và mở rộng phân cấp.
  • Thiết lập các chính sách lưu giữ và xóa trong nhãn hồ sơ. Xác định thời gian lưu giữ và thời gian xử lý dựa trên nhiều yếu tố bao gồm ngày sửa đổi hoặc tạo lần cuối.
  • Lưu giữ dựa trên sự kiện với duy trì dựa trên sự kiện.
  • Dán và xuất nhãn hồ sơ sẽ được áp dụng bởi người dùng cuối hoặc tự động áp dụng nhãn hồ sơ cho các mục có chứa thông tin nhạy cảm, từ khóa hoặc loại nội dung cụ thể
  • Xem xét các mục đã xử lý và xuất báo cáo xử lý để xác nhận và báo cáo thêm.
  • Đặt quyền cụ thể cho các chức năng của trình quản lý hồ sơ trong tổ chức của bạn để có quyền truy cập phù hợp.

Với giải pháp quản lý hồ sơ trong Microsoft 365, bạn có thể kết hợp lịch lưu giữ tổ chức của bạn vào kế hoạch tệp để quản lý lưu giữ, khai báo hồ sơ và bố trí để hỗ trợ vòng đời nội dung đầy đủ.

1. Tổng quan về quản lý hồ sơ theo kế hoạch tập tin

Trình quản lý gói tệp cung cấp các khả năng quản lý nâng, chính sách nhãn lưu giữ và cung cấp một cách tích hợp để duyệt qua nhãn và hoạt động từ nhãn đến nội dung cho toàn bộ vòng đời nội dung của bạn – từ việc tạo, thông qua cộng tác, khai báo, lưu giữ và cuối cùng là xử lý .

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

1.1 Truy cập trình quản lý hồ sơ

Có hai yêu cầu để truy cập trình gói quản lí hồ sơ, đó là:

  • Đăng ký Office 365 Enterprise E5.
  • Người dùng đã được chỉ định một trong các vai trò sau của Trung tâm tuân thủ & bảo mật: Quản lý duy trì và trình quản lý duy trì chỉ xem

1.2 Nhãn duy trì mặc định và chính sách nhãn

Nếu không có nhãn lưu giữ trong Trung tâm tuân thủ & bảo mật, lần đầu tiên bạn chọn gói Tệp trong điều hướng bên trái, điều này sẽ tạo ra một chính sách nhãn gọi là Chính sách xuất bản quản trị dữ liệu mặc định.

Chính sách nhãn này chứa ba nhãn duy trì:

  • Thủ tục hoạt động
  • Kinh doanh tổng hợp
  • Thỏa thuận hợp đồng

Các nhãn lưu giữ này được cấu hình chỉ để giữ lại nội dung, không xóa nội dung. Chính sách nhãn này sẽ được xuất bản cho toàn bộ tổ chức và có thể bị vô hiệu hóa hoặc xóa.

Bạn có thể xác định ai đã mở trình quản lý gói tệp và khởi động trải nghiệm chạy đầu tiên bằng cách xem lại nhật ký kiểm toán cho các hoạt động Tạo chính sách duy trìTạo cấu hình duy trì cho chính sách duy trì.

1.3 Điều hướng kế hoạch tập tin của bạn

Trình quản lý gói tệp giúp dễ dàng xem và xem các cài đặt của tất cả các nhãn và chính sách lưu giữ của bạn từ một chế độ xem.

Lưu ý rằng các nhãn lưu giữ được tạo bên ngoài gói tệp sẽ có sẵn trong gói tệp và ngược lại.

Trên tab nhãn gói tệp, có sẵn các thông tin và khả năng bổ sung sau:

1.3.1 Cột cài đặt nhãn

Dựa trên việc xác định loại kích hoạt sẽ bắt đầu thời gian lưu giữ. Các giá trị hợp lệ là:

  • Biến cố
  • Khi được tạo
  • Khi sửa đổi lần cuối
  • Khi được dán nhãn

Bản ghi xác định nếu mục sẽ trở thành một bản ghi khai báo khi nhãn được áp dụng. Các giá trị hợp lệ là:

  • Không
  • Vâng
  • Có (Quy định)

Duy trì xác định loại duy trì. Các giá trị hợp lệ là:

  • Giữ
  • Giữ và xóa
  • Xóa bỏ

Bố trí xác định những gì sẽ xảy ra với nội dung vào cuối thời gian lưu giữ. Các giá trị hợp lệ là:

  • Vô giá trị
  • Không có hành động
  • Tự động xóa
  • Yêu cầu đánh giá (còn gọi là đánh giá bố trí)

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

1.3.2 Các cột mô tả kế hoạch tập tin nhãn duy trì

Bây giờ bạn có thể tổng hợp nhiều thông tin hơn trong cấu hình của nhãn lưu giữ của bạn. Chèn mô tả kế hoạch tệp vào nhãn lưu giữ sẽ cải thiện khả năng quản lý và tổ chức kế hoạch tệp của bạn.

Để giúp bạn bắt đầu, trình quản lý gói tệp cung cấp một số giá trị bên ngoài cho: Chức năng / bộ phận, Danh mục, loại quyền và Cung cấp / trích dẫn. Bạn có thể thêm các giá trị mô tả kế hoạch tệp mới khi tạo hoặc chỉnh sửa nhãn lưu giữ.

Dưới đây là chế độ xem của bước mô tả kế hoạch tệp khi tạo hoặc chỉnh sửa nhãn lưu giữ.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Dưới đây là chế độ xem các cột mô tả kế hoạch tệp trên tab nhãn của trình quản lý gói tệp.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

1.4 Xuất tất cả các nhãn duy trì hiện có để phân tích và / hoặc thực hiện đánh giá ngoại tuyến

Từ trình quản lý gói tệp, bạn có thể xuất chi tiết của tất cả các nhãn lưu giữ thành tệp .csv để hỗ trợ bạn trong việc tạo điều kiện đánh giá tuân thủ định kỳ với các bên liên quan quản trị dữ liệu trong tổ chức của bạn.

Để xuất tất cả các nhãn lưu giữ, hãy chuyển đến Trình quản lý gói tệp> hành động kế hoạch tệp> xuất nhãn.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Tệp * .csv chứa tất cả các nhãn lưu giữ hiện có sẽ mở.

1.5 Nhập nhãn lưu giữ vào gói tệp của bạn

Từ trình quản lý gói tệp, bạn có thể nhập hàng loạt nhãn lưu giữ mới cũng như sửa đổi nhãn lưu giữ hiện có. Để nhập nhãn lưu giữ mới và cập nhật nhãn lưu giữ hiện có, hãy chuyển đến trình quản lý gói tệp> hành động kế hoạch tệp> nhập nhãn.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Tải xuống một mẫu trống (hoặc bắt đầu từ việc xuất gói gói hiện tại của bạn).

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Điền vào mẫu (sắp có: thông tin tham khảo về các kết hợp giá trị hợp lệ cho một nhãn duy trì).

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Tải lên mẫu đã điền và trình quản lý gói tệp sẽ xác thực các mục nhập và hiển thị số liệu thống kê nhập.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Trong trường hợp có lỗi xác thực, nhập gói kế hoạch tệp sẽ tiếp tục xác thực mọi mục nhập trong tệp nhập và hiển thị tất cả các lỗi tham chiếu số dòng / hàng trong tệp nhập, sao chép kết quả lỗi được hiển thị để bạn có thể dễ dàng quay lại nhập tập tin và sửa lỗi.

Khi quá trình nhập hoàn tất, hãy quay lại trình quản lý gói tệp để liên kết các nhãn lưu giữ mới với các chính sách nhãn lưu giữ mới hoặc hiện có.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

2. Tổng quan về chính sách duy trì

Đối với hầu hết các tổ chức, khối lượng và độ phức tạp của dữ liệu của họ đang tăng lên hàng ngày – email, tài liệu, tin nhắn tức thời, v.v. Quản lý  hiệu quả thông tin này rất quan trọng vì bạn cần:

  • Tuân thủ chủ động các quy định của ngành và chính sách nội bộ yêu cầu bạn giữ lại nội dung trong một khoảng thời gian tối thiểu – ví dụ: Đạo luật Sarbanes-Oxley có thể yêu cầu bạn giữ lại một số loại nội dung nhất định trong bảy năm.
  • Giảm rủi ro của bạn trong trường hợp kiện tụng hoặc vi phạm an ninh bằng cách xóa vĩnh viễn nội dung cũ mà bạn không còn cần phải giữ.
  • Giúp tổ chức của bạn chia sẻ kiến ​​thức hiệu quả và nhanh nhẹn hơn bằng cách đảm bảo rằng người dùng của bạn chỉ làm việc với nội dung hiện tại và phù hợp với họ.

Chính sách duy trì có thể giúp bạn đạt được tất cả các mục tiêu này. Quản lý nội dung thường yêu cầu hai hành động:

  • Giữ lại nội dung để nó không thể bị xóa vĩnh viễn trước khi kết thúc thời gian lưu giữ.
  • Xóa nội dung vĩnh viễn vào cuối thời gian lưu giữ.

Với chính sách duy trì, bạn có thể:

  • Quyết định chủ động xem có giữ lại nội dung, xóa nội dung hay cả hai – giữ lại và sau đó xóa nội dung.
  • Áp dụng một chính sách duy nhất cho toàn bộ tổ chức hoặc chỉ các địa điểm hoặc người dùng cụ thể.
  • Áp dụng chính sách cho tất cả nội dung hoặc chỉ nội dung đáp ứng các điều kiện nhất định, chẳng hạn như nội dung chứa từ khóa cụ thể hoặc các loại thông tin nhạy cảm cụ thể.

Khi nội dung tuân theo chính sách duy trì, mọi người có thể tiếp tục chỉnh sửa và làm việc với nội dung như không có gì thay đổi vì nội dung được giữ nguyên tại vị trí ban đầu. Nhưng nếu ai đó chỉnh sửa hoặc xóa nội dung tuân theo chính sách, một bản sao sẽ được lưu vào một vị trí an toàn nơi nó được giữ lại trong khi chính sách có hiệu lực.

Cuối cùng, một số tổ chức có thể cần tuân thủ các quy định như Quy tắc 17a-4 của Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch Hoa Kỳ (SEC), yêu cầu rằng sau khi chính sách duy trì được bật, không thể tắt hoặc thực hiện ít hạn chế hơn. Để đáp ứng yêu cầu này, bạn có thể sử dụng Khóa bảo quản. Sau khi chính sách bị khóa, không một người dùng nào kể cả quản trị viên có thể tắt chính sách hoặc làm cho nó ít bị hạn chế hơn.

Bạn tạo và quản lý các chính sách duy trì trên:

  • Trang chính sách trong trung tâm tuân thủ Microsoft 365.
  • Trang duy trì trong phần Quản trị dữ liệu trong Trung tâm tuân thủ & bảo mật của Office 365.

2.1 Làm thế nào một chính sách duy trì hoạt động với nội dung tại chỗ

Khi bạn bao gồm một vị trí như trang web hoặc hộp thư trong chính sách lưu giữ, nội dung vẫn ở vị trí ban đầu. Mọi người có thể tiếp tục làm việc với các tài liệu hoặc thư của họ như thể không có gì thay đổi. Nhưng nếu họ chỉnh sửa hoặc xóa nội dung có trong chính sách, một bản sao nội dung tồn tại khi bạn áp dụng chính sách sẽ được giữ lại.

Đối với các tuyển tập trang SharePoint, một bản sao của nội dung gốc được giữ lại trong thư viện Preservation Hold khi người dùng chỉnh sửa hoặc xóa nó; đối với email và thư mục công cộng, bản sao được giữ lại trong thư mục Mục có thể phục hồi. Những vị trí an toàn và nội dung được giữ lại không thể nhìn thấy đối với hầu hết mọi người. Với chính sách duy trì, mọi người thậm chí không cần biết rằng nội dung của họ phải tuân theo chính sách.

Ghi chú:

  • Nội dung nhóm (trò chuyện) được lưu trữ trong Exchange, nơi chính sách được áp dụng dựa trên loại tin nhắn (email hoặc cuộc hội thoại).
  • Chính sách duy trì được áp dụng cho nhóm Office 365 bao gồm cả hộp thư nhóm và trang web.

2.1.1 Nội dung trong tài khoản OneDrive và các trang SharePoint

Chính sách duy trì được áp dụng ở cấp độ của tuyển tập trang. Khi bạn bao gồm tuyển tập trang SharePoint hoặc tài khoản OneDrive trong chính sách lưu giữ, thư viện Giữ bảo tồn sẽ được tạo, nếu không tồn tại. Bạn có thể xem thư viện này trên trang nội dung Trang trong trang web cấp cao nhất của tuyển tập trang. Hầu hết người dùng không thể xem thư viện Preservation Hold vì nó chỉ hiển thị cho quản trị viên tuyển tập trang.

Nếu một người cố gắng thay đổi hoặc xóa nội dung trong một trang web tuân theo chính sách duy trì, trước tiên, chính sách sẽ kiểm tra xem nội dung đó có bị thay đổi hay không kể từ khi chính sách được áp dụng. Nếu đây là thay đổi đầu tiên kể từ khi chính sách được áp dụng, chính sách lưu giữ sẽ sao chép nội dung vào thư viện Giữ bảo quản và sau đó cho phép người đó thay đổi hoặc xóa nội dung gốc. Lưu ý rằng mọi nội dung trong tuyển tập trang đều có thể được sao chép vào thư viện Preservation Hold, ngay cả khi nội dung không khớp với truy vấn được sử dụng bởi chính sách lưu giữ.

Sau đó, một công việc hẹn giờ dọn dẹp thư viện Preservation Hold. Công việc hẹn giờ chạy định kỳ và so sánh tất cả nội dung trong thư viện Preservation Hold với tất cả các truy vấn được sử dụng bởi các chính sách duy trì trên trang web. Trừ khi nội dung khớp với ít nhất một trong các truy vấn, công việc hẹn giờ sẽ xóa vĩnh viễn nội dung khỏi thư viện Giữ bảo tồn.

Cái trước áp dụng cho nội dung tồn tại khi chính sách duy trì được áp dụng. Ngoài ra, bất kỳ nội dung mới nào được tạo hoặc thêm vào tuyển tập trang sau khi được đưa vào chính sách sẽ được giữ lại sau khi xóa. Tuy nhiên, nội dung mới không được sao chép vào thư viện Preservation Hold lần đầu tiên được chỉnh sửa, chỉ khi nó bị xóa. Để giữ lại tất cả các phiên bản của một tệp, bạn cần bật phiên bản – xem phần bên dưới về phiên bản.

Lưu ý rằng người dùng sẽ nhận được lỗi nếu họ cố xóa thư viện, danh sách, thư mục hoặc trang web có chính sách duy trì. Người dùng có thể xóa thư mục nếu lần đầu tiên họ di chuyển hoặc xóa bất kỳ tệp nào trong thư mục tuân theo chính sách. Cũng lưu ý rằng thư viện Preservation Hold chỉ được tạo khi mục đầu tiên cần được sao chép vào thư viện – không phải khi bạn tạo chính sách duy trì. Do đó, để kiểm tra chính sách của bạn, trước tiên bạn cần chỉnh sửa hoặc xóa tài liệu trong một trang theo chủ đề của chính sách, sau đó duyệt đến thư viện Preservation Hold để xem bản sao được giữ lại.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Sau khi chính sách duy trì được gán cho tài khoản OneDrive hoặc trang SharePoint, nội dung có thể đi theo một trong hai đường dẫn:

  1. Nếu nội dung bị sửa đổi hoặc bị xóa trong thời gian lưu giữ, một bản sao của nội dung ban đầu tồn tại khi chính sách lưu giữ được gán sẽ được tạo trong thư viện Giữ bảo quản. Ở đó, một công việc hẹn giờ chạy định kỳ và xác định các mục đã hết thời gian lưu giữ và các mục đó được chuyển đến Thùng rác giai đoạn hai, nơi chúng bị xóa vĩnh viễn vào cuối 93 ngày. Lưu ý rằng thùng rác giai đoạn hai không hiển thị cho người dùng cuối (chỉ có Thùng rác giai đoạn đầu), nhưng quản trị viên tuyển tập trang có thể xem và khôi phục nội dung từ đó.
  2. Nếu nội dung không được sửa đổi hoặc xóa trong thời gian lưu giữ, nó sẽ được chuyển sang thùng rác giai đoạn đầu vào cuối giai đoạn lưu giữ. Nếu người dùng xóa nội dung từ đó hoặc làm trống Thùng rác này (còn được gọi là thanh trừng), tài liệu sẽ được chuyển sang Thùng rác giai đoạn hai. Thời hạn lưu giữ 93 ngày kéo dài cả thùng rác thứ nhất và thứ hai. Vào cuối 93 ngày, tài liệu sẽ bị xóa vĩnh viễn khỏi bất kỳ nơi nào nó tồn tại, trong Thùng rác giai đoạn đầu hoặc giai đoạn thứ hai. Lưu ý rằng Thùng rác không được lập chỉ mục và do đó các tìm kiếm không tìm thấy nội dung ở đó. Điều này có nghĩa là tổ chức Khám phá Điện tử không thể định vị bất kỳ nội dung nào trong Thùng rác để giữ nội dung đó.

2.1.2 Nội dung trong hộp thư và thư mục công cộng

Đối với thư, lịch và các mục khác của người dùng, chính sách lưu giữ được áp dụng ở cấp độ của hộp thư. Đối với thư mục chung, chính sách lưu giữ được áp dụng ở cấp thư mục, không phải ở cấp hộp thư. Cả hộp thư và thư mục công cộng đều sử dụng thư mục Mục có thể phục hồi để giữ lại các mục. Chỉ những người đã được chỉ định quyền Khám phá Điện tử mới có thể xem các mục trong thư mục Các mục có thể phục hồi của người dùng khác.

Theo mặc định, khi một người xóa một tin nhắn trong một thư mục khác với thư mục Các mục đã xóa, tin nhắn sẽ được chuyển đến thư mục Các mục đã xóa. Khi một người xóa một mục trong thư mục Các mục đã xóa, tin nhắn sẽ được chuyển đến thư mục Các mục có thể phục hồi. Ngoài ra, một người có thể xóa một mục mềm (SHIFT + DELETE) trong bất kỳ thư mục nào, bỏ qua thư mục Các mục đã xóa và di chuyển mục trực tiếp vào thư mục Mục có thể phục hồi.

Một quy trình định kỳ đánh giá các mục trong thư mục Mục có thể phục hồi. Nếu một mục không khớp với quy tắc của ít nhất một chính sách lưu giữ, mục đó sẽ bị xóa vĩnh viễn (còn được gọi là xóa cứng) khỏi thư mục Mục có thể phục hồi.

Khi một người cố gắng thay đổi một số thuộc tính của một mục hộp thư – chẳng hạn như chủ đề, nội dung, tệp đính kèm, người gửi và người nhận hoặc ngày gửi hoặc nhận tin nhắn – một bản sao của mục gốc được lưu vào thư mục Mục có thể phục hồi trước thay đổi được cam kết. Điều này xảy ra cho mỗi thay đổi tiếp theo. Vào cuối thời gian lưu giữ, các bản sao trong thư mục Mục có thể phục hồi sẽ bị xóa vĩnh viễn.

Nếu người dùng rời khỏi tổ chức của bạn và hộp thư của họ được bao gồm trong chính sách lưu giữ, hộp thư sẽ trở thành hộp thư không hoạt động khi tài khoản Office 365 của người dùng bị xóa. Nội dung của hộp thư không hoạt động vẫn phải tuân theo bất kỳ chính sách lưu giữ nào được đặt trên hộp thư trước khi nó không hoạt động và nội dung có sẵn cho tìm kiếm Khám phá Điện tử. Để biết thêm thông tin, hãy xem hộp thư không hoạt động trong Exchange Online.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Sau khi chính sách lưu giữ được gán cho hộp thư hoặc thư mục chung, nội dung có thể đi theo một trong hai đường dẫn:

  1. Nếu mục bị sửa đổi hoặc xóa vĩnh viễn bởi người dùng (SHIFT + DELETE hoặc bị xóa khỏi Mục đã xóa) trong thời gian lưu, mục đó sẽ được di chuyển (hoặc sao chép, trong trường hợp chỉnh sửa) vào thư mục Mục có thể phục hồi. Ở đó, một quy trình chạy định kỳ và xác định các mục đã hết thời gian lưu và các mục này sẽ bị xóa vĩnh viễn trong vòng 14 ngày kể từ ngày kết thúc thời gian lưu. Lưu ý rằng 14 ngày là cài đặt mặc định, nhưng nó có thể được cấu hình tối đa 30 ngày.
  2. Nếu mục không bị sửa đổi hoặc bị xóa trong thời gian lưu giữ, quy trình tương tự sẽ chạy định kỳ trên tất cả các thư mục trong hộp thư và xác định các mục đã hết thời gian lưu và các mục này sẽ bị xóa vĩnh viễn trong vòng 14 ngày kể từ khi kết thúc thời gian lưu. Lưu ý rằng 14 ngày là cài đặt mặc định nhưng nó có thể được cấu hình tối đa 30 ngày.

2.2 Chính sách duy trì hoạt động như thế nào với các phiên bản tài liệu trong tuyển tập trang

Phiên bản là một tính năng của tất cả các thư viện tài liệu trong SharePoint Online và OneDrive for Business. Theo mặc định, phiên bản giữ lại tối thiểu năm trăm phiên bản chính, mặc dù bạn có thể tăng giới hạn này. Để biết thêm thông tin, hãy xem Bật và định cấu hình phiên bản cho danh sách hoặc thư viện.

Chính sách lưu giữ giữ lại tất cả các phiên bản của tài liệu trong tuyển tập trang SharePoint hoặc tài khoản OneDrive. Mỗi khi một tài liệu theo chính sách lưu giữ được chỉnh sửa hoặc xóa, một phiên bản sẽ được sao chép vào thư viện Preservation Hold. Mỗi phiên bản của một tài liệu trong thư viện Preservation Hold tồn tại dưới dạng một mục riêng biệt với thời gian lưu giữ riêng:

Nếu chính sách lưu giữ dựa trên thời điểm nội dung được tạo, mỗi phiên bản có cùng ngày hết hạn với tài liệu gốc. Các tài liệu gốc và các phiên bản của nó đều hết hạn cùng một lúc.

Nếu chính sách lưu giữ dựa trên thời điểm nội dung được sửa đổi lần cuối, mỗi phiên bản có ngày hết hạn riêng dựa trên thời điểm tài liệu gốc được sửa đổi để tạo phiên bản đó. Các tài liệu gốc và các phiên bản của nó hết hạn độc lập với nhau.

2.3 Giữ lại nội dung trong một khoảng thời gian cụ thể

Với chính sách duy trì, bạn có thể giữ lại nội dung vô thời hạn hoặc trong một số ngày, tháng hoặc năm cụ thể. Lưu ý rằng thời lượng được giữ lại trong bao lâu được tính từ tuổi của nội dung, chứ không phải từ khi áp dụng chính sách duy trì. Bạn có thể chọn độ tuổi dựa trên thời điểm nội dung được tạo hoặc (đối với OneDrive và SharePoint) khi nó được sửa đổi lần cuối.

Ví dụ: nếu bạn muốn giữ lại nội dung trong tuyển tập trang trong bảy năm kể từ lần sửa đổi cuối cùng và một tài liệu trong tuyển tập trang đó đã không được sửa đổi trong sáu năm, tài liệu sẽ chỉ được giữ lại trong một năm nữa nếu không sửa đổi. Nếu tài liệu được chỉnh sửa lại, tuổi của tài liệu được tính từ ngày sửa đổi mới nhất và nó sẽ được giữ lại trong bảy năm nữa.

Tương tự, nếu bạn muốn giữ lại nội dung trong hộp thư trong bảy năm và một tin nhắn đã được gửi sáu năm trước, tin nhắn sẽ được giữ lại chỉ trong một năm. Đối với nội dung Trao đổi, tuổi luôn dựa trên ngày nhận hoặc gửi (chúng giống nhau). Giữ lại nội dung dựa trên thời điểm sửa đổi lần cuối chỉ áp dụng cho nội dung trang trong OneDrive và SharePoint.

Bạn có thể chọn xem bạn có muốn xóa nội dung vĩnh viễn vào cuối thời gian lưu giữ hay không. Chính sách duy trì cũng có thể chỉ cần xóa nội dung cũ mà không giữ lại – xem phần tiếp theo.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

2.4 Xóa nội dung cũ hơn một độ tuổi cụ thể

Chính sách duy trì có thể vừa giữ lại vừa xóa nội dung hoặc đơn giản là xóa nội dung cũ mà không giữ lại.

Nếu chính sách duy trì của bạn xóa nội dung, điều quan trọng là phải hiểu rằng khoảng thời gian được chỉ định cho chính sách lưu giữ được tính từ thời điểm nội dung được tạo hoặc sửa đổi, không phải là thời điểm kể từ khi chính sách được chỉ định.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Ví dụ: giả sử bạn tạo chính sách duy trì xóa nội dung sau ba năm và sau đó gán chính sách đó cho tất cả các tài khoản OneDrive, có chứa nhiều nội dung được tạo bốn hoặc năm năm trước. Trong trường hợp này, rất nhiều nội dung sẽ bị xóa ngay sau khi gán chính sách duy trì lần đầu tiên. Vì lý do này, chính sách duy trì xóa nội dung có thể có tác động đáng kể đến nội dung của bạn.

Do đó, trước khi bạn gán chính sách duy trì cho tuyển tập trang lần đầu tiên, trước tiên bạn nên xem xét độ tuổi của nội dung hiện có và cách chính sách có thể tác động đến nội dung đó. Bạn cũng có thể muốn truyền đạt chính sách mới cho người dùng của mình trước khi chỉ định chính sách đó, để cho họ thời gian để đánh giá tác động có thể có. Lưu ý cảnh báo này xuất hiện khi bạn xem lại cài đặt cho chính sách duy trì của mình ngay trước khi tạo.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

2.5 Cài đặt nâng cao chỉ áp dụng chính sách cho nội dung đáp ứng một số điều kiện nhất định

Chính sách duy trì có thể áp dụng cho tất cả nội dung ở các vị trí mà nó bao gồm hoặc bạn có thể chọn chỉ áp dụng chính sách duy trì cho nội dung có chứa từ khóa cụ thể hoặc các loại thông tin nhạy cảm cụ thể.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

2.5.1 Giữ lại nội dung có chứa các từ khóa cụ thể

Bạn chỉ có thể áp dụng chính sách duy trì cho nội dung thỏa mãn một số điều kiện nhất định và sau đó thực hiện các hành động duy trì đối với nội dung đó. Các điều kiện hiện có hỗ trợ áp dụng chính sách duy trì cho nội dung có chứa các từ hoặc cụm từ cụ thể. Bạn có thể tinh chỉnh truy vấn của mình bằng cách sử dụng các toán tử tìm kiếm như AND, OR và NOT. Để biết thêm thông tin về các toán tử này, hãy xem Truy vấn từ khóa và điều kiện tìm kiếm cho Tìm kiếm nội dung.

Hỗ trợ để thêm các thuộc tính có thể tìm kiếm (ví dụ: chủ đề 🙂 sắp ra mắt.

Lưu ý rằng lưu giữ dựa trên truy vấn sử dụng chỉ mục tìm kiếm để xác định nội dung.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

2.5.2 Giữ lại nội dung chứa thông tin nhạy cảm

Bạn cũng có thể áp dụng chính sách duy trì cho nội dung có chứa các loại thông tin nhạy cảm cụ thể. Ví dụ: bạn có thể chọn chỉ áp dụng các yêu cầu duy trì duy nhất cho nội dung chứa thông tin nhận dạng cá nhân (PII), chẳng hạn như số nhận dạng người nộp thuế, số an sinh xã hội hoặc số hộ chiếu.

Ghi chú:

  • Duy trì nâng cao cho thông tin nhạy cảm không áp dụng cho các thư mục công cộng Exchange hoặc Skype for Business vì các vị trí đó không hỗ trợ các loại thông tin nhạy cảm.
  • Bạn nên hiểu rằng Exchange Online sử dụng quy tắc luồng thư (còn được gọi là quy tắc vận chuyển) để xác định thông tin nhạy cảm, do đó, điều này chỉ hoạt động trên các thư đang chuyển – không phải trên tất cả các mục đã được lưu trong hộp thư. Đối với Exchange Online, điều này có nghĩa là chính sách lưu giữ có thể xác định thông tin nhạy cảm và chỉ thực hiện các hành động lưu giữ đối với các thư nhận được sau khi chính sách được áp dụng cho hộp thư. (Lưu ý rằng lưu giữ dựa trên truy vấn được mô tả trong phần trước không có giới hạn này vì nó sử dụng chỉ mục tìm kiếm để xác định nội dung.)

2.6 Áp dụng chính sách duy trì cho toàn bộ tổ chức hoặc các địa điểm cụ thể

Bạn có thể dễ dàng áp dụng chính sách duy trì cho toàn bộ tổ chức, toàn bộ địa điểm hoặc chỉ cho các địa điểm hoặc người dùng cụ thể.

2.6.1 Chính sách toàn Org

Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của chính sách duy trì là theo mặc định, nó áp dụng cho các vị trí trên Office 365, bao gồm: Trao đổi email, bộ sưu tập trang SharePoint, tài khoản OneDrive, các nhóm Office 365 (áp dụng cho nội dung trong hộp thư, trang web và tài liệu của nhóm. Sắp có hỗ trợ cho nội dung trong Planner, Yammer và CRM.) và trao đổi thư mục công cộng.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Các tính năng quan trọng khác của chính sách duy trì toàn diện bao gồm:

  • Không có giới hạn đối với số lượng hộp thư hoặc trang web mà chính sách có thể bao gồm.
  • Đối với Exchange, mọi hộp thư mới được tạo sau khi áp dụng chính sách sẽ tự động kế thừa chính sách.

2.6.2 Chính sách áp dụng cho toàn bộ địa điểm

Khi bạn chọn vị trí, bạn có thể dễ dàng bao gồm hoặc loại trừ toàn bộ vị trí, chẳng hạn như email Exchange hoặc tài khoản OneDrive. Để làm như vậy, chỉ cần bật hoặc tắt Trạng thái của vị trí đó.

Giống như một chính sách toàn diện, nếu một chính sách áp dụng cho bất kỳ sự kết hợp nào của toàn bộ các vị trí, thì không có giới hạn đối với số lượng hộp thư hoặc trang web mà chính sách có thể bao gồm. Ví dụ: nếu một chính sách bao gồm tất cả email Exchange và tất cả các trang SharePoint, tất cả các trang và hộp thư sẽ được đưa vào, bất kể có bao nhiêu. Và đối với Exchange, mọi hộp thư mới được tạo sau khi áp dụng chính sách sẽ tự động kế thừa chính sách.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

2.6.3 Chính sách áp dụng cho toàn bộ địa điểm

Khi bạn chọn vị trí, bạn có thể dễ dàng bao gồm hoặc loại trừ toàn bộ vị trí, chẳng hạn như email Exchange hoặc tài khoản OneDrive. Để làm như vậy, chỉ cần bật hoặc tắt Trạng thái của vị trí đó.

Giống như một chính sách toàn diện, nếu một chính sách áp dụng cho bất kỳ sự kết hợp nào của toàn bộ các vị trí, thì không có giới hạn đối với số lượng hộp thư hoặc trang web mà chính sách có thể bao gồm. Ví dụ: nếu một chính sách bao gồm tất cả email Exchange và tất cả các trang SharePoint, tất cả các trang và hộp thư sẽ được đưa vào, bất kể có bao nhiêu. Và đối với Exchange, mọi hộp thư mới được tạo sau khi áp dụng chính sách sẽ tự động kế thừa chính sách.

2.6.4 Một chính sách bao gồm hoặc loại trừ cụ thể

Bạn cũng có thể áp dụng chính sách duy trì cho người dùng cụ thể. Để làm như vậy, hãy bật Trạng thái của vị trí đó và sau đó sử dụng các liên kết để bao gồm hoặc loại trừ người dùng cụ thể, các nhóm Office 365 hoặc vị trí.

Tuy nhiên, lưu ý rằng các giới hạn sau tồn tại đối với chính sách duy trì bao gồm hoặc loại trừ hơn 1.000 người dùng cụ thể:

  • Chính sách duy trì như vậy có thể chứa không quá 1.000 hộp thư và 100 bộ sưu tập trang web.
  • Một người thuê nhà có thể chứa không quá 10.000 chính sách duy trì.

Mặc dù các giới hạn này tồn tại, hãy hiểu rằng bạn có thể vượt qua các giới hạn này bằng cách áp dụng chính sách toàn diện hoặc chính sách áp dụng cho toàn bộ các địa điểm.

2.6.5 Địa điểm Skype

Không giống như email Exchange, bạn không thể đơn giản chuyển trạng thái của vị trí Skype để bao gồm tất cả người dùng, nhưng bạn có thể bật vị trí đó và sau đó chọn thủ công những người dùng có cuộc hội thoại mà bạn muốn giữ lại.

Khi bạn chọn người dùng Skype for Business, bạn có thể nhanh chóng bao gồm tất cả người dùng bằng cách chọn hộp Tên trong tiêu đề cột – tuy nhiên, điều quan trọng là phải hiểu rằng mỗi người dùng được tính là một chính sách cụ thể. Do đó, nếu bạn bao gồm hơn 1.000 người dùng, các giới hạn được ghi chú trong phần trước sẽ được áp dụng. Chọn tất cả người dùng Skype ở đây không giống như một chính sách toàn diện có thể bao gồm tất cả người dùng Skype theo mặc định.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

 

Lưu ý rằng Lịch sử hội thoại, một thư mục trong Outlook, là một tính năng không liên quan gì đến việc lưu trữ Skype. Lịch sử hội thoại có thể bị tắt bởi người dùng cuối, nhưng việc lưu trữ cho Skype được thực hiện bằng cách lưu trữ một bản sao của các cuộc hội thoại Skype trong một thư mục ẩn không thể truy cập được đối với người dùng nhưng có sẵn cho Khám phá Điện tử.

2.6.6 Vị trí nhóm Office 365

Để giữ lại nội dung cho nhóm Office 365, bạn cần sử dụng vị trí nhóm Office 365. Mặc dù nhóm Office 365 có hộp thư Exchange, chính sách duy trì bao gồm toàn bộ vị trí Exchange sẽ không bao gồm nội dung trong hộp thư nhóm Office 365. Chính sách duy trì được áp dụng cho nhóm Office 365 bao gồm cả hộp thư nhóm và trang web.

Ngoài ra, không thể sử dụng vị trí Exchange để bao gồm hoặc loại trừ hộp thư nhóm cụ thể. Mặc dù ban đầu, vị trí Exchange cho phép chọn hộp thư nhóm, nhưng khi bạn cố lưu chính sách lưu giữ, bạn sẽ nhận được lỗi “RemotegroupMailbox” không phải là lựa chọn hợp lệ cho vị trí Exchange.

2.6.7 Địa điểm đội

Bạn có thể sử dụng chính sách duy trì để giữ lại các cuộc trò chuyện và tin nhắn kênh trong Nhóm. Trò chuyện nhóm được lưu trữ trong một thư mục ẩn trong hộp thư của mỗi người dùng có trong trò chuyện và tin nhắn kênh của Nhóm được lưu trữ trong một thư mục ẩn tương tự trong hộp thư nhóm cho nhóm. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải hiểu rằng Nhóm sử dụng dịch vụ trò chuyện do Azure cung cấp cũng lưu trữ dữ liệu này và theo mặc định, dịch vụ này lưu trữ dữ liệu mãi mãi. Vì lý do này, chúng tôi thực sự khuyên bạn nên sử dụng vị trí Nhóm để giữ lại và xóa dữ liệu Nhóm. Sử dụng vị trí Nhóm sẽ xóa vĩnh viễn dữ liệu khỏi cả hộp thư Exchange và dịch vụ trò chuyện được hỗ trợ Azure bên dưới. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tổng quan về bảo mật và tuân thủ trong Nhóm Microsoft.

Lưu ý rằng các cuộc trò chuyện nhóm và tin nhắn kênh không bị ảnh hưởng bởi các chính sách lưu giữ được áp dụng cho hộp thư của người dùng hoặc nhóm trong các vị trí của nhóm Exchange hoặc Office 365. Mặc dù các cuộc trò chuyện và tin nhắn kênh của Nhóm được lưu trữ trong Exchange, chúng chỉ bị ảnh hưởng bởi chính sách duy trì được áp dụng cho vị trí của Đội.

Chúng tôi vẫn đang tiếp tục duy trì các Đội và các tính năng bổ sung sắp ra mắt. Trong thời gian này, đây là một vài hạn chế cần lưu ý:

  • Các nhóm yêu cầu một chính sách duy trì riêng biệt Khi bạn tạo một chính sách duy trì và chuyển đổi vị trí của các Đội, tất cả các vị trí khác sẽ tắt. Chính sách duy trì bao gồm các Đội chỉ có thể bao gồm các Đội và không có địa điểm nào khác.
  • Các nhóm không được bao gồm trong chính sách toàn org Nếu bạn tạo chính sách toàn org, Các nhóm không được bao gồm vì họ yêu cầu chính sách duy trì riêng.
  • Các nhóm không hỗ trợ duy trì nâng cao Khi bạn tạo chính sách duy trì, nếu bạn chọn cài đặt Nâng cao chỉ áp dụng chính sách cho nội dung đáp ứng một số điều kiện nhất định, vị trí của Nhóm không khả dụng. Tại thời điểm này, việc duy trì trong Nhóm áp dụng cho tất cả nội dung tin nhắn trò chuyện và kênh.
  • Nội dung của các nhóm phải được xóa ít nhất 30 ngày tại thời điểm này, việc tạo chính sách xóa nội dung của các nhóm dưới 30 ngày không được hỗ trợ. Nếu bạn muốn chính sách này áp dụng cho nội dung Nhóm, hãy chỉ định thời gian duy trì bằng hoặc lớn hơn 30 ngày.
  • Các nhóm có thể mất tới 30 ngày để dọn dẹp nội dung được giữ lại Chính sách lưu giữ được áp dụng cho các Nhóm sẽ xóa nội dung khỏi tất cả các vị trí lưu trữ có liên quan. Tuy nhiên, ngay sau khi ra mắt, có thể mất tới 30 ngày để các khách hàng của Nhóm làm sạch nội dung dựa trên chính sách duy trì. Nhưng ngay cả khi nội dung vẫn xuất hiện trong ứng dụng khách Nhóm, nội dung đó sẽ không xuất hiện trong tìm kiếm nội dung hoặc Khám phá điện tử sau khi kết thúc thời gian lưu giữ.

Trong Nhóm, các tệp được chia sẻ trong trò chuyện được lưu trữ trong tài khoản OneDrive của người dùng đã chia sẻ tệp. Các tệp được tải lên các kênh được lưu trữ trong trang SharePoint cho Nhóm. Do đó, để giữ lại hoặc xóa các tệp trong Nhóm, bạn cần tạo chính sách lưu giữ áp dụng cho các vị trí SharePoint và OneDrive. Nếu bạn muốn áp dụng chính sách cho các tệp của một nhóm cụ thể, bạn có thể chọn trang SharePoint cho Nhóm và tài khoản OneDrive của người dùng trong Nhóm.

Chính sách duy trì áp dụng cho Đội có thể sử dụng Khóa bảo quản.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

2.7 Không bao gồm các loại vật phẩm trao đổi cụ thể từ chính sách duy trì

Bằng cách sử dụng PowerShell, bạn có thể loại trừ các loại mục Exchange cụ thể khỏi chính sách duy trì. Ví dụ: bạn có thể loại trừ tin nhắn thư thoại, cuộc hội thoại IM và nội dung Skype for Business Online khác trong hộp thư. Bạn cũng có thể loại trừ lịch, ghi chú và các mục nhiệm vụ. Khả năng này chỉ khả dụng khi sử dụng PowerShell; nó không có sẵn trong giao diện người dùng khi bạn tạo chính sách duy trì.

Để thực hiện việc này, hãy sử dụng tham số ExcludedItemC Cầu của các lệnh ghép ngắn New-RetentionComplianceRule và Set-RetentionComplianceRule. Để biết thêm thông tin về PowerShell, hãy xem phần bên dưới Tìm các lệnh ghép ngắn PowerShell để biết chính sách duy trì.

2.8 Khóa chính sách duy trì

Một số tổ chức có thể cần tuân thủ các quy tắc được xác định bởi các cơ quan quản lý như Quy tắc 17a-4 của Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch Hoa Kỳ, yêu cầu rằng sau khi chính sách duy trì được bật, không thể tắt hoặc thực hiện ít hạn chế hơn. Với Khóa bảo tồn, bạn có thể khóa chính sách để không ai – kể cả quản trị viên – có thể tắt chính sách hoặc làm cho nó ít hạn chế hơn.

Sau khi chính sách bị khóa, không ai có thể tắt hoặc xóa vị trí khỏi chính sách. Và không thể sửa đổi hoặc xóa nội dung tuân theo chính sách trong thời gian lưu giữ. Sau khi chính sách bị khóa, cách duy nhất bạn có thể sửa đổi chính sách duy trì là bằng cách thêm vị trí vào chính sách hoặc kéo dài thời lượng của chính sách. Chính sách bị khóa có thể được tăng hoặc mở rộng, nhưng không thể giảm hoặc tắt.

Do đó, trước khi bạn khóa chính sách duy trì, điều quan trọng là bạn phải hiểu các yêu cầu tuân thủ của tổ chức và rằng bạn không khóa chính sách cho đến khi bạn chắc chắn đó là điều bạn cần.

2.8.1 Khóa chính sách duy trì bằng cách sử dụng PowerShell

Bạn chỉ có thể khóa chính sách duy trì bằng cách sử dụng PowerShell.

Trước tiên, kết nối với Trung tâm tuân thủ & bảo mật Office 365 PowerShell.

Thứ hai, để xem danh sách các chính sách duy trì của bạn và tìm tên của chính sách mà bạn muốn khóa, hãy chạy Get-RetentionCompliancePolicy.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Thứ ba, để đặt Khóa bảo quản cho chính sách duy trì, hãy chạy Set-RetentionCompliancePolicy với tham số RestrictiveRetention được đặt thành true – ví dụ:

Set-RetentionCompliancePolicy -Identity, <Tên chính sách> Tiết kiệm – Hạn chế Nhận xét $ true

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Sau khi bạn chạy lệnh ghép ngắn đó, bạn sẽ thấy lời nhắc xác nhận. Chọn Có cho Tất cả.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Khóa bảo quản hiện được đặt trong chính sách duy trì. Nếu bạn chạy Get-RetentionCompliancePolicy, tham số RestrictiveRetention được đặt thành true – ví dụ:

Nhận-RetainedCompliancePolicy -Identity Kiếm <Tên chính sách> Tiết | Fl

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

2.9 Phát hành chính sách duy trì

Bạn có thể tắt hoặc xóa chính sách duy trì bất cứ lúc nào. Khi bạn làm như vậy, mọi nội dung SharePoint hoặc OneDrive đang được giữ lại sẽ không bị xóa ngay lập tức và vĩnh viễn. Thay vào đó, để giúp ngăn ngừa mất dữ liệu do sơ ý, có thời gian gia hạn 30 ngày, trong đó hết hạn nội dung cho chính sách đó không xảy ra trong thư viện Giữ bảo tồn, để bạn có thể khôi phục bất kỳ nội dung nào từ đó, nếu cần. Bạn cũng có thể bật lại chính sách duy trì trong thời gian ân hạn và sẽ không có nội dung nào bị xóa đối với chính sách đó. Thời gian gia hạn này có thể được cấu hình bằng cách sử dụng PowerShell; Sắp có, chúng tôi sẽ cung cấp một tập lệnh mẫu để bạn sử dụng.

Thời gian gia hạn 30 ngày này trong SharePoint và OneDrive tương ứng với thời gian trì hoãn 30 ngày trong Exchange. Để biết thêm thông tin, hãy xem Quản lý hộp thư trong trạng thái trì hoãn.

Các nguyên tắc duy trì, hoặc những gì được ưu tiên?

Có thể hoặc thậm chí có khả năng nội dung có thể có một số chính sách duy trì được áp dụng cho nội dung đó, mỗi chính sách có một hành động khác nhau (giữ lại, xóa hoặc cả hai) và thời gian lưu giữ. Điều gì được ưu tiên? Ở cấp độ cao nhất, hãy yên tâm rằng nội dung được giữ lại bởi một chính sách không thể bị xóa vĩnh viễn bởi chính sách khác.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Để hiểu cách áp dụng các chính sách duy trì khác nhau cho nội dung, hãy ghi nhớ các nguyên tắc duy trì này:

  1. Duy trì chiến thắng trong việc xóa. Giả sử rằng một chính sách lưu giữ nói sẽ xóa email Exchange sau ba năm, nhưng một chính sách lưu giữ khác nói sẽ giữ lại email Exchange trong năm năm và sau đó xóa nó. Bất kỳ nội dung nào đạt đến ba tuổi sẽ bị xóa và ẩn khỏi chế độ xem của người dùng, nhưng vẫn được giữ lại trong thư mục Mục có thể phục hồi cho đến khi nội dung đạt đến năm tuổi, khi đó nội dung sẽ bị xóa vĩnh viễn.
  2. Thời gian duy trì lâu nhất sẽ thắng. Nếu nội dung tuân theo nhiều chính sách giữ lại nội dung, nội dung đó sẽ được giữ lại cho đến khi kết thúc thời gian lưu giữ lâu nhất.
  3. Bao gồm rõ ràng chiến thắng bao gồm ngầm. Điều này có nghĩa là:
  4. a) Nếu nhãn có cài đặt duy trì được người dùng gán thủ công cho một mục, chẳng hạn như email Exchange hoặc tài liệu OneDrive, nhãn đó được ưu tiên hơn cả chính sách được gán ở cấp trang web hoặc hộp thư và nhãn mặc định được chỉ định bởi thư viện tài liệu. Ví dụ: nếu nhãn rõ ràng nói giữ lại trong mười năm, nhưng chính sách được chỉ định cho trang web nói chỉ giữ lại trong năm năm, nhãn được ưu tiên. Lưu ý rằng các nhãn tự động áp dụng được coi là ẩn, không rõ ràng, vì chúng được áp dụng tự động bởi Office 365.
  5. b) Nếu chính sách lưu giữ bao gồm một vị trí cụ thể, chẳng hạn như hộp thư của người dùng cụ thể hoặc tài khoản OneDrive for Business, chính sách đó được ưu tiên hơn một chính sách lưu giữ khác áp dụng cho tất cả các hộp thư của người dùng hoặc tài khoản OneDrive for Business nhưng không bao gồm cụ thể hộp thư của người dùng đó .
  6. Thời gian xóa ngắn nhất sẽ thắng. Tương tự, nếu nội dung tuân theo nhiều chính sách xóa nội dung (không có lưu giữ), nó sẽ bị xóa vào cuối thời gian lưu giữ ngắn nhất.

Hiểu rằng các nguyên tắc duy trì hoạt động như một luồng kết hợp từ trên xuống dưới: Nếu các quy tắc được áp dụng bởi tất cả các chính sách hoặc nhãn giống nhau ở một cấp, luồng sẽ chuyển xuống cấp tiếp theo để xác định mức độ ưu tiên áp dụng quy tắc nào .

Cuối cùng, chính sách lưu giữ hoặc nhãn không thể xóa vĩnh viễn bất kỳ nội dung nào bị tạm giữ để khám phá điện tử. Khi giữ được phát hành, nội dung lại trở thành đủ điều kiện cho quy trình dọn dẹp được mô tả ở trên.

3. Tổng quan về duy trì theo hướng sự kiện

Khi bạn giữ lại nội dung, thời gian lưu giữ thường dựa trên tuổi của nội dung – ví dụ: bạn có thể giữ lại tài liệu trong bảy năm sau khi chúng được tạo và sau đó xóa chúng. Nhưng với nhãn lưu giữ trong Office 365, bạn cũng có thể căn cứ thời gian lưu giữ khi xảy ra một loại sự kiện cụ thể. Sự kiện kích hoạt bắt đầu thời gian lưu giữ và tất cả nội dung có nhãn lưu giữ được áp dụng cho loại sự kiện đó sẽ thực hiện các hành động duy trì của nhãn đối với chúng.

Duy trì theo hướng sự kiện thường được sử dụng như một phần của quy trình quản lý hồ sơ. Điều này có nghĩa rằng:

  • Các nhãn dựa trên các sự kiện cũng thường phân loại nội dung dưới dạng bản ghi.
  • Một tài liệu được tuyên bố là một bản ghi nhưng trình kích hoạt sự kiện chưa xảy ra sẽ được giữ lại vô thời hạn (các bản ghi không thể bị xóa vĩnh viễn), cho đến khi một sự kiện kích hoạt thời gian lưu giữ tài liệu đó.
  • Các nhãn dựa trên các sự kiện thường kích hoạt đánh giá xử lý vào cuối giai đoạn lưu giữ, để người quản lý hồ sơ có thể xem xét và xử lý nội dung theo cách thủ công.

3.1 Hiểu mối quan hệ giữa các loại sự kiện, nhãn, sự kiện và ID tài sản

Để sử dụng thành công việc duy trì theo hướng sự kiện, điều quan trọng là phải hiểu mối quan hệ giữa các loại sự kiện, nhãn, sự kiện và ID tài sản như được minh họa ở đây. Một lời giải thích theo sơ đồ.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

  1. Bạn tạo nhãn cho các loại nội dung khác nhau và sau đó liên kết chúng với một loại sự kiện. Ví dụ: nhãn cho các loại tệp và hồ sơ sản phẩm khác nhau được liên kết với loại sự kiện có tên là Thời gian tồn tại của sản phẩm vì những hồ sơ đó phải được lưu giữ trong 10 năm kể từ khi sản phẩm đến hết tuổi thọ.
  2. Người dùng (thường là người quản lý hồ sơ) áp dụng các nhãn đó cho nội dung và (đối với tài liệu SharePoint và OneDrive) nhập ID tài sản cho từng mục. Trong ví dụ này, ID tài sản là tên sản phẩm hoặc mã được sử dụng bởi tổ chức. Do đó, mỗi bản ghi của sản phẩm được gán nhãn và mỗi bản ghi có thuộc tính chứa ID tài sản. Biểu đồ thể hiện tất cả nội dung cho tất cả các hồ sơ sản phẩm trong một tổ chức và mỗi mục mang ID tài sản của sản phẩm có hồ sơ.
  3. Sản phẩm trọn đời là loại sự kiện; một sản phẩm cụ thể đến cuối đời là một sự kiện. Khi một sự kiện thuộc loại sự kiện đó xảy ra – trong trường hợp này, khi một sản phẩm đến hết tuổi thọ – bạn tạo một sự kiện chỉ định:
  • ID tài sản (đối với tài liệu SharePoint và OneDrive)
  • Từ khóa (đối với các mục Trao đổi). Trong ví dụ này, tổ chức sử dụng mã sản phẩm trong các thông báo có chứa hồ sơ sản phẩm, vì vậy từ khóa cho các mục Exchange giống như ID tài sản cho các tài liệu SharePoint và OneDrive.
  • Ngày mà sự kiện xảy ra. Ngày này được sử dụng như là bắt đầu của thời gian lưu giữ. Ngày này chỉ có thể là ngày hiện tại hoặc ngày trong tương lai, không phải là ngày quá khứ.
  1. Sau khi bạn tạo một sự kiện, ngày sự kiện đó được đồng bộ hóa với tất cả nội dung có nhãn của loại sự kiện đó và có chứa ID tài sản hoặc từ khóa được chỉ định. Giống như bất kỳ nhãn nào, việc đồng bộ hóa này có thể mất tới 7 ngày. Trong sơ đồ trên, tất cả các mục được khoanh tròn màu đỏ đều có thời gian lưu giữ được kích hoạt bởi sự kiện này – nói cách khác, khi sản phẩm này hết tuổi thọ, sự kiện đó sẽ kích hoạt thời gian lưu giữ cho hồ sơ của sản phẩm đó.

Điều quan trọng là phải hiểu rằng nếu bạn không chỉ định ID tài sản hoặc từ khóa cho một sự kiện, tất cả nội dung có nhãn của loại sự kiện đó sẽ có thời gian lưu giữ được kích hoạt bởi sự kiện. Điều này có nghĩa là trong sơ đồ trên, tất cả nội dung sẽ bắt đầu được giữ lại. Đây có thể không phải là những gì bạn dự định.

Cuối cùng, hãy nhớ rằng mỗi nhãn có cài đặt duy trì riêng. Trong ví dụ này, tất cả đều chỉ định 10 năm, nhưng một sự kiện có thể kích hoạt các nhãn trong đó mỗi nhãn có thời gian lưu khác nhau.

3.2 Làm cách nào để thiết lập lưu giữ theo hướng sự kiện

Đây là quy trình công việc cấp cao để duy trì theo hướng sự kiện. Các bước chi tiết hơn theo sau.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Bước 1: Tạo nhãn có thời gian lưu dựa trên sự kiện

Trong trung tâm tuân thủ Microsoft 365, trung tâm bảo mật Microsoft 365 hoặc Trung tâm tuân thủ & bảo mật Office 365, trong điều hướng bên trái, chọn Phân loại> Nhãn> tab Nhãn duy trì> Tạo nhãn.

Khi bạn tạo nhãn, bật chức năng lưu giữ, sau đó chọn tùy chọn hiển thị bên dưới để giữ lại hoặc xóa nội dung dựa trên một sự kiện. Điều này có nghĩa là cài đặt duy trì sẽ không có hiệu lực cho đến Bước 5, khi bạn tạo một sự kiện trên trang Sự kiện.

Lưu ý rằng lưu giữ theo hướng sự kiện thường được sử dụng cho nội dung được phân loại là bản ghi. Vì lý do này, khi bạn tạo nhãn dựa trên một sự kiện, bạn thường chọn tùy chọn Sử dụng nhãn để phân loại nội dung dưới dạng “Bản ghi”.

Cũng lưu ý rằng lưu giữ theo hướng sự kiện yêu cầu cài đặt duy trì:

  • Giữ lại nội dung.
  • Tự động xóa nội dung hoặc kích hoạt đánh giá xử lý vào cuối thời gian lưu giữ.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Bước 2: Chọn loại sự kiện cho nhãn đó

Trong cài đặt nhãn, sau khi bạn chọn tùy chọn để đặt nhãn cho sự kiện, bạn sẽ thấy tùy chọn Chọn loại sự kiện. Một loại sự kiện chỉ đơn giản là một mô tả chung về một sự kiện mà bạn muốn liên kết nhãn.

Ví dụ: nếu bạn tạo loại sự kiện có tên là Sản phẩm trọn đời, bạn sẽ tạo nhãn dựa trên sự kiện với tên mô tả loại nội dung bạn muốn nhãn được áp dụng, chẳng hạn như “Tệp phát triển sản phẩm” hoặc “Quyết định kinh doanh sản phẩm” Hồ sơ”.

Lưu ý rằng một khi bạn chọn loại sự kiện và tạo nhãn, loại sự kiện không thể thay đổi.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Bước 3: Xuất bản hoặc tự động áp dụng nhãn

Giống như bất kỳ nhãn nào, bạn cần xuất bản hoặc tự động áp dụng nhãn dựa trên sự kiện để nó được áp dụng thủ công hoặc tự động cho nội dung. Bạn có thể làm điều này trên trang chính sách Nhãn hoặc Nhãn.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Bước 4: Nhập ID tài sản

Sau khi nhãn hướng sự kiện được áp dụng cho nội dung, bạn có thể nhập ID tài sản cho từng mục. Ví dụ: tổ chức của bạn có thể sử dụng:

  • Mã sản phẩm mà bạn có thể sử dụng để giữ lại nội dung chỉ cho một sản phẩm cụ thể.
  • Mã dự án mà bạn có thể sử dụng để giữ lại nội dung cho một dự án cụ thể.
  • ID nhân viên mà bạn có thể sử dụng để giữ lại nội dung cho một người cụ thể.

Hiểu rằng ID tài sản chỉ đơn giản là một thuộc tính tài liệu khác trong SharePoint và OneDrive for Business. Tổ chức của bạn có thể đã sử dụng các thuộc tính tài liệu và ID khác để phân loại nội dung. Nếu vậy, bạn cũng có thể sử dụng các thuộc tính và giá trị đó khi tạo sự kiện – xem Bước 6 bên dưới. Điểm quan trọng là tổ chức của bạn phải sử dụng một số thuộc tính: kết hợp giá trị trong các thuộc tính tài liệu để liên kết mục đó với một loại sự kiện.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

 

Bước 5: Tạo sự kiện

Khi một trường hợp cụ thể của loại sự kiện đó xảy ra – ví dụ: một sản phẩm đã hết tuổi thọ – hãy truy cập trang Sự kiện trong Trung tâm tuân thủ & bảo mật và tạo sự kiện. Bạn cần kích hoạt thủ công một sự kiện bằng cách tạo nó.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Bước 6: Chọn loại sự kiện tương tự được sử dụng bởi nhãn trong bước 2

Khi bạn tạo sự kiện, hãy chọn loại sự kiện tương tự được sử dụng bởi nhãn trong bước 2 – ví dụ: Thời gian tồn tại của sản phẩm. Chỉ nội dung có nhãn được áp dụng cho loại sự kiện đó mới được kích hoạt thời gian lưu của nó.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Bước 7: Nhập từ khóa hoặc ID tài sản

Bây giờ bạn thu hẹp phạm vi nội dung bằng cách chỉ định ID tài sản cho nội dung SharePoint và OneDrive hoặc từ khóa cho nội dung Exchange. Đối với ID tài sản, việc lưu giữ sẽ chỉ được thực thi trên nội dung với cặp thuộc tính: giá trị được chỉ định. Nếu ID tài sản không được nhập, tất cả nội dung có nhãn của loại sự kiện đó sẽ có cùng ngày lưu giữ được áp dụng cho chúng.

Hiểu rằng ID tài sản chỉ đơn giản là một thuộc tính tài liệu khác trong SharePoint và OneDrive for Business. Nếu bạn đang sử dụng thuộc tính ID Tài sản, bạn sẽ nhập tuân thủ quy tắc: <value> trong hộp cho ID tài sản được hiển thị bên dưới.

Tổ chức của bạn có thể đã áp dụng các thuộc tính và ID khác cho các tài liệu liên quan đến loại sự kiện này. Ví dụ: nếu bạn cần phát hiện các bản ghi của một sản phẩm cụ thể, ID có thể là sự kết hợp giữa ProductID tùy chỉnh của bạn và giá trị “XYZ”. Trong trường hợp này, bạn sẽ nhập ProductID: XYZ vào hộp cho ID tài sản được hiển thị bên dưới.

Đối với các mục Exchange, bạn có thể bao gồm các từ khóa. Bạn có thể tinh chỉnh truy vấn của mình bằng cách sử dụng các toán tử tìm kiếm như AND, OR và NOT.

Cuối cùng, chọn ngày khi sự kiện xảy ra; ngày này được sử dụng như là bắt đầu của thời gian lưu giữ. Sau khi bạn tạo một sự kiện, ngày sự kiện đó được đồng bộ hóa với tất cả nội dung với nhãn của loại sự kiện, ID tài sản và từ khóa đó. Giống như bất kỳ nhãn nào, việc đồng bộ hóa này có thể mất tới 7 ngày.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

3.3 Sử dụng tìm kiếm nội dung để tìm tất cả nội dung có nhãn tài sản hoặc ID tài sản cụ thể

Sau khi nhãn được gán cho nội dung, bạn có thể sử dụng tìm kiếm nội dung để tìm tất cả nội dung được phân loại với nhãn cụ thể hoặc có chứa ID tài sản cụ thể.

Khi bạn tạo một tìm kiếm nội dung:

  • Để tìm tất cả nội dung có nhãn cụ thể, chọn điều kiện Thẻ tuân thủ, sau đó nhập tên nhãn hoàn chỉnh hoặc một phần của tên nhãn và sử dụng ký tự đại diện.
  • Để tìm tất cả nội dung có ID tài sản cụ thể, hãy nhập thuộc tính tuân thủ và giá trị, như tuân thủ quy tắc: <value>.

4. Tổng quan về nhãn lưu giữ trong quản lí hồ sơ

Trên toàn tổ chức của bạn, bạn có thể có các loại nội dung khác nhau yêu cầu các hành động khác nhau được thực hiện để tuân thủ các quy định của ngành và chính sách nội bộ. Ví dụ: bạn có thể có:

  • Các hình thức thuế cần được giữ lại trong một khoảng thời gian tối thiểu.
  • Tài liệu báo chí cần được xóa vĩnh viễn khi chúng đạt đến một độ tuổi nhất định.
  • Nghiên cứu cạnh tranh cần được giữ lại và sau đó xóa vĩnh viễn.
  • Thị thực làm việc phải được đánh dấu là một bản ghi để chúng không thể được chỉnh sửa hoặc xóa.

Trong tất cả các trường hợp này, nhãn lưu giữ trong Office 365 có thể giúp bạn thực hiện đúng hành động trên đúng nội dung. Với nhãn lưu giữ, bạn có thể phân loại dữ liệu trong toàn tổ chức của mình để quản trị và thực thi các quy tắc lưu giữ dựa trên phân loại đó.

4.1 Làm thế nào nhãn duy trì hoạt động với các chính sách nhãn lưu giữ

Cung cấp nhãn lưu giữ cho mọi người trong tổ chức của bạn để họ có thể phân loại nội dung là một quy trình gồm hai bước: đầu tiên bạn tạo nhãn lưu giữ và sau đó bạn xuất bản chúng đến các vị trí bạn chọn. Khi bạn xuất bản nhãn duy trì, chính sách nhãn lưu giữ sẽ được tạo.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Nhãn lưu giữ là các khối xây dựng độc lập, có thể tái sử dụng được bao gồm trong một hoặc nhiều chính sách nhãn lưu giữ. Mục đích chính của chính sách nhãn lưu giữ là nhóm một nhóm các nhãn lưu giữ và chỉ định các vị trí mà bạn muốn các nhãn đó xuất hiện.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

  1. Khi bạn xuất bản nhãn duy trì, chúng được bao gồm trong chính sách nhãn lưu giữ. Xin lưu ý, tên nhãn duy trì là không thể thay đổi và không thể chỉnh sửa khi được tạo.
  2. Một nhãn duy trì có thể được bao gồm trong nhiều chính sách nhãn lưu giữ.
  3. Một vị trí duy nhất cũng có thể được bao gồm trong nhiều chính sách nhãn lưu giữ.
  4. Chính sách nhãn lưu giữ chỉ định các vị trí để xuất bản nhãn lưu giữ.

4.2 Mỗi lần chỉ có một nhãn duy trì

Điều quan trọng cần biết là nội dung như email hoặc tài liệu chỉ có thể có một nhãn duy trì được gán cho nó tại một thời điểm:

  • Đối với nhãn lưu giữ được gán thủ công bởi người dùng cuối, mọi người có thể xóa hoặc thay đổi nhãn lưu giữ được gán.
  • Nếu nội dung có nhãn tự động áp dụng được chỉ định, nhãn tự động áp dụng có thể được thay thế bằng nhãn duy trì được chỉ định thủ công bởi người dùng cuối.
  • Nếu nội dung có nhãn lưu giữ được chỉ định thủ công bởi người dùng cuối, nhãn tự động áp dụng có thể thay thế nhãn lưu giữ được gán thủ công.
  • Nếu có nhiều quy tắc gán nhãn tự động áp dụng và nội dung đáp ứng các điều kiện của nhiều quy tắc, nhãn lưu giữ cho quy tắc cũ nhất sẽ được chỉ định.

Nhãn được gán thủ công được gán rõ ràng; nhãn tự động áp dụng được gán ngầm; một nhãn lưu giữ rõ ràng được ưu tiên hơn một nhãn ẩn. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần bên dưới về Nguyên tắc duy trì, hoặc điều gì được ưu tiên?.

Tất cả thông tin trong phần này chỉ áp dụng cho nhãn lưu giữ. Lưu ý rằng một mục nội dung cũng có thể có một nhãn độ nhạy được áp dụng cho nó, ngoài một nhãn duy trì.

4.3 Mất bao lâu để nhãn giữ lại có hiệu lực

Khi bạn xuất bản hoặc tự động áp dụng nhãn duy trì, chúng sẽ không có hiệu lực ngay lập tức:

  1. Trước tiên, chính sách nhãn cần được đồng bộ hóa từ trung tâm quản trị đến các vị trí trong chính sách.
  2. Sau đó, vị trí có thể cần thời gian để cung cấp nhãn lưu giữ được xuất bản cho người dùng cuối hoặc thời gian để tự động áp dụng nhãn cho nội dung. Việc này mất bao lâu tùy thuộc vào vị trí và loại nhãn lưu giữ.

4.4 Chính sách và vị trí nhãn duy trì

Các loại nhãn lưu giữ khác nhau có thể được xuất bản đến các vị trí khác nhau, tùy thuộc vào nhãn giữ lại làm gì.

If the retention label is… Then the label policy can be applied to…
Published to end users Exchange, SharePoint, OneDrive, Office 365 groups
Auto-applied based on sensitive information types Exchange (all mailboxes only), SharePoint, OneDrive
Auto-applied based on a query Exchange, SharePoint, OneDrive, Office 365 groups

Lưu ý rằng trong Exchange, nhãn lưu giữ tự động áp dụng (cho cả truy vấn và loại thông tin nhạy cảm) chỉ được áp dụng cho các thư mới được gửi (dữ liệu chuyển tiếp), không áp dụng cho tất cả các mục hiện có trong hộp thư (dữ liệu còn lại). Ngoài ra, nhãn lưu giữ tự động áp dụng cho các loại thông tin nhạy cảm chỉ có thể áp dụng cho tất cả các hộp thư; bạn không thể chọn các hộp thư cụ thể.

Lưu ý rằng Exchange thư mục công cộng và Skype không hỗ trợ nhãn.

4.5 Nơi nhãn lưu giữ được xuất bản có thể xuất hiện cho người dùng cuối

Nếu nhãn duy trì của bạn sẽ được gán cho nội dung bởi người dùng cuối, bạn có thể xuất bản nó thành:

  • Outlook trên web
  • Outlook 2010 trở lên
  • Một ổ đĩa
  • Điểm chia sẻ

Các nhóm Office 365 (cả trang web nhóm và hộp thư nhóm trong Outlook trên web)

Các phần bên dưới hiển thị cách nhãn sẽ xuất hiện trong các ứng dụng khác nhau cho mọi người trong tổ chức của bạn.

4.5.1 Outlook trên web

Để gắn nhãn một mục trong Outlook trên web, bấm chuột phải vào mục> Gán chính sách> chọn nhãn duy trì.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

 

Sau khi nhãn lưu giữ được áp dụng, bạn có thể xem nhãn lưu giữ đó và hành động nào được thực hiện ở đầu mục. Nếu một email được phân loại và có thời gian lưu giữ liên quan, bạn có thể biết trong nháy mắt khi email sẽ hết hạn.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Bạn cũng có thể áp dụng nhãn lưu giữ cho các thư mục, trong trường hợp này:

  • Tất cả các mục trong thư mục sẽ tự động nhận cùng một nhãn lưu giữ, ngoại trừ các mục đã có nhãn lưu giữ được áp dụng rõ ràng cho chúng. Các mặt hàng được dán nhãn rõ ràng giữ nhãn lưu giữ hiện có của họ. Để biết thêm thông tin, xem phần dưới đây về các nguyên tắc duy trì.
  • Nếu bạn thay đổi hoặc xóa nhãn lưu giữ mặc định cho một thư mục, nhãn lưu giữ cũng thay đổi hoặc xóa đối với tất cả các mục trong thư mục, ngoại trừ các mục có nhãn lưu giữ rõ ràng.
  • Nếu bạn di chuyển một mục có nhãn lưu giữ mặc định từ thư mục này sang thư mục khác có nhãn lưu giữ mặc định khác, mục đó sẽ nhận được nhãn lưu giữ mặc định mới.
  • Nếu bạn di chuyển một mục có nhãn lưu giữ mặc định từ thư mục này sang thư mục khác không có nhãn lưu giữ mặc định, nhãn lưu giữ mặc định cũ sẽ bị xóa.

4.5.2 Outlook 2010 trở lên

Để gắn nhãn một mục trong Outlook trên web, nhấp chuột phải vào mục> trên Dải băng> Chính sách gán> chọn nhãn duy trì.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Sau khi nhãn lưu giữ được áp dụng, bạn có thể xem nhãn lưu giữ đó và hành động nào được thực hiện ở đầu mục. Nếu một email có nhãn lưu giữ được áp dụng có thời gian lưu giữ liên quan, bạn có thể thấy trong nháy mắt khi email sẽ hết hạn.

Bạn cũng có thể áp dụng nhãn duy trì cho các thư mục. Điều này hoạt động tương tự trong Outlook 2010 và sau đó như trong Outlook trên web – xem phần trước để biết thêm thông tin.

4.5.3 OneDrive và SharePoint

Để gắn nhãn tài liệu (bao gồm các tệp OneNote) trong OneDrive hoặc SharePoint, hãy chọn mục> ở góc trên bên phải, chọn Mở chi tiết biểu tượng khung thông tin> Áp dụng nhãn lưu giữ> chọn nhãn lưu giữ.

Lưu ý rằng bạn cũng có thể áp dụng nhãn lưu giữ cho thư mục hoặc bộ tài liệu và bạn có thể đặt nhãn lưu giữ mặc định cho thư viện tài liệu – xem phần bên dưới để biết thêm thông tin.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Sau khi nhãn lưu giữ được áp dụng cho một mục, bạn có thể xem nó trong ngăn chi tiết khi mục đó được chọn.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Bạn cũng có thể tạo chế độ xem của thư viện chứa cột Nhãn hoặc Mục là cột Bản ghi để bạn có thể thấy trong nháy mắt các nhãn lưu giữ được gán cho tất cả các mục và mục nào là bản ghi. Tuy nhiên, lưu ý rằng bạn không thể lọc chế độ xem theo Mục là cột Bản ghi.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

4.5.4 Nhóm Office 365

Khi bạn xuất bản nhãn lưu giữ cho nhóm Office 365, nhãn lưu giữ sẽ xuất hiện trong cả trang web nhóm và hộp thư nhóm trong Outlook trên web. Kinh nghiệm áp dụng nhãn lưu giữ cho nội dung giống hệt như hiển thị ở trên cho email và tài liệu.

Để giữ lại nội dung cho nhóm Office 365, bạn cần sử dụng vị trí nhóm Office 365. Mặc dù nhóm Office 365 có hộp thư Exchange, chính sách duy trì bao gồm toàn bộ vị trí Exchange sẽ không bao gồm nội dung trong hộp thư nhóm Office 365.

Ngoài ra, không thể sử dụng vị trí Exchange để bao gồm hoặc loại trừ hộp thư nhóm cụ thể. Mặc dù ban đầu, vị trí Exchange cho phép chọn hộp thư nhóm, nhưng khi bạn cố lưu chính sách lưu giữ, bạn sẽ nhận được lỗi “RemotegroupMailbox” không phải là lựa chọn hợp lệ cho vị trí Exchange.

4.6 Tự động áp dụng nhãn duy trì dựa trên các điều kiện

Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của nhãn lưu giữ là khả năng áp dụng chúng tự động cho nội dung phù hợp với các điều kiện nhất định. Trong trường hợp này, mọi người trong tổ chức của bạn không cần phải áp dụng nhãn duy trì – Office 365 thực hiện công việc cho họ.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Nhãn duy trì tự động áp dụng rất mạnh bởi vì:

  • Bạn không cần phải đào tạo người dùng của mình về tất cả các phân loại của bạn.
  • Bạn không cần phải dựa vào người dùng để phân loại chính xác tất cả nội dung.
  • Người dùng không còn cần phải biết về các chính sách quản trị dữ liệu – họ có thể tập trung vào công việc của họ.

Bạn có thể chọn tự động áp dụng nhãn duy trì cho nội dung khi nội dung đó chứa:

  • Các loại thông tin nhạy cảm cụ thể.
  • Các từ khóa cụ thể phù hợp với một truy vấn bạn tạo.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Lưu ý rằng các nhãn lưu giữ tự động áp dụng yêu cầu đăng ký Office 365 Enterprise E5 và có thể mất đến bảy ngày để các nhãn duy trì tự động áp dụng được áp dụng cho tất cả nội dung phù hợp với các điều kiện, như được mô tả ở trên.

4.6.1 Tự động áp dụng nhãn lưu giữ cho nội dung với các loại thông tin nhạy cảm cụ thể

Khi bạn tạo nhãn lưu giữ tự động áp dụng cho thông tin nhạy cảm, bạn sẽ thấy danh sách các mẫu chính sách giống như khi bạn tạo chính sách ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP). Mỗi mẫu chính sách được cấu hình sẵn để tìm các loại thông tin nhạy cảm cụ thể – ví dụ: mẫu được hiển thị ở đây tìm các số ITIN, SSN và hộ chiếu của Hoa Kỳ.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Sau khi bạn chọn một mẫu chính sách, bạn có thể thêm hoặc xóa bất kỳ loại thông tin nhạy cảm nào và bạn có thể thay đổi số lượng cá thể và độ chính xác phù hợp. Trong ví dụ hiển thị ở đây, nhãn duy trì sẽ chỉ được áp dụng tự động khi:

  • Nội dung chứa từ 1 đến 9 trường hợp của bất kỳ loại thông tin nhạy cảm nào trong ba loại này. Bạn có thể xóa giá trị tối đa để nó thay đổi thành bất kỳ.
  • Loại thông tin nhạy cảm được phát hiện có độ chính xác khớp (hoặc mức độ tin cậy) ít nhất là 75. Nhiều loại thông tin nhạy cảm được xác định bằng nhiều mẫu, trong đó một mẫu có độ chính xác khớp cao hơn đòi hỏi phải tìm thấy nhiều bằng chứng hơn (như từ khóa, ngày hoặc địa chỉ), trong khi một mẫu có độ chính xác khớp thấp hơn đòi hỏi ít bằng chứng hơn. Nói một cách đơn giản, độ chính xác của trận đấu tối thiểu càng thấp thì nội dung càng dễ phù hợp với điều kiện.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

4.6.2 Tự động áp dụng nhãn cho nội dung với từ khóa hoặc thuộc tính có thể tìm kiếm

Bạn có thể tự động áp dụng nhãn cho nội dung đáp ứng các điều kiện nhất định. Các điều kiện hiện có hỗ trợ áp dụng nhãn cho nội dung có chứa các từ, cụm từ hoặc giá trị cụ thể của các thuộc tính có thể tìm kiếm. Bạn có thể tinh chỉnh truy vấn của mình bằng cách sử dụng các toán tử tìm kiếm như AND, OR và NOT.

Ví dụ truy vấn:

  • Trao đổi, giao dịch: chủ đề: “Tài chính hàng quý” hoặc người nhận: [email protected]
  • SharePoint và OneDrive cho doanh nghiệp: nội dung như hợp đồng hoặc trang web – https: //contoso.sharepoint.com/sites/teams/procousing VÀ contenttype: hợp đồng

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

4.7 Áp dụng nhãn duy trì mặc định cho tất cả nội dung trong thư viện, thư mục hoặc bộ tài liệu SharePoint

Ngoài việc cho phép mọi người áp dụng nhãn lưu giữ cho các tài liệu riêng lẻ, bạn cũng có thể áp dụng nhãn lưu giữ mặc định cho thư viện SharePoint, thư mục hoặc bộ tài liệu để tất cả tài liệu trong vị trí đó có nhãn lưu giữ mặc định.

Đối với thư viện tài liệu, việc này được thực hiện trên trang Cài đặt thư viện cho thư viện tài liệu. Khi bạn chọn nhãn duy trì mặc định, bạn cũng có thể chọn áp dụng nó cho bất kỳ mục nào hiện có trong thư viện.

Ví dụ: nếu bạn có thẻ cho các tài liệu tiếp thị và bạn biết một thư viện tài liệu cụ thể sẽ chỉ chứa loại nội dung đó, bạn có thể đặt thẻ Tài liệu tiếp thị làm mặc định cho tất cả các tài liệu trong thư viện đó.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

 

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Nếu bạn áp dụng nhãn duy trì mặc định cho các mục hiện có trong thư viện, thư mục hoặc bộ tài liệu:

  • Tất cả các mục trong thư viện, thư mục hoặc bộ tài liệu sẽ tự động nhận cùng một nhãn lưu giữ, ngoại trừ các mục đã có nhãn lưu giữ được áp dụng rõ ràng cho chúng. Các mặt hàng được dán nhãn rõ ràng giữ nhãn hiện có của họ. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần bên dưới về Nguyên tắc duy trì, hoặc điều gì được ưu tiên?.
  • Nếu bạn thay đổi hoặc xóa nhãn lưu giữ mặc định cho thư viện, thư mục hoặc bộ tài liệu, nhãn lưu giữ cũng thay đổi hoặc xóa đối với tất cả các mục trong thư viện, thư mục hoặc bộ tài liệu, ngoại trừ các mục có nhãn lưu giữ rõ ràng.
  • Nếu bạn di chuyển một mục có nhãn lưu giữ mặc định từ một thư viện, thư mục hoặc tài liệu được đặt sang thư viện, thư mục hoặc bộ tài liệu khác, mục đó sẽ giữ nhãn lưu giữ mặc định hiện tại của nó, ngay cả khi vị trí mới có nhãn lưu giữ mặc định khác.

4.8 Áp dụng nhãn duy trì vào email bằng cách sử dụng các quy tắc

Trong Outlook 2010 trở lên, bạn có thể tạo quy tắc để áp dụng nhãn duy trì hoặc chính sách duy trì.

Ví dụ: bạn có thể tạo quy tắc áp dụng nhãn lưu giữ cụ thể cho tất cả các thư được gửi đến hoặc từ một nhóm phân phối cụ thể.

Để tạo quy tắc, nhấp chuột phải vào một mục> Quy tắc> Tạo quy tắc> Tùy chọn nâng cao> Trình hướng dẫn quy tắc> áp dụng chính sách duy trì.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

4.9 Phân loại nội dung mà không áp dụng bất kỳ hành động nào

Khi bạn tạo nhãn lưu giữ, bạn có thể làm như vậy mà không cần bật bất kỳ lưu giữ hoặc các hành động khác, như được hiển thị bên dưới. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng nhãn duy trì đơn giản làm nhãn văn bản mà không thực thi bất kỳ hành động nào.

Ví dụ: bạn có thể tạo nhãn lưu giữ có tên “Xem lại sau” mà không có hành động nào, sau đó tự động áp dụng nhãn lưu giữ đó cho nội dung có loại thông tin nhạy cảm hoặc nội dung được yêu cầu.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

4.10 Sử dụng nhãn lưu giữ để quản lý hồ sơ

Ở cấp độ cao, quản lý hồ sơ có nghĩa là:

  • Nội dung quan trọng được phân loại là một bản ghi của người dùng.
  • Một bản ghi không thể được sửa đổi hoặc xóa.
  • Hồ sơ cuối cùng được xử lý sau khi cuộc đời đã nêu của họ là quá khứ.

Bạn có thể sử dụng nhãn lưu giữ để triển khai một chiến lược quản lý hồ sơ nhất quán, duy nhất trên Office 365, trong khi các tính năng quản lý hồ sơ khác như Trung tâm ghi âm chỉ áp dụng cho nội dung SharePoint. Và bạn có thể thực thi các hành động duy trì trên hồ sơ, để chúng được xử lý tự động vào cuối vòng đời của chúng.

Khi bạn tạo nhãn lưu giữ, bạn có tùy chọn sử dụng nhãn lưu giữ để phân loại nội dung dưới dạng bản ghi.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Khi một mục được dán nhãn là một bản ghi, bốn điều xảy ra:

  • Mục này không thể bị xóa vĩnh viễn.
  • Mục không thể được chỉnh sửa.
  • Nhãn không thể thay đổi.
  • Nhãn không thể được gỡ bỏ.

4.11 Sử dụng nhãn duy trì làm điều kiện trong chính sách DLP

Một nhãn duy trì có thể thực thi các hành động duy trì trên nội dung. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng nhãn duy trì làm điều kiện trong chính sách ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP) và chính sách DLP có thể thực thi các hành động khác, như hạn chế quyền truy cập, trên nội dung có chứa nhãn cụ thể.

4.12 Giám sát nhãn giữ

Sau khi bạn xuất bản hoặc tự động áp dụng nhãn duy trì của mình, bạn sẽ muốn xác minh rằng chúng đang được áp dụng cho nội dung như bạn dự định. Để theo dõi nhãn lưu giữ của bạn, bạn có thể sử dụng:

  • Nhãn hoạt động Explorer. Với trình thám hiểm (hiển thị bên dưới), bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm và xem hoạt động nhãn duy trì cho tất cả nội dung trên SharePoint và OneDrive for Business trong 30 ngày qua. Để biết thêm thông tin, xem Xem hoạt động nhãn cho tài liệu.
  • Trang phân tích nhãn. Trong trung tâm tuân thủ Microsoft 365 và trung tâm bảo mật Microsoft 365, bạn có thể nhanh chóng xem các nhãn hàng đầu của mình và nơi chúng được áp dụng. Bạn cũng có thể xem tất cả nội dung với một nhãn cụ thể. Để biết thêm thông tin, hãy xem Xem sử dụng nhãn với phân tích nhãn.
  • Báo cáo quản trị dữ liệu. Với các báo cáo này, bạn có thể nhanh chóng xem các xu hướng và hoạt động của nhãn duy trì cho tất cả nội dung trên Exchange, SharePoint và OneDrive for Business trong 90 ngày qua. Để biết thêm thông tin, xem Xem báo cáo quản trị dữ liệu.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

4.13 Sử dụng tìm kiếm nội dung để tìm tất cả nội dung có nhãn lưu giữ cụ thể được áp dụng cho nội dung đó

Sau khi nhãn lưu giữ được gán cho nội dung, bởi người dùng hoặc tự động áp dụng, bạn có thể sử dụng tìm kiếm nội dung để tìm tất cả nội dung được phân loại với nhãn lưu giữ cụ thể.

Khi bạn tạo tìm kiếm nội dung, chọn điều kiện Thẻ tuân thủ, sau đó nhập tên nhãn đầy đủ hoặc một phần của tên nhãn và sử dụng ký tự đại diện.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 3655. Tổng quan về đánh giá xử lý

Khi nội dung đến hết thời gian lưu giữ, có một số lý do khiến bạn có thể muốn xem lại nội dung đó để quyết định xem nó có thể bị xóa một cách an toàn hay không (“xử lý”). Ví dụ: bạn có thể cần phải:

  • Đình chỉ xóa (“bố trí”) nội dung có liên quan trong trường hợp kiện tụng hoặc kiểm toán.
  • Xóa nội dung khỏi danh sách sắp xếp để lưu trữ trong kho lưu trữ, nếu nội dung đó có giá trị nghiên cứu hoặc lịch sử.
  • Chỉ định thời hạn lưu giữ khác cho nội dung, nếu chính sách ban đầu là giải pháp tạm thời hoặc tạm thời.
  • Trả lại nội dung cho khách hàng hoặc chuyển nó cho một tổ chức khác.

Khi bạn tạo nhãn lưu giữ trong trung tâm tuân thủ Microsoft 365, trung tâm bảo mật Microsoft 365 hoặc Trung tâm tuân thủ & bảo mật Office 365, bạn có thể chọn kích hoạt đánh giá xử lý vào cuối giai đoạn lưu giữ. Trong một đánh giá xử lý:

  • Những người bạn chọn nhận được thông báo qua email rằng họ có nội dung cần xem xét. Những người đánh giá này có thể là người dùng cá nhân, nhóm phân phối hoặc nhóm bảo mật hoặc nhóm Office 365. Lưu ý rằng thông báo được gửi hàng tuần.
  • Người đánh giá đi đến trang Bố trí trong Trung tâm Bảo mật & Tuân thủ để xem lại nội dung. Người đánh giá có thể thấy có bao nhiêu mặt hàng cho mỗi nhãn lưu giữ đang chờ xử lý, sau đó chọn nhãn lưu giữ để xem tất cả nội dung có nhãn đó.
  • Đối với mỗi tài liệu hoặc email, người đánh giá có thể: Áp dụng một nhãn duy trì khác nhau, kéo dài thời gian lưu giữ của nó hoặc xóa vĩnh viễn nó.
  • Người đánh giá có thể xem các bản xử lý đang chờ xử lý hoặc đã hoàn thành và xuất danh sách đó dưới dạng tệp .csv.

Đánh giá sắp xếp có thể bao gồm nội dung trong hộp thư Exchange, trang SharePoint, tài khoản OneDrive và nhóm Office 365. Nội dung đang chờ đánh giá xử lý tại các vị trí đó chỉ bị xóa sau khi người đánh giá chọn xóa nội dung vĩnh viễn.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

5.1 Thiết lập đánh giá xử lý bằng cách tạo nhãn lưu giữ

Đây là quy trình làm việc cơ bản để thiết lập đánh giá xử lý. Lưu ý rằng luồng này hiển thị nhãn lưu giữ được xuất bản và sau đó được người dùng áp dụng thủ công; cách khác, nhãn lưu giữ kích hoạt đánh giá xử lý có thể được tự động áp dụng cho nội dung.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Đánh giá xử lý là một tùy chọn khi bạn tạo nhãn lưu giữ trong Office 365. Lưu ý rằng tùy chọn này không có sẵn trong chính sách lưu giữ mà chỉ trong nhãn lưu giữ được định cấu hình để giữ lại nội dung.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

5.2 Xử lý nội dung

Khi người đánh giá được thông báo qua email rằng nội dung đã sẵn sàng để xem xét, họ có thể truy cập trang Xử lý trong Trung tâm Bảo mật & Tuân thủ. Người đánh giá có thể thấy có bao nhiêu mặt hàng cho mỗi nhãn lưu giữ đang chờ xử lý, sau đó chọn nhãn lưu giữ để xem tất cả nội dung có nhãn đó.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Người đánh giá có thể sau đó:

  • Áp dụng một nhãn duy trì khác nhau.
  • Kéo dài thời gian lưu giữ.
  • Xóa vĩnh viễn mục này.

Lưu ý rằng người đánh giá có thể chọn nhiều mục và loại bỏ chúng cùng một lúc.

Người đánh giá cũng có thể sử dụng liên kết để xem tài liệu ở vị trí ban đầu, nếu người đánh giá có quyền cho vị trí đó. Trong quá trình đánh giá sắp xếp, nội dung không bao giờ di chuyển khỏi vị trí ban đầu và nó không bao giờ bị xóa cho đến khi người đánh giá chọn làm như vậy.

Lưu ý rằng các thông báo email được gửi tự động cho người đánh giá hàng tuần. Do đó, khi nội dung đến hết thời gian lưu giữ, có thể mất đến bảy ngày để người đánh giá nhận được thông báo qua email rằng nội dung đang chờ xử lý.

5.3 Quyền xử lý

Để có quyền truy cập vào trang Bố trí, người đánh giá phải là thành viên của vai trò Quản lý bố trí và vai trò Nhật ký kiểm toán chỉ xem. Chúng tôi khuyên bạn nên tạo một nhóm vai trò mới có tên là Người phản biện bố trí, thêm hai vai trò này vào nhóm vai trò đó và sau đó thêm thành viên vào nhóm vai trò.

5.4 Mất bao lâu cho đến khi nội dung bị loại bỏ vĩnh viễn

Nội dung đang chờ đánh giá xử lý chỉ bị xóa sau khi người đánh giá chọn xóa vĩnh viễn nội dung. Khi người đánh giá chọn tùy chọn này, nội dung trong trang SharePoint hoặc tài khoản OneDrive sẽ đủ điều kiện cho quy trình dọn dẹp tiêu chuẩn được mô tả trong phần này: Cách chính sách duy trì hoạt động với nội dung.

Điều này có nghĩa rằng:

  • Nội dung trong thư viện tài liệu sẽ được chuyển đến Thùng rác giai đoạn đầu trong vòng 7 ngày kể từ ngày xử lý và sau đó bị xóa vĩnh viễn 93 ngày sau đó. Thùng rác không được lập chỉ mục bởi tìm kiếm và do đó nội dung của nó không có sẵn cho tổ chức Khám phá Điện tử.
  • Nội dung trong thư viện Preservation Hold sẽ bị xóa vĩnh viễn trong vòng 7 ngày kể từ ngày xử lý.
  • Các mục trong hộp thư Exchange sẽ bị xóa vĩnh viễn trong vòng 14 ngày kể từ ngày xử lý. (Lưu ý rằng 14 ngày là cài đặt mặc định nhưng có thể được định cấu hình tối đa 30 ngày.)

5.5  Xem xử lý đang chờ xử lý và các mục xử lý

Trên trang sắp xếp đang chờ xử lý, bạn có thể xem cả cách xử lý đang chờ xử lý và đã hoàn thành đối với nhãn lưu giữ cụ thể:

  • Bố trí đang chờ xử lý hiển thị các mục đã hết thời gian lưu giữ và yêu cầu xem xét xử lý. Sau khi xem xét từng mục, hãy quyết định xem bạn có muốn áp dụng nhãn lưu giữ khác cho nó hay không, kéo dài thời gian lưu hoặc xóa vĩnh viễn. Bạn có thể chọn nhiều mục.
  • Tab Các mục đã xử lý cho thấy các lần xử lý đã được phê duyệt để xóa trong quá trình đánh giá xử lý và hiện đang trong quá trình xóa vĩnh viễn. Các mục có nhãn lưu giữ khác được áp dụng hoặc thời gian lưu của chúng được kéo dài như một phần của đánh giá sẽ không xuất hiện ở đây.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

5.5.1 Lọc các chế độ xem

Bạn có thể lọc các chế độ xem này bằng nhãn duy trì hoặc phạm vi thời gian. Đối với các lần xử lý đang chờ xử lý, phạm vi thời gian được dựa trên ngày hết hạn. Đối với các mục bị loại bỏ, phạm vi thời gian được dựa trên ngày xóa.

5.5.2 Xuất các mục sắp xếp

Ngoài ra, bạn có thể xuất các mục trong chế độ xem dưới dạng tệp .csv mà bạn có thể mở trong Excel.

Quản lý hồ sơ trong Microsoft 365

Bài viết thuộc về: Office365vietnam.info

 

Ý kiến của bạn:

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.