Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams – cập nhật

Bắt đầu với Microsoft Teams

Nếu bạn đang nhanh chóng triển khai Microsoft Teams để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng để hỗ trợ công việc từ xa, hãy sử dụng hướng dẫn Bắt đầu này để triển khai Teams cho toàn bộ tổ chức của bạn. Ngay cả khi Teams trở thành công việc Microsoft 365 hoặc Office 365 đầu tiên của bạn thì những hướng dẫn này vẫn được áp dụng.

Để bắt đầu nhanh với Teams, chúng tôi khuyên bạn nên tạo hai hoặc ba nhóm và kênh cho những người đầu tiên sử dụng. Ở lần đầu tiên, bằng cách triển khai Teams ở quy mô nhỏ, bạn sẽ học được Teams bằng cách sử dụng nó và cho bạn những giá trị hữu ích trong cách dùng Teams để làm việc.  Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ, Hướng dẫn bắt đầu nhanh này là tất cả những gì bạn cần để triển khai Teams cho toàn tổ chức của mình.

Teams cho phép bạn nhanh chóng tập hợp những người bên trong và bên ngoài tổ chức của bạn, trò chuyện với nhiều người khác để thúc đẩy các cuộc trò chuyện nhanh chóng và toàn diện, chia sẻ một cách an toàn các tài liệu đồng tác giả hay các dự án tương tự. Tùy chỉnh Teams bằng cách thêm quyền truy cập bằng tay vào ghi chú, trang web và ứng dụng được chia sẻ. Sử dụng các cuộc họp và cuộc gọi để làm việc cùng nhau tại một thời điểm nhất định từ bất cứ mọi nơi. Teams sẽ đơn giản hóa quyền truy cập của bạn vào các dịch vụ Microsoft 365 hoặc Office 365 và các ứng dụng của bên thứ ba để trở thành trọng tâm mới cho nhu cầu cộng tác và giao tiếp của bạn. Chúng tôi khuyến khích những bạn lần đầu tiên sử dụng nên cài đặt ứng dụng Teams trên máy tính để bàn và thiết bị di động để có những trải nghiệm tuyệt vời nhất và những phản hồi chính xác nhất.

Dưới đây là các bước cài đặt Teams và Channels nhằm giúp những bạn lần đầu sử dụng có thể bắt đầu trò chuyện, chia sẻ tệp dữ liệu và cộng tác cùng nhau.

Bước 1: Tạo các Teams và Channels đầu tiên của bạn.

Bước 2: Mời những người đầu tiên sử dụng tham gia.

Bước 3: Theo dõi việc sử dụng và phản hồi.

Bước 4: Thu thập nguồn tài nguyên cần thiết để lập kế hoạch triển khai toàn tổ chức của bạn

Nếu bạn là một tổ chức lớn, có cấu hình Skype for Business kết hợp hoặc tại chỗ, có các yêu cầu tuân thủ hoặc quy định nghiêm ngặt hoặc nếu bạn muốn triển khai các cuộc họp hoặc tính năng thoại (chẳng hạn như gói gọi điện hoặc hệ thống điện thoại), hãy bắt đầu bằng việc đọc Cách triển khai Teams. Chúng tôi khuyên bạn vẫn nên bắt đầu với phần Hướng dẫn bắt đầu này để xây dựng các kỹ năng và hoạch định triển khai trên toàn tổ chức của bạn “Plan Teams with Teams.” Bắt đầu triển khai Teams từ quy mô nhỏ cho các cuộc trò chuyện, nhóm, kênh, ứng dụng và xây dựng từ đó. Những kinh nghiệm ban đầu này sẽ giúp bạn quảng bá rộng rãi về Teams, tạo ra sự hào hứng trong toàn tổ chức cho giai đoạn ra mắt tiếp theo.

Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ hoặc nếu bạn đang nhanh chóng triển khai Teams để hỗ trợ làm việc từ xa, hãy sử dụng hướng dẫn Bắt đầu này để hoàn thiện hoạt động trong tổ chức của bạn. Hãy nhớ xem các mẫu có sẵn được dành đặc biệt cho doanh nghiệp nhỏ để giúp việc triển khai trong tổ chức của bạn dễ dàng và hợp lý hơn. Xem Bắt đầu với Teams dành cho Doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Trước khi bạn bắt đầu, cần lưu ý

Để sẵn sàng cho việc triển khai Teams của bạn, đây là những gì bạn cần làm, cho dù Teams là khối lượng công việc đầu tiên của bạn (“Teams First”) hay khối lượng công việc tiếp theo trong triển khai Microsoft 365 hoặc Office 365 hiện có:

  • Chuẩn bị mạng lưới tổ chức của bạn cho Teams: Điều này bao gồm việc định cấu hình miền Microsoft 365 hoặc Office 365, SharePoint Online, Exchange Online và OneDrive for Business của bạn.
  • Nhận giấy phép Teams cho tất cả mọi người. Kiểm tra gói Teams và mô tả dịch vụ Microsoft Teams.
  • Tìm hiểu về lợi ích của việc cài đặt cho khách hàng máy tính để bàn, web và ứng dụng di động.
  • Bắt đầu từ on-premises Skype for Business hoặc Lync Server.
  • Nâng cấp từ Skype for Business on premises lên Teams.
  • Lập kế hoạch kết nối kết hợp giữa Skype for Business Server và Office 365.

Lưu ý:

Nếu tổ chức của bạn đang chạy Skype for Business Server (hoặc Lync Server) tại chỗ, bạn phải cấu hình Azure AD Connect để đồng bộ hóa thư mục tại chỗ với Microsoft 365 hoặc Office 365.

Bước 1: Tạo Teams và Channels đầu tiên của bạn trong Microsoft Teams

Đề xuất cho các Teams và Channels đầu tiên của bạn

Nhóm là sự kết hợp những người cùng chung một mục tiêu. Kênh là không gian cộng tác trong một nhóm, là nơi công việc thực sự được hoàn thành.

Chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu với  “Get to know Teams” nơi những bạn mới sử dụng có thể giao lưu, đặt câu hỏi và khám phá khả năng của Nhóm. Điều này có thể là yếu tố cần thiết cho sự thành công của bạn khi bạn bắt đầu thử nghiệm với Teams.

“Get to know Teams”

Dự án của nhóm bạn có thể sử dụng “ Get to know Teams ” để đảm bảo sự liên kết với khách hàng của Teams, có một số cuộc trò chuyện ban đầu và khám phá những gì Teams có thể làm. Bạn hẳn sẽ có một nhóm gồm những người bạn cùng chung một sở thích khám phá vào những khả năng mới lạ trong tổ chức của bạn. Đây có thể là một trong những nhóm đầu tiên được ra mắt và sẽ giúp bạn sớm nhận được phản hồi.

Đây là cấu trúc được đề xuất cho nhóm:

Channel Mô tả và cách sử dụng Pinned tabs, bots, và các ứng dụng
General Tất cả các nhóm bắt đầu với một General channel. Sử dụng kênh này để thông báo khi bạn bắt đầu làm quen với Teams.
Say hi Giới thiệu bản thân với nhóm và chia sẻ những gì bạn muốn nhận được từ Teams.
How do I Một kênh để đặt câu hỏi về cách thực hiện:
Bước 1 – cài đặt máy tính để bàn và thiết bị di động.
Bước 2 – nhảy vào Teams.
Pinned tab liên kết đến Teams help center 
Pinned tab liên kết đến Teams Training Video
Pinned tab liên kết đến Teams desktop and mobile client download links
Feedback Chia sẻ suy nghĩ của bạn về trải nghiệm Teams. Pinned tab với Polly Poll
Ideas for future teams Chia sẻ suy nghĩ của bạn về nơi mà nhóm có thể gia tăng giá trị bổ sung trong một tổ chức. Những đội này có thể được gọi là gì? Ai sẽ là thành viên?
Support Nếu gặp sự cố, hãy sử dụng kênh này để nhận trợ giúp.

 

Thiết lập và chạy nhóm đầu tiên của bạn

Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể tạo và quản lý các nhóm và kênh hoặc trung tâm quản trị Microsoft Teams. Bạn có thể tạo nhóm công khai hoặc riêng tư. Bạn cũng có thể tạo một nhóm trong toàn tổ chức. Bất kỳ ai sử dụng Teams trong tổ chức của bạn đều có thể tham gia nhóm công khai. Đối với nhóm riêng, chủ sở hữu nhóm quản lý thành viên nhóm. Và đối với một nhóm toàn tổ chức, mọi người trong tổ chức của bạn đều được thêm tự động.

Để bắt đầu, chúng tôi khuyên bạn nên tạo các nhóm riêng và thêm một chủ sở hữu khác để quản lý cài đặt nhóm và tư cách thành viên.

Ghi chú

Trong các bước tiếp theo, chúng tôi sử dụng Teams desktop client để tạo nhóm và kênh. Hãy nhớ rằng với tư cách là quản trị viên, bạn cũng có thể thực hiện các tác vụ này trong Microsoft Teams admin center.

Tạo nhóm

Ở bên trái của Teams, nhấp vào Teams, ở cuối danh sách nhóm, nhấp vào Join hoặc để tạo nhóm, nhấp vào Create a new team.

Sau khi bạn đã tạo nhóm, hãy mời mọi người tham gia nhóm. Bạn có thể thêm từng người dùng, nhóm và thậm chí toàn bộ nhóm liên hệ (trước đây được gọi là “danh sách phân phối”).

Thêm chủ sở hữu nhóm

Tìm nhóm mà bạn đã tạo, nhấp vào More options ˙˙˙ > Manage team. Sau đó chuyển đến tab Members. Tìm những người bạn muốn chỉ định làm chủ sở hữu nhóm. Bên dưới tab  Role, nhấp vào Owner.

Tạo kênh trong nhóm

Tìm nhóm mà bạn đã tạo, nhấp vào More options … > Add channel. Bạn cũng có thể nhấp vào Manage team và thêm kênh trong tab Channels.

Đặt tên mô tả cho kênh để người dùng hiểu mục đích của kênh dễ dàng hơn.

Với tư cách là chủ sở hữu nhóm, bạn có thể tự động yêu thích các kênh cho cả nhóm, giúp mọi người trong nhóm hiển thị các kênh đó nhiều hơn. Bạn cũng có thể ghim các tab vào kênh để thêm các công cụ, chẳng hạn như OneNote, liên kết đến các trang web và nội dung khác để giúp người dùng dễ dàng tìm thấy những gì họ cần và chia sẻ suy nghĩ của họ.

Dưới đây là ví dụ về kênh “How do I” trong “Get to know Teams”, hiển thị các tab được ghim liên kết đến các trang web của Teams – Video hướng dẫn về Teams, Trung tâm trợ giúp Teams và các liên kết tải xuống Teams.

Bước 2: Giới thiệu những người mới bắt đầu đến với Microsoft Teams

Mời người dùng tham gia Teams

Gửi email chào mừng tới người dùng với tên và mô tả của các nhóm bạn đã tạo và mời họ tham gia các cuộc trò chuyện trong Teams. Hãy nhớ bao gồm các liên kết sau trong email để họ biết nơi nhận, đào tạo và hỗ trợ.

Chẳng hạn: đối với nhóm ” Get to know Teams”, bạn có thể muốn bắt đầu email của mình như sau:

 

Tương tác với người dùng khi họ tham gia lần đầu. Đăng tin nhắn chào mừng trong Teams và bắt đầu trò chuyện trong một kênh. Thực hiện điều này tạo ra âm thanh và khuyến khích người dùng chuyển sang Teams. Trong thông báo chào mừng, hãy bao gồm các liên kết giống như bạn đã gửi trong email để người dùng biết nơi lấy Teams cũng như bất kỳ thông tin hữu ích nào khác để giúp người dùng thiết lập và chạy nhanh chóng. Liên hệ với người dùng để đảm bảo họ biết cách tải xuống, cài đặt và đăng nhập vào Teams để họ có thể bắt đầu trò chuyện, chia sẻ tệp và cộng tác với nhau.

Bước 3: Giám sát việc sử dụng và phản hồi trong Microsoft Teams

Điều quan trọng là phải biết cách người dùng sử dụng Teams và trải nghiệm của họ với Teams như thế nào. Sử dụng chức năng báo cáo có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về các kiểu sử dụng và cùng với phản hồi của người dùng, cung cấp cho bạn thông tin chi tiết để thông báo về việc triển khai rộng hơn và nơi ưu tiên để đào tạo và giao tiếp.

Giám sát việc sử dụng

Đối với các bạn lần đầu sử dụng Teams, chúng tôi khuyên bạn nên xem xét báo cáo hai lần một tuần để hiểu các xu hướng mới nổi.

Ví dụ: báo cáo sử dụng cho thấy rằng không có nhiều người dùng đang sử dụng ứng dụng khách di động của Teams. Điều này có thể cho thấy rằng người dùng không chắc chắn về cách cài đặt ứng dụng khách. Đăng hướng dẫn cài đặt từng bước trong một kênh có thể giúp tăng mức độ sử dụng của nhiều khách hàng hơn. Hoặc, báo cáo sử dụng cho thấy rằng người dùng chủ yếu sử dụng Teams để trò chuyện riêng tư. Trong ví dụ này, bạn có thể muốn xem lại các tình huống nhóm của mình vì người dùng đang trò chuyện bên ngoài các nhóm và kênh ban đầu đã được thiết lập.

Đây là cách nhận báo cáo để xem việc sử dụng Teams.

Báo cáo và phân tích Teams (Trung tâm quản trị Microsoft Teams)

Báo cáo Teams trong trung tâm quản trị Microsoft Teams cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về cách Teams được sử dụng trong tổ chức của bạn. Sử dụng các báo cáo để xem việc sử dụng Teams, hoạt động của người dùng và việc sử dụng thiết bị trong tổ chức của bạn.

Để xem các báo cáo này, bạn phải là quản trị viên toàn cầu trong Microsoft 365 hoặc Office 365, quản trị viên dịch vụ Teams hoặc quản trị viên Skype for Business. Đi tới Microsoft Teams admin center, trong điều hướng bên trái, chọn Analytics & reports, sau đó trong Report, hãy chọn báo cáo bạn muốn chạy.

Teams usage report: Báo cáo này cung cấp cho bạn thông tin tổng quan về hoạt động sử dụng trong Teams, bao gồm tổng số người dùng và kênh đang hoạt động, số lượng người dùng và kênh đang hoạt động, khách và tin nhắn trong mỗi nhóm.

Teams user activity report: Báo cáo này cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về các loại hoạt động mà người dùng tham gia, chẳng hạn như số lượng người giao tiếp thông qua cuộc gọi 1: 1, tin nhắn kênh và tin nhắn trò chuyện riêng tư.

Teams device usage report: Báo cáo này cho bạn biết cách người dùng kết nối với Teams, bao gồm số lượng người sử dụng Teams trên thiết bị di động của họ khi đang di chuyển.

Teams activity reports (Microsoft 365 admin center)

Bạn cũng có thể xem hoạt động của Teams thông qua các báo cáo có sẵn từ trung tâm quản trị Microsoft 365. Các báo cáo này là một phần của báo cáo Microsoft 365 trong trung tâm quản trị Microsoft 365 và cung cấp thông tin về hoạt động của người dùng và việc sử dụng thiết bị

Để xem các báo cáo này, hãy đi tới Microsoft 365 admin center, bấm vào Reports > Usage. Trong Select a report, bấm Microsoft Teams. Từ đây, hãy chọn báo cáo bạn muốn xem.

            Microsoft 365 usage analytics

Bạn có thể sử dụng phân tích sử dụng Microsoft 365 trong Power BI để xem và phân tích dữ liệu sử dụng cho Teams cũng như các sản phẩm và dịch vụ Microsoft 365 hoặc Office 365 khác. Phân tích sử dụng Microsoft 365 là một gói nội dung bao gồm một bảng điều khiển được tạo sẵn và một số báo cáo được tạo sẵn. Mỗi báo cáo cung cấp cho bạn thông tin chi tiết và dữ liệu sử dụng cụ thể. Để kết nối với gói nội dung, bạn cần Power BI và phải là quản trị viên toàn cầu trong Microsoft 365, Office 365 hoặc trình đọc báo cáo. Nếu bạn chưa có Power BI, hãy đăng ký dịch vụ Power BI miễn phí.

Thu thập phản hồi

Việc áp dụng trải nghiệm cộng tác mới chính là thay đổi hành vi của người dùng. Để tạo ra sự thay đổi đòi hỏi phải được đào tạo, khuyến khích và những tấm gương tích cực. Điều quan trọng là người dùng phải có tiếng nói trong quá trình chuyển đổi sang Teams và có thể cởi mở chia sẻ kinh nghiệm của họ. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng kênh Phản hồi trong nhóm ” Get to know Teams ” mà bạn đã tạo để thu thập và giải quyết phản hồi từ người dùng về trải nghiệm của họ với Teams.

Bước 4: Chọn một đường cho việc triển khai Microsoft Teams trong toàn tổ chức của bạn

Bây giờ bạn đã thiết lập thành công các Teams đầu tiên của mình và gia nhập cùng những người dùng ban đầu trong khi sử dụng, đã đến lúc xem xét kế hoạch tiếp theo của bạn để triển khai Teams trên toàn bộ tổ chức của bạn trong khi thúc đẩy việc áp dụng. Bắt đầu với khối lượng công việc đầu tiên, Chat, teams, channels và apps.

Chat, teams, channels, & apps trong Microsoft Teams

Teams cung cấp trải nghiệm cộng tác độc lập tuyệt vời cho tổ chức của bạn và hầu hết các tổ chức nhận thấy rằng cài đặt mặc định phù hợp với họ. Bài viết này giúp bạn quyết định xem có nên thay đổi bất kỳ cài đặt mặc định nào hay không, dựa trên hồ sơ tổ chức của bạn và các yêu cầu kinh doanh, sau đó nó sẽ hướng dẫn bạn từng thay đổi. Chúng tôi đã chia cài đặt thành hai nhóm, bắt đầu với nhóm thay đổi cốt lõi mà bạn có nhiều khả năng thực hiện hơn. Nhóm thứ hai bao gồm các cài đặt bổ sung mà bạn có thể muốn định cấu hình, dựa trên nhu cầu của tổ chức bạn.

  • Giờ đây, bạn có thể sử dụng Advisor for Teams (preview) để giúp bạn triển khai Microsoft Teams. Advisor for Teams (bản xem trước) hướng dẫn bạn qua bản giới thiệu Teams của bạn. Nó đánh giá môi trường Microsoft 365 hoặc Office 365 của bạn và xác định các cấu hình phổ biến nhất mà bạn có thể cần cập nhật hoặc sửa đổi trước khi bạn có thể triển khai Teams thành công.
  • Microsoft Teams Essentials for IT Kênh YouTube, bao gồm các video ngắn (8-10 phút) hướng dẫn bạn cách triển khai, định cấu hình và quản lý Teams.

Sử dụng Advisor for Teams để giúp bạn triển khai Microsoft Teams

  • Advisor for Teams hướng dẫn bạn qua bản giới thiệu Microsoft Teams của bạn. Nó đánh giá môi trường tổ chức Microsoft 365 của bạn và xác định các cấu hình phổ biến nhất mà bạn có thể cần cập nhật hoặc sửa đổi trước khi bạn có thể triển khai Teams thành công. Sau đó, Advisor for Teams tạo Deployment team (trong Teams), với các kênh cho từng khối lượng công việc bạn muốn triển khai. Mỗi khối lượng công việc trong Teams triển khai đi kèm với một kế hoạch công cụ lập kế hoạch toàn diện bao gồm tất cả các nhiệm vụ triển khai cho mỗi khối lượng công việc. Sử dụng kế hoạch Công cụ lập kế hoạch này, bạn sẽ giao nhiệm vụ cho những người chịu trách nhiệm cho từng giai đoạn của triển khai – bao gồm người quản lý dự án, quản trị viên dịch vụ Teams, những người hỗ trợ và nhóm sẵn sàng sử dụng và người dùng của bạn. Mỗi nhiệm vụ triển khai chứa tất cả hướng dẫn và tài nguyên bạn cần để hoàn thành nhiệm vụ thành công.
  • Advisor for Teams là một phần của trung tâm quản trị Teams. Ở mức tối thiểu, bạn sẽ cần có giấy phép Microsoft 365 Business Basic để có thể tận dụng tích hợp Advisor for Teams với Forms and Planner. Để bắt đầu sử dụng Advisor for Teams, hãy nhấp vào nút Start trong Deploying Teams workload widget trên trang Dashboard. Hoặc đi tới Planning > Teams Advisor.

Sử dụng Advisor for Teams

  • Cần có giấy phép Teams, Forms, and Planner để sử dụng Advisor for Teams. Tuy nhiên, bạn không cần phải là quản trị viên của teams để sử dụng Advisor for Teams – bất kỳ ai trong tổ chức của bạn đều có thể sử dụng nó. Chúng tôi đã thiết lập các quyền đặc biệt để người dùng không phải quản trị viên có thể truy cập Advisor for Teams, ngay cả khi quyền đó nằm trong trung tâm quản trị Teams. Bạn phải là quản trị viên của Teams, Quản trị viên dịch vụ của teams hoặc Quản trị viên toàn cầu để mở các đánh giá về mức độ sẵn sàng của người thuê (điều này là do các vai trò không phải quản trị viên đặc biệt không có quyền truy cập vào các API Microsoft Graph để đánh giá)
  • Nếu Teams Advisor bị thiếu trong phần Planning trong trung tâm quản trị của Teams, điều đó có nghĩa là người dùng không được cấp phép cho Teams.
  • Lần đầu tiên bạn sử dụng Advisor for Teams, nó sẽ tạo một nhóm Triển khai cho bạn trong Nhóm. Nó thêm một kênh cho mỗi khối lượng công việc bạn chọn.
  • Nếu nhóm Triển khai đã được tạo và một người dùng khác cố gắng tạo nhóm đó, họ sẽ gặp lỗi yêu cầu họ liên hệ với nhóm hỗ trợ của họ. Điều này ngăn các nhóm vô tình tiết lộ thông tin về nhóm hiện có và các thành viên của nhóm. Yêu cầu chủ sở hữu của nhóm Triển khai thêm bạn hoặc liên hệ với người hỗ trợ của bạn để được trợ giúp.

Những kế hoạch sẵn có từ Advisor for Teams

Advisor for Teams hiện đang cung cấp những kế hoạch sau:

  1. Chat, teams, channels, and apps
  • Đánh giá Tenant
  • Kế hoạch của Planner, bao gồm những nhiệm vụ áp dụng
  • Biểu mẫu khảo sát người dùng
  • Advisor for Teams bot
  1. Meetings and conferencing
  • Đánh giá Tenant
  • Kế hoạch của Planner, bao gồm những nhiệm vụ áp dụng
  • Biểu mẫu khảo sát người dùng
  • Advisor for Teams bot
  1. Skype for Business upgrade
  • Đánh giá Tenant
  • Kế hoạch của Planner, bao gồm những nhiệm vụ áp dụng
  • Biểu mẫu khảo sát người dùng
  • Advisor for Teams bot
  • Được thiết kế cho những khách hàng hiện đang sử dụng Skype for Business Online hoặc Skype for Business on-premises, kế hoạch nâng cấp Skype for Business sẽ giúp bạn không cần phỏng đoán trong hành trình nâng cấp của mình. Tận dụng khuôn khổ thành công đã được chứng minh để thực hiện thay đổi, kế hoạch sẽ hướng dẫn bạn qua quy trình từng bước cho dù bạn mới bắt đầu với Teams, đã sử dụng Teams cùng với Skype for Business hay đã sẵn sàng nâng cấp. Kế hoạch cũng sẽ kết nối bạn với online guidance and best practices, downloadable assets, live 1:many planning workshops, và các nguồn bổ sung để hỗ trợ thành công của bạn.

Chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu với gói Chat, teams, channels, and apps. Khi bạn triển khai xong khối lượng công việc đó, hãy quay lại Advisor for Teams và nhấp vào Add channel để bắt đầu khối lượng công việc tiếp theo.

Tổng quan về teams and channels trong Microsoft Teams

            Hãy bắt đầu bằng cách nghĩ về cách Microsoft Teams cho phép các nhóm riêng lẻ tự tổ chức và cộng tác trong các tình huống kinh doanh:

  • Teams là tập hợp những người, nội dung và công cụ xoay quanh các dự án và kết quả khác nhau trong một tổ chức.
  • Teams có thể được tạo ở chế độ riêng tư đối với những người dùng được mời.
  • Teams cũng có thể được tạo để công khai và mở và bất kỳ ai trong tổ chức đều có thể tham gia (tối đa 10.000 thành viên).

Một teams được thiết kế để tập hợp một nhóm người hợp tác chặt chẽ với nhau để hoàn thành công việc. Các teams có thể linh động cho công việc dựa trên dự án (ví dụ: ra mắt sản phẩm, tạo phòng chiến tranh kỹ thuật số), cũng như  để phản ánh cấu trúc nội bộ hiện tại  của tổ chức của bạn (ví dụ: các phòng ban và địa điểm văn phòng). Các cuộc trò chuyện, tệp và ghi chú trên các kênh của nhóm chỉ hiển thị với các thành viên trong nhóm.

  • Channels là các phần dành riêng trong nhóm để giữ cho các cuộc trò chuyện được sắp xếp theo các chủ đề, dự án, lĩnh vực cụ thể —- bất kỳ điều gì phù hợp với nhóm của bạn! Các tệp mà bạn chia sẻ trong một kênh (trên tab Tệp) được lưu trữ trong SharePoint. Để tìm hiểu thêm, hãy đọc How SharePoint Online and OneDrive for Business interact with Teams.
  • Channels là nơi diễn ra các cuộc trò chuyện và nơi thực sự hoàn thành công việc. Channels có thể mở cho tất cả các thành viên trong nhóm hoặc nếu bạn cần khán giả chọn lọc hơn, họ có thể ở chế độ riêng tư. Các kênh tiêu chuẩn dành cho các cuộc trò chuyện mà mọi người trong nhóm có thể tham gia và các kênh riêng tư giới hạn giao tiếp với một nhóm nhỏ những người trong nhóm.
  • Các Channels có giá trị nhất khi được mở rộng với các ứng dụng bao gồm tab, trình kết nối và bot giúp tăng giá trị của chúng đối với các thành viên trong nhóm. Để tìm hiểu thêm, hãy xem Apps, bots, & connectors in Teams.

Các kênh riêng tư trong Microsoft Teams

Các kênh riêng tư trong Microsoft Teams tạo không gian tập trung để cộng tác trong nhóm của bạn. Chỉ những người dùng trong nhóm là chủ sở hữu hoặc thành viên của kênh riêng tư mới có thể truy cập kênh. Bất kỳ ai, kể cả khách, đều có thể được thêm làm thành viên của kênh riêng tư, miễn là họ đã là thành viên của nhóm.

Bạn có thể muốn sử dụng một kênh riêng nếu bạn muốn giới hạn cộng tác cho những người có nhu cầu biết hoặc nếu bạn muốn tạo điều kiện giao tiếp giữa một nhóm người được giao cho một dự án cụ thể mà không cần phải tạo thêm một nhóm để quản lý.

Ví dụ: một kênh riêng tư hữu ích trong các trường hợp sau:

  • Một nhóm người trong nhóm muốn có một không gian tập trung để cộng tác mà không cần phải tạo một nhóm riêng biệt.
  • Một nhóm nhỏ những người trong nhóm muốn có một kênh riêng để thảo luận về thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như ngân sách, nguồn cung ứng, định vị chiến lược, v.v.

Biểu tượng khóa biểu thị một kênh riêng tư. Chỉ thành viên của các kênh riêng tư mới có thể xem và tham gia vào các kênh riêng tư mà họ được thêm vào.

 

Quản lý vòng đời của các kênh riêng tư trong Microsoft Teams

Tại đây, bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn cần thiết để quản lý vòng đời của các kênh riêng tư trong tổ chức của mình.

Nếu bạn đang sử dụng các bước PowerShell trong bài viết này để quản lý các kênh riêng tư, bạn phải cài đặt và sử dụng mô-đun xem trước công khai Teams PowerShell từ Thư viện PowerShell. Để biết các bước về cách cài đặt mô-đun, hãy xem Cài đặt Microsoft Teams PowerShell. Mô-đun PowerShell nhóm khả dụng chung mới nhất không hỗ trợ quản lý các kênh riêng tư.

Đặt xem các thành viên trong nhóm có thể tạo kênh riêng tư hay không

Chủ sở hữu nhóm có thể tắt hoặc bật khả năng tạo kênh riêng tư của các thành viên trong cài đặt nhóm. Để thực hiện việc này, trên tab Cài đặt cho nhóm, hãy tắt hoặc bật Allow members to create private channels.

Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể sử dụng Graph API để kiểm soát xem các thành viên có thể tạo kênh riêng tư trong các nhóm cụ thể hay không. Đây là một ví dụ.

Cài đặt xem người dùng trong tổ chức của bạn có thể tạo kênh riêng tư hay không

Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể đặt các chính sách bằng cách sử dụng trung tâm quản trị Microsoft Teams hoặc PowerShell để kiểm soát người dùng nào trong tổ chức của bạn được phép tạo kênh riêng tư.

  • Sử dụng trung tâm quản trị Microsoft Teams: Sử dụng chính sách nhóm để đặt người dùng nào trong tổ chức của bạn được phép tạo kênh riêng tư. Để tìm hiểu thêm, hãy xem Manage teams policies in Teams.
  • Sử dụng PowerShell: Sử dụng CsTeamsChannelsPolicy để đặt người dùng nào trong tổ chức của bạn được phép tạo kênh riêng tư. Đặt thông số AllowPrivateChannelCreation thành true để cho phép người dùng được chỉ định chính sách tạo kênh riêng tư. Đặt thông số thành false sẽ tắt khả năng tạo kênh riêng tư cho người dùng được chỉ định chính sách.
  • Tạo kênh riêng thay mặt cho chủ sở hữu nhóm: Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể sử dụng PowerShell hoặc Graph API để thay mặt chủ sở hữu nhóm tạo kênh riêng tư. Ví dụ: bạn có thể muốn làm điều này nếu tổ chức của bạn muốn tập trung vào việc tạo các kênh riêng tư.

Chỉ định chủ sở hữu nhóm và thành viên trong Microsoft Teams

            Trung tâm quản trị Microsoft Teams đang dần thay thế trung tâm quản trị Skype for Business và chúng tôi đang chuyển cài đặt Teams sang nó từ trung tâm quản trị Microsoft 365. Nếu một cài đặt đã được di chuyển, bạn sẽ thấy một thông báo và sau đó được chuyển hướng đến vị trí của cài đặt trong Trung tâm quản trị nhóm.

Trong Microsoft Teams có hai vai trò người dùng: chủ sở hữu và thành viên. Theo mặc định, người dùng tạo nhóm mới được cấp trạng thái chủ sở hữu. Ngoài ra, chủ sở hữu và thành viên có thể có khả năng kiểm duyệt cho kênh (miễn là đã thiết lập kiểm duyệt). Nếu một nhóm được tạo từ Nhóm Microsoft 365 hiện có, các quyền sẽ được kế thừa.

Khả năng của người điều hành

Ngoài các khả năng khác, chủ sở hữu nhóm và thành viên có thể có khả năng kiểm duyệt cho một kênh (miễn là đã bật kiểm duyệt cho một nhóm). Người kiểm duyệt có thể bắt đầu các bài đăng mới trong một kênh và kiểm soát xem các thành viên trong nhóm có thể trả lời tin nhắn kênh hiện có hay không. Họ cũng có thể kiểm soát xem bots and connectors có thể gửi thông điệp kênh hay không.

Khả năng của người điều hành được chỉ định ở cấp kênh. Chủ sở hữu nhóm có khả năng người kiểm duyệt theo mặc định. Các thành viên trong nhóm bị tắt chức năng người kiểm duyệt theo mặc định, nhưng chủ sở hữu nhóm có thể cấp khả năng người kiểm duyệt kênh cho một thành viên trong nhóm. Người kiểm duyệt trong một kênh có thể thêm và xóa những người kiểm duyệt khác trong kênh đó.

Chỉ định vai trò người dùng

Để chỉ định vai trò người dùng, trong Teams, hãy chọn tên nhóm và nhấp vào More options > Manage team. Trên tab Thành viên, bạn có thể thêm thành viên và chọn chủ sở hữu và người kiểm duyệt (nếu bạn có đủ quyền).

Quyền tạo nhóm

Theo mặc định, tất cả người dùng có hộp thư trong Exchange Online đều có quyền tạo nhóm Microsoft 365 và do đó là một nhóm trong Microsoft Teams. Bạn có thể kiểm soát chặt chẽ hơn và hạn chế việc tạo các nhóm mới và do đó, tạo các nhóm Microsoft 365 mới bằng cách ủy quyền quyền quản lý và tạo nhóm cho một nhóm người dùng

Tổng quan về dynamic membership cho Teams

Microsoft Teams hỗ trợ các nhóm được liên kết với nhóm Microsoft 365 bằng cách sử dụng dynamic membership. dynamic membership cho phép tư cách thành viên của một nhóm được xác định bởi một hoặc nhiều quy tắc kiểm tra các thuộc tính người dùng nhất định trong Azure Active Directory (Azure AD). Người dùng được tự động thêm hoặc xóa vào đúng nhóm khi thuộc tính người dùng thay đổi hoặc người dùng tham gia và rời khỏi đối tượng thuê.

Với tư cách dynamic membership, bạn có thể thiết lập nhóm cho một số nhóm người dùng nhất định trong tổ chức của mình. Các tình huống có thể xảy ra bao gồm:

  • Một bệnh viện có thể tạo ra các nhóm riêng biệt cho y tá, bác sĩ và bác sĩ phẫu thuật để truyền thông tin liên lạc. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bệnh viện dựa vào nhân viên tạm thời.
  • Một trường đại học có thể tạo một nhóm cho tất cả các giảng viên trong một trường cao đẳng cụ thể, bao gồm cả một khoa phụ trợ thường xuyên thay đổi.
  • Một hãng hàng không muốn tạo một nhóm cho mỗi chuyến bay (chẳng hạn như chuyến bay thẳng vào chiều Thứ Ba từ Chicago đến Atlanta) và có một nhóm bay thường xuyên thay đổi được tự động chỉ định hoặc loại bỏ khi cần thiết.

Sử dụng tính năng này, các thành viên của một nhóm nhất định sẽ tự động cập nhật dựa trên một bộ tiêu chí cụ thể, thay vì quản lý tư cách thành viên theo cách thủ công. Việc làm này yêu cầu giấy phép Azure AD Premium P1 và tư cách thành viên nhóm có thể được chỉ định bởi quản trị viên đối tượng thuê cho bất kỳ thuộc tính Azure AD nào của người dùng miễn là bạn có người thuê và tài khoản quản trị.

Microsoft Teams có thể mất từ ​​vài phút đến tối đa 2 giờ để phản ánh các thay đổi về tư cách thành viên động sau khi chúng có hiệu lực trong nhóm Microsoft 365 dành cho một nhóm.

Lưu ý:

  • Các quy tắc có thể xác định ai là thành viên trong nhóm, nhưng không xác định ai là chủ sở hữu nhóm.
  • Xem Limits and specifications for Microsoft Teams để biết các giới hạn hiện tại về kích thước nhóm và kênh.
  • Chủ sở hữu sẽ không thể thêm hoặc xóa người dùng với tư cách là thành viên của nhóm, vì các thành viên được xác định bởi dynamic group rules.
  • Các thành viên sẽ không thể rời khỏi các nhóm được hỗ trợ bởi dynamic groups.

Các phương pháp hay nhất để tổ chức nhóm trong Microsoft Teams

            Teams là tập hợp những người tập hợp lại với nhau xung quanh một mục tiêu chung. Nhóm người này có thể ở trong một bộ phận hoặc trong toàn tổ chức. Điều gắn kết họ lại với nhau là kết quả mà họ đang hướng tới. Các thành viên của một nhóm có thể làm việc với tốc độ khác nhau hoặc tạo ra nội dung khác nhau, nhưng theo kinh nghiệm của chúng tôi, họ thường cộng tác nhanh chóng với nhau, một quá trình mà chúng tôi gọi là “làm việc nhóm tốc độ cao”.

Trước khi tạo nhóm, hãy nghĩ về mục tiêu, dự án hoặc các hạng mục công việc và những người trong tổ chức của bạn có thể giúp thực hiện nó một cách hợp tác. Khi bạn đã xác định được họ, hãy thêm những người hoặc nhóm này vào một nhóm để bắt đầu cộng tác. Vì tư cách thành viên có thể thay đổi theo thời gian nên bạn nên chỉ định nhiều chủ sở hữu cho mỗi nhóm

Thêm từng nhóm dần dần: Khi bạn triển khai Teams lần đầu tiên, chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu với một số lượng nhỏ nhóm và thành viên trong nhóm. Thêm người hoặc nhóm mới khi bạn di chuyển. Điều tuyệt vời với Teams là khi bạn thêm người hoặc nhóm mới, họ có thể nhanh chóng bắt kịp những gì đã được thảo luận, vì các cuộc trò chuyện và tệp đều có sẵn cho người dùng bất kể họ tham gia vào thời điểm nào. Tránh sự cám dỗ để tạo ra một loạt các đội khác nhau có cùng một nhóm thành viên; thay vào đó, hãy tạo các kênh trong một nhóm.

Tạo kênh để tập trung thảo luận:

            Khi bạn đã thành lập nhóm của mình, bạn nên bắt đầu suy nghĩ về các dự án và kiểu trò chuyện khác nhau mà bạn cần hỗ trợ. Tạo các kênh ban đầu để mọi người biết nơi đóng góp và tìm các cuộc trò chuyện hiện có. Sử dụng tên kênh mô tả để giúp mọi người dễ dàng biết nơi cần đến cho mỗi cuộc trò chuyện. Thêm các công cụ (chẳng hạn như OneNote, Power BI hoặc Planner) dưới dạng tab vào kênh để các thành viên có mọi thứ họ cần, ngay trong kênh. Bạn cũng có thể thêm một trang web thường dùng làm tab cho một kênh.

Tạo nhóm với số lượng thành viên lớn hơn và nhiều kênh hơn. Giảm thiểu số đội yêu cầu sự tham gia của một người. Các kênh trong nhóm nên được coi là chủ đề hoặc luồng công việc để hỗ trợ nhóm tổ chức công việc của họ để thực hiện các mục tiêu chung của họ. Không có số lượng kênh cụ thể nên được tạo. Mỗi nhóm nên xây dựng các kênh dựa trên công việc, mức độ ưu tiên và phong cách của họ

Sử dụng các kênh tiêu chuẩn cho các cuộc trò chuyện mà mọi người trong nhóm có thể đóng góp. Tận dụng các Private channels trong Nhóm khi bạn cần không gian cộng tác tập trung với một nhóm thành viên được chọn.

Các tổ chức lớn hơn có thể muốn tạo các nhóm làm ” templates ” để chuẩn hóa thông tin họ nắm bắt về các loại công việc cụ thể. Điều này hữu ích cho việc quản lý khách hàng chiến lược, quản lý lớp học, các kịch bản chăm sóc sức khỏe, quản lý yêu cầu bồi thường, quản lý sự cố và các tình huống khác phù hợp với một ngành cụ thể.

Sử dụng kênh Chung

            Theo mặc định, kênh Chung được tạo cho bạn khi bạn tạo nhóm. Có nhiều mục đích hữu ích cho kênh này:

  • Sử dụng nó để chia sẻ tổng quan về những gì nhóm muốn đạt được, chẳng hạn như điều lệ dự án hoặc ai là người trong nhóm.
  • Sử dụng nó để giới thiệu thành viên nhóm mới và thông tin cấp cao khác mà một thành viên mới trong nhóm sẽ thấy hữu ích
  • Sử dụng nó để thông báo hoặc định cấu hình trình kết nối SharePoint News để đăng báo cáo trạng thái hiện tại của bạn lên kênh này.
  • Đối với các nhóm mới hoặc mục đích đơn lẻ, đây có thể là kênh duy nhất lúc đầu khi bạn quyết định cách Teams có thể hỗ trợ tốt nhất cho mục tiêu của bạn.

Bạn không thể xóa, đổi tên hoặc hủy yêu thích kênh Chung. Các kênh xuất hiện theo thứ tự bảng chữ cái (với kênh Chung ở trên cùng). Trong các nhóm có nhiều kênh, hãy sử dụng Ẩn (Hide) hoặc Hiện (Show) để hiển thị các kênh bạn sử dụng nhiều nhất.

Cân nhắc thiết lập kiểm duyệt trong kênh của bạn : Chủ sở hữu nhóm có thể bật kiểm duyệt cho một kênh để kiểm soát ai có thể bắt đầu bài đăng mới và trả lời bài đăng trong kênh đó. Khi bạn thiết lập kiểm duyệt, bạn có thể chọn một hoặc nhiều thành viên trong nhóm làm người kiểm duyệt. (Chủ sở hữu nhóm là người kiểm duyệt theo mặc định.)

Apps, bots, & connectors trong Microsoft Teams

Các ứng dụng cho phép bạn tìm nội dung từ các dịch vụ yêu thích của mình và chia sẻ nội dung đó ngay trong Teams. Chúng giúp bạn thực hiện những việc như ghim dịch vụ ở đầu kênh, trò chuyện với bot hoặc chia sẻ và giao nhiệm vụ.

Chúng tôi khuyên bạn nên đưa các ứng dụng nổi bật của chúng tôi – chẳng hạn như Planner – vào bản giới thiệu Nhóm đầu tiên của bạn. Thêm các ứng dụng, bot và trình kết nối khác khi bạn thúc đẩy việc áp dụng Nhóm.

Các nhóm cung cấp trải nghiệm cộng tác độc lập tuyệt vời cho tổ chức của bạn và hầu hết các tổ chức nhận thấy rằng cài đặt mặc định phù hợp với họ. Bài viết này giúp bạn quyết định xem có nên thay đổi bất kỳ cài đặt mặc định nào hay không, dựa trên hồ sơ tổ chức của bạn và các yêu cầu kinh doanh, sau đó nó sẽ hướng dẫn bạn từng thay đổi. Chúng tôi đã chia cài đặt thành hai nhóm, bắt đầu với nhóm thay đổi cốt lõi mà bạn có nhiều khả năng thực hiện hơn. Nhóm thứ hai bao gồm các cài đặt bổ sung mà bạn có thể muốn định cấu hình, dựa trên nhu cầu của tổ chức bạn.

Bắt đầu nhanh cho người quản trị – Meetings and live events trong Microsoft Teams

Có 2 cách để gặp gỡ trong Microsoft Teams – meetings and live events. Sử dụng bài viết này để nhanh chóng triển khai và định cấu hình các cuộc họp và sự kiện trực tiếp cho tổ chức của bạn.

Để biết chi tiết về cách định cấu hình nhanh các Teams meetings and events trên các nền tảng khác nhau, hãy xem Teams features by platform.

  • Meetings in Teams bao gồm chia sẻ âm thanh, video và màn hình cho tối đa 300 * người. Họ là một trong những cách quan trọng để cộng tác trong Teams. Và bạn không cần phải là thành viên của một tổ chức (hoặc thậm chí có tài khoản Teams!) Để tham gia cuộc họp Teams— chỉ cần xem lời mời để biết hướng dẫn về cách gọi tham gia.
  • Live events là một phần mở rộng của các cuộc họp Teams cho phép bạn lên lịch và tổ chức các sự kiện truyền trực tuyến tới lượng lớn khán giả trực tuyến – lên đến 10.000 người. Nếu bạn cần một cuộc họp cho hơn 300 người, hãy sử dụng sự kiện trực tiếp.

Lưu ý: Đối với Teams for Government (GCC, GCC High, DoD), giới hạn vẫn là 250. Chúng tôi sẽ cập nhật bài viết này khi giới hạn đám mây của chính phủ tăng từ 250 lên 300. Xem Limits and Specifications để biết thông tin mới nhất về giới hạn cuộc họp của Teams.

Giấy phép cho meetings and live events

Bất kỳ ai cũng có thể tham dự cuộc họp Nhóm hoặc sự kiện trực tiếp công khai miễn phí – không cần giấy phép. Những người tham dự tham gia cuộc họp Nhóm hoặc sự kiện trực tiếp bằng cách nhấp vào nút Tham gia trong Nhóm hoặc lời mời họp. Âm thanh cuộc họp là một phần của cuộc họp Nhóm, nhưng nếu bạn muốn mọi người có thể tham gia cuộc họp qua điện thoại, bạn cần cung cấp số gọi đến.

Đối với những người sẽ tổ chức, lên lịch và tổ chức các cuộc họp hoặc sự kiện trực tiếp, họ sẽ cần một trong các giấy phép Microsoft 365 hoặc Office 365 được liệt kê trong bảng bên dưới. Nếu bạn đã sử dụng Teams, bạn có thể có giấy phép cần thiết để tổ chức và tổ chức các cuộc họp cũng như sự kiện trực tiếp.

1 Người tổ chức cuộc họp cần có giấy phép Audio Conferencing add-on để gửi lời mời bao gồm hội nghị quay số.

2 Cuộc họp quay số Call me  theo số yêu cầu người tổ chức phải có giấy phép E5 or Audio Conference add-in. Một kế hoạch quay số cũng có thể cần thiết.

Đảm bảo mạng của bạn đã sẵn sàng: Nếu bạn đã chuẩn bị sẵn mạng của mình khi triển khai Microsoft 365 hoặc Office 365, có lẽ bạn đã sẵn sàng. Trong mọi trường hợp – và đặc biệt nếu bạn đang triển khai Teams nhanh chóng như là khối lượng công việc Office 365 đầu tiên của bạn để hỗ trợ nhân viên từ xa – hãy đọc Prepare your organization’s network for Teams để đảm bảo rằng bạn đã sẵn sàng.

Meetings and conferencing:

  • Với tư cách là quản trị viên, bạn sẽ định cấu hình cài đặt cuộc họp cho mọi người. Sau đó, bạn sẽ sử dụng các chính sách cuộc họp để kiểm soát những tính năng họp (và không) khả dụng cho người dùng của mình.
  • Để tìm hiểu về cách quản lý ghi cuộc họp, hãy đọc Teams cloud meeting recording.
  • Nếu người dùng của bạn chưa quen với cuộc họp Nhóm, hãy chia sẻ khóa đào tạo Quản lý cuộc họp với họ. Hãy xem lớp học trực tuyến có người hướng dẫn của chúng tôi, điều hành các cuộc họp hiệu quả với các Nhóm.
  • Để tìm hiểu về cách quản lý các tùy chọn cuộc họp, hãy đọc Change participant settings for a Teams meeting.
  • Đừng quên quản lý thiết bị của người dùng – điện thoại, tai nghe, máy ảnh. Để nhận thông tin cập nhật và mới nhất về các thiết bị được chứng nhận của Nhóm, hãy chuyển đến Teams devices.

Live events

  • Tương tự như các cuộc họp, bạn – quản trị viên – định cấu hình các sự kiện trực tiếp cho mọi người. Sau đó, thiết lập (và chỉ định) các chính sách sự kiện trực tiếp để kiểm soát những gì người dùng của bạn có thể (và không thể) làm.
  • Đảm bảo rằng các nhà sản xuất và tổ chức sự kiện trực tiếp của bạn được đào tạo – gửi họ đến Get started with live events.
  • Nếu bạn mới tham gia live events, hãy xem What are Teams live events? and Plan for Teams live events.

Bài viết thuộc về: Office365VietNam.info

Ý kiến của bạn:

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.