ATTENDANCE TRONG MICROSOFT TEAMS

Ứng dụng Attendance được thiết kế để sử dụng trong một tình huống điển hình trong lớp học với một giáo viên và một nhóm học sinh. Ứng dụng sẽ giúp giáo viên ghi lại và lưu lại điểm danh của học sinh một cách rõ ràng và ngắn gọn hơn là phương pháp chấm công bằng bút và giấy truyền thống. Giáo viên có thể đánh dấu hoặc chỉnh sửa sự tham gia của ngày hiện tại hoặc trong tối đa 30 ngày trước đây và xem báo cáo tổng kết về sự tham gia của một lớp hoặc một học sinh. Nó được xây dựng bằng Power Apps làm nền tảng.

Ứng dụng Attendance có hai tab:

Take Attendance

Trong tab này, Giáo viên có thể đánh dấu và ghi lại sự tham dự của một lớp học mà họ tiến hành cho ngày hiện tại hoặc tối đa 30 ngày trước đây. Tab này bao gồm 3 phần:. Nó bao gồm 3 phần:

  • Các trường đầu vào – Input fields
  • Các chỉ số tổng hợp của lớp – Summarized metrics of the class
  • Xem chi tiết điểm danh của từng học sinh tham gia lớp học

Historic Attendance

Trong tab này, Giáo viên có thể xem báo cáo tham dự lịch sử tổng hợp cho các lớp học được tiến hành trong phạm vi ngày được chỉ định. Giáo viên sẽ có thể xuất hồ sơ điểm danh cho toàn bộ lớp học hoặc có thể chọn xuất hồ sơ học sinh cá nhân trong khoảng thời gian đã chọn.

Thông báo pháp lý

Mẫu ứng dụng này được cung cấp theo các điều khoản của MIT. Ngoài các điều khoản này, bằng cách sử dụng mẫu ứng dụng này, bạn đồng ý với những điều sau:

  • Bạn, không phải Microsoft, sẽ cấp phép sử dụng ứng dụng của bạn cho người dùng hoặc tổ chức.
  • Mẫu ứng dụng này không nhằm thay thế sự thẩm định theo quy định của riêng bạn hoặc làm cho bạn hoặc ứng dụng của bạn tuân thủ bất kỳ quy định hiện hành nào, bao gồm nhưng không giới hạn ở các quy định về quyền riêng tư, chăm sóc sức khỏe, việc làm hoặc tài chính.
  • Bạn có trách nhiệm tuân thủ tất cả các quy định về quyền riêng tư và bảo mật hiện hành bao gồm những quy định liên quan đến việc sử dụng, thu thập và xử lý bất kỳ dữ liệu cá nhân nào bằng ứng dụng của bạn. Điều này bao gồm việc tuân thủ tất cả các chính sách về quyền riêng tư và bảo mật nội bộ của tổ chức nếu ứng dụng của bạn được phát triển để truyền tải nội bộ trong tổ chức của bạn. Nếu có, bạn có thể chịu trách nhiệm về các sự cố liên quan đến dữ liệu hoặc các yêu cầu của chủ thể dữ liệu đối với dữ liệu được thu thập thông qua ứng dụng của bạn.
  • Mọi nhãn hiệu hoặc nhãn hiệu đã đăng ký của Microsoft tại Hoa Kỳ và / hoặc các quốc gia và biểu tượng khác có trong kho lưu trữ này là tài sản của Microsoft và giấy phép cho dự án này không cấp cho bạn quyền sử dụng bất kỳ tên, biểu trưng hoặc nhãn hiệu nào của Microsoft bên ngoài kho này.
  • Việc sử dụng mẫu này không đảm bảo việc ứng dụng của bạn được chấp nhận vào cửa hàng ứng dụng Teams. Để cung cấp ứng dụng này trong cửa hàng ứng dụng Teams, bạn sẽ phải tuân thủ quy trình gửi và xác thực cũng như tất cả các yêu cầu liên quan, chẳng hạn như bao gồm tuyên bố về quyền riêng tư và điều khoản sử dụng cho ứng dụng của bạn.

Hướng dẫn triển khai

Điều kiện tiên quyết

  • Đăng ký Ứng dụng Power
  • Bạn phải có giấy phép SharePoint Online hợp lệ và quyền để tạo danh sách và lưu trữ dữ liệu cho các ứng dụng
  • Đăng ký Power Automate
  • Office 365
  • Bản copy của gói Attendance app zip

Bước 1: Tạo một nhóm mới cho nhân viên

Tạo Nhóm trên Microsoft Teams cho nhân viên. Các thành viên của nhóm này sẽ có quyền truy cập để sử dụng Ứng dụng Attendance (tên nhóm đề xuất: Attendance)

  • Mở ứng dụng Teams trên máy tính để bàn hoặc mở https://teams.microsoft.com/go#
  • Chọn tab Nhóm trong thanh menu bên trái và nhấp vào nút Tham gia (Join ) hoặc tạo (create) nhóm.
  • Bấm vào nút Tạo nhóm (Create Team).
  • Chọn Staff làm loại nhóm.
  • Thêm tên nhóm (tên nhóm đề xuất: Attendance) và nhấp vào Next.
  • Thêm tất cả nhân viên. Chỉ nên thêm những nhân viên có thẩm quyền tham dự.
  • Khi Nhóm Attendance được tạo thành công, trang SharePoint mới có cùng tên cũng sẽ được tạo.

Bước 2: Chuyển đổi Microsoft Teams được tạo để tham dự thành một nhóm hỗ trợ bảo mật

Nếu ứng dụng attendance cần được chia sẻ với các nhân viên thuộc nhóm được tạo ở bước trước, nhóm Office 365 phải được chuyển đổi thành nhóm hỗ trợ bảo mật theo các bước bên dưới. Khi bước này thành công, bất kỳ nhân viên mới nào được thêm vào Nhóm chấm công sẽ tự động có quyền truy cập để nắm bắt điểm danh bằng ứng dụng.

  • Đi đến Azure Portal > Manage Azure Active Directory > Groups (dưới tab Quản lý ngăn bên trái) >Chọn loại group > Sao chép Object Id.
  • Mở Windows PowerShell (xác nhận bạn đang chạy với tư cách Quản trị viên)
  • Nhận chi tiết nhóm bằng lệnh dưới đây. Trong đầu ra, đảm bảo thuộc tính ** SecurityEnabled được đặt thành True **:
  • Nếu Bảo mật được bật được đặt thành Sai, hãy sử dụng lệnh dưới đây để đặt lại giá trị thành Đúng và nhấn enter

Bước 3: Tạo danh sách SharePoint

Dữ liệu cho ứng dụng chấm công được lưu trữ trong danh sách SharePoint. Luồng trong gói sẽ tạo danh sách SharePoint để lưu trữ dữ liệu tham dự.

  • Đảm bảo rằng môi trường thuộc về tenant của bạn
  • Chọn My flows từ ngăn điều hướng bên trái.
  • Chọn Import trên thanh lệnh.
  • Tải lên gói CreateSharePointLists.zip từ kho lưu trữ GitHub.
  • Thêm kết nối SharePoint cho luồng mới bằng cách chọn liên kết Select during import link và hoàn thành biểu mẫu.
  • Chọn + Create new
  • Chọn + New Connection phía trên cùng
  • Chọn SharePoint bằng cách ấn +
  • Chọn Connect Directly (cloud-services) và chọn Create
  • Nhập thông tin đăng nhập của bạn và một Kết nối SharePoint mới sẽ được liệt kê.
  • Quay lại tab trước trên Automate và nhấp vào Refresh list.
  • Chọn kết nối của bạn và nhấp vào Save.
  • Quay lại tab trước trên Automate và nhấp vào Refresh list, chọn kết nối của bạn và nhấp vào nút Save.
  • Nhấp vào nút Import. Sau khi nhập thành công, hãy nhấp vào Open flow.
  • Đi tới Microsoft Teams – nhóm mà bạn đã tạo cho lớp học, chuyển đến tab Files, nhấp vào nút Open trong SharePoint.
  • Chọn Run trên menu trên cùng
  • Nhấp vào Continue ở phía bên phải của cửa sổ.
  • Ở bước tiếp theo, dán Url đã sao chép ở bước trước đó ở trên và nhấp vào Run Flow.
  • Nhấp vào Done. Nhấp vào nút refresh để kiểm tra xem quy trình có được thực thi thành công hay không. Khi quy trình thành công, danh sách SharePoint sẽ được cài đặt.
  • Điều này có thể được kiểm tra bằng cách điều hướng đến site SharePoint (Mở Attendance Team trên Microsoft Teams> Tệp> Mở trong SharePoint). Danh sách SharePoint sẽ được thêm vào đây.

Bước 4: Nhập Gói trong Ứng dụng Power bằng tệp zip

  • Điều hướng đến Ứng dụng Power.
  • Nhấp vào Apps ở ngăn bên trái và nhấp vào Import canvas app
  • Nhập tệp zip AttendanceApp.zip
  • Power App sẽ chuyển hướng đến trang chi tiết.
  • Trong trang chi tiết gói, bấm vào chọn trong khi nhập cho kết nối SharePoint trong cột thiết lập nhập.
  • Nhấp vào nút Create new button trong cửa sổ bật lên. Trang sẽ mở trong một tab trình duyệt mới.
  • Nhấp vào nút Create a connection button.
  • Bạn sẽ có thể xem danh sách các kết nối có sẵn. Bấm vào + cho kết nối SharePoint
  • Chọn tùy chọn Connect directly (Cloud services) trong cửa sổ bật lên và nhấp và vào nút Create.
  • Đăng nhập để xác nhận hoàn tất thiết lập kết nối.
  • Điều hướng trở lại tab import package. Khi kết nối được tạo, bạn sẽ có thể thấy kết nối trong hộp thoại Import setup.
  • Nếu bạn không thể thấy kết nối SharePoint, hãy bấm vào nút Refresh List trong danh sách trong hộp thoại.
  • Nhấp vào tên kết nối để chọn nó và sau đó nhấp vào Save.
  • Bạn sẽ có thể thấy rằng SharePoint được kết nối với tenant của bạn.
  • Lặp lại các bước từ # 5 cho kết nối One Drive for Business
  • Bạn sẽ có thể thấy kết nối One Drive và SharePoint được nhập trong tenat của mình.
  • Nhấp vào nút Import ở cuối trang.

Bước 5: Chỉnh sửa nguồn dữ liệu

  • Nhấp vào Liên kết mở ứng dụng khi gói zip được nhập thành công. Bạn sẽ được chuyển hướng đến cổng Power Apps.
  • Nhấp vào Open menu ở bên trái> Ứng dụng Power> Ứng dụng Attendance mà bạn đã nhập.
  • Ứng dụng sẽ yêu cầu bạn cho phép sử dụng tất cả các kết nối dữ liệu được liệt kê.
  • Khi ứng dụng mở ra, trong menu ngang, nhấp vào View và chọn Data sources.
  • Tìm kiếm SharePoint và chọn nó.
  • Nhập URL SharePoint mới được tạo trong cửa sổ bật lên.
  • Chọn danh sách SessionMetadata, AttendanceRecord và chọn kết nối
  • Xuất bản ứng dụng bằng cách chọn Save trên menu tệp (ở cạnh bên trái), sau đó chọn Publish.

Bước 5’’: Chỉnh sửa Flow Data

  • Chọn các luồng (ExportAll, ExportStudent) được kết nối với Power Apps. Chuyển đến luồng (ExportAll) và nhấp vào chỉnh sửa.

Bây giờ hãy thay đổi địa chỉ site thành site SharePoint mới mà bạn đã tạo ở bước 2.

  • Bây giờ chọn AttendanceRecord làm List Name mà bạn đã tạo ở bước 2. Lưu quy trình
  • Lặp lại bước tương tự cho một luồng khác (ExportStudent).

Bước 6: Chia sẻ ứng dụng Power

  • Quản trị viên cần chia sẻ ứng dụng với tất cả các cá nhân sẽ sử dụng ứng dụng.
  • Mở https://make.preview.powerapps.com/
  • Chuyển đến menu Ứng dụng ở thanh menu bên trái và bạn sẽ có thể thấy ứng dụng bạn đã nhập.
  • Nhấp vào 3 dấu chấm (Tùy chọn) cho ứng dụng của bạn và nhấp vào Chia sẻ. Nhóm kích hoạt bảo mật được tạo ở Bước 2 sẽ hiển thị để thêm vào như bên dưới. Điều này là bắt buộc để cho phép các thành viên truy cập ứng dụng tham dự.

Bước 7: Thêm ứng dụng Attendance vào nhóm

  • Chọn ứng dụng đã nhập, nhấp vào Add to Teams và sau đó nhấp vào ” Download App” để tải xuống ứng dụng
  • Chuyển đến Nhóm nhân viên đã tạo và nhấp vào +. Bạn có thể tìm thấy các bước chi tiết để nhúng Power Apps
  • Chọn Ứng dụng Power, Ứng dụng Attendance và nhấp vào Save. Bạn sẽ có thể thấy ứng dụng trong tab.
  • [Tùy chọn] Quản trị viên nhóm có thể tải ứng dụng cho toàn bộ tổ chức bằng cách tải lên gói zip trong Teams -> Apps  (ở menu bên trái) -> Tải lên ứng dụng tùy chỉnh (Upload a Custom App).

Tổng quan về giải pháp

Ứng dụng Attendance là ứng dụng Power Apps sử dụng Power Automate và các trình kết nối như OneDrive, danh sách SharePoint, Office365Users, Office365Groups.

Power App

Gói ứng dụng chứa tệp JSON kê khai, tệp cấu hình Flow và Power App cũng bao gồm tệp .msapp. Các tệp trong thư mục Flow cung cấp chi tiết kết nối cho tất cả các nguồn dữ liệu được sử dụng trong ứng dụng.

  • Trong lần đăng nhập đầu tiên, người dùng sẽ được yêu cầu cung cấp sự đồng ý để truy cập trang SharePoint như được định cấu hình trong ứng dụng và nhóm One Drive & Office 365 của họ.
  • Sau khi đăng nhập, trình kết nối nhóm Office 365 sẽ tìm nạp danh sách tất cả các Nhóm (lớp) mà người dùng có quyền truy cập chủ sở hữu. Danh sách được liên kết với bộ chọn lớp.
  • Ứng dụng cung cấp 2 bộ chọn thời gian trong trang “Take Attendance “ để chọn ngày và thả xuống để chọn giờ và phút để lấy thời gian của phiên.
  • Với mọi sự kiện thay đổi, ứng dụng sẽ kiểm tra danh sách SharePoint để so sánh xem phiên có tồn tại hay không. Trong trường hợp không có phiên cho ngày giờ đã cung cấp, nút Initiate được bật nếu khác Chỉnh sửa.
  • Initiate sẽ kích hoạt trình kết nối SharePoint để thêm thông tin siêu dữ liệu phiên và sử dụng trình kết nối Office365Groups đọc các thành viên nhóm (sinh viên) và thêm từng mục nhập của sinh viên trong danh sách SharePoint có tên AttendanceRecord.
  • Chỉnh sửa sẽ đọc danh sách AttendaceRecord SharePoint để tìm nạp hồ sơ học sinh. Hiện tại ứng dụng cho phép Chỉnh sửa việc đi học của sinh viên lên đến 7 ngày qua.
  • Trang Lịch sử Attendance đọc AttendanceRecord dựa trên phạm vi ngày đã chọn.
  • Microsoft Power Automate (Luồng) được sử dụng để thực hiện hoạt động Export.
  • Trình kết nối luồng tìm nạp hồ sơ học sinh từ danh sách SharePoint dựa trên lựa chọn và xuất sang OneDrive của giáo viên.
  • Hiện tại, không có giới hạn nào trong việc lựa chọn phạm vi ngày cho dữ liệu lịch sử.

Power Automate

Ứng dụng điểm danh đang sử dụng nền tảng Power Automate để xuất hồ sơ học sinh trong OneDrive. Power Automate biến dữ liệu danh sách SharePoint thành tệp CSV được xuất sang OneDrive cá nhân của Giáo viên.

Kết nối

Ứng dụng Attendance đang sử dụng các trình kết nối sau:

  • SharePoint để lưu và đọc dữ liệu từ danh sách SharePoint
  • Luồng xử lý hồ sơ sinh viên từ danh sách SharePoint và xuất sang tệp CSV trong OneDrive
  • Office365Groups để đọc danh sách thành viên nhóm
  • Office365Users đọc thông tin hồ sơ người dùng
  • OneDrive để đặt thông tin tệp xuất

Có hai loại vai trò người dùng cho trang SharePoint cơ bản:

  • App Owners: App Owners sẽ tạo danh sách SharePoint và cung cấp quyền truy cập thích hợp cho giáo viên.

App Members: Tất cả giáo viên sử dụng ứng dụng sẽ là App Members và có thể thực hiện các thao tác đọc / ghi trên danh sách SharePoint

Bài viết thuộc về: www.office365vietnam.info

Ý kiến của bạn:

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.