Hướng dẫn sử dụng Microsoft Planner – cập nhật

 

Với Planner trên PC, Mac hoặc thiết bị di động của bạn:

  • Tạo kế hoạch mới, giao nhiệm vụ và chia sẻ tệp với những người khác.
  • Tổ chức làm việc nhóm và cộng tác trong các dự án một cách đơn giản, trực quan.
  • Trò chuyện với người khác để đảm bảo bạn đang ở cùng một trang.
  • Theo dõi tiến độ của nhóm và luôn cập nhật công việc của bạn—từ mọi nơi, trên mọi thiết bị.

Đăng nhập và kết nối

  • Nhập http://office.com/signin hoặc https://admin.microsoft.com vào thanh Địa chỉ và đăng nhập bằng tài khoản bạn muốn.
  • Trên trang chủ Microsoft 365, chọn trình khởi chạy ứng dụng  ở đầu cửa sổ trình duyệt.
  • Chọn Planner tile trong công cụ khởi động ứng dụng hoặc trên trang chủ.

Lưu ý: Nếu không thấy tùy chọn Planner option, bạn có thể cần chọn All Apps hoặc Explore all your apps của mình để tìm.

Mở kế hoạch hiện có

Chọn một kế hoạch hiện có trong phần Favorite plans, Recent plans, or All plans

Tạo kế hoạch trong Planner

  • Chọn New plan trong ngăn bên trái.
  • Trong cửa sổ New plan:

+ Nhập tên cho plan: Planner tự động tạo địa chỉ email cho kế hoạch của bạn. Bạn có thể sử dụng nó để thảo luận với tất cả các thành viên của chương trình

+ Chọn liên kết để thêm vào Nhóm Microsoft 365 hiện có hoặc bỏ qua liên kết nếu bạn muốn tạo nhóm mới khi tạo gói này.

Lưu ý: Nếu bạn không thêm kế hoạch vào một nhóm hiện có, việc tạo một kế hoạch cũng tạo một Nhóm Microsoft 365 mới. Địa chỉ email kế hoạch mà Planner tạo sẽ chuyển đến Cuộc trò chuyện nhóm trong Outlook.

+ Đặt kế hoạch ở chế độ công khai nếu bạn muốn các thành viên còn lại của tổ chức và trong kết quả tìm kiếm của bạn hiển thị hoặc đặt kế hoạch ở chế độ riêng tư nếu bạn muốn chỉ các thành viên trong kế hoạch xem.

Lưu ý: Khi bạn đặt kế hoạch ở chế độ công khai hoặc riêng tư, bạn cũng đặt Nhóm Microsoft 365 ở chế độ công khai hoặc riêng tư.

+ Chọn cấp Classification cho Plan của bạn.

Lưu ý: Nếu bạn không thấy phần Classification, đừng lo lắng. Tổ chức của bạn có thể không sử dụng khả năng Classification.

+ Để nhập mô tả duy nhất cho kế hoạch, hãy chọn Options và nhập nội dung bạn muốn.

  • Chọn Create plan.

Thêm thành viên vào plan

  • Chọn Members ở góc trên bên phải của cửa sổ Planner.
  • Bắt đầu nhập tên hoặc địa chỉ email của một người trong tổ chức của bạn mà bạn muốn thêm vào kế hoạch.
  • Chọn thẻ của người đó khi thẻ xuất hiện.

Lưu ý: Bạn muốn thêm những người bên ngoài tổ chức của mình vào kế hoạch? Xem Guest access in Microsoft Planner.

Sau khi thêm người và nhiệm vụ vào kế hoạch của mình, bạn có thể gán mọi người cho nhiệm vụ.

Thiết lập bộ chứa cho nhiệm vụ

Tạo bộ chứa để sắp xếp nhiệm vụ thành những thứ như luồng công việc, giai đoạn dự án hoặc chủ đề.

  • Hiển thị bảng kế hoạch.
  • Chọn Add new bucket ở bên phải của bất kỳ nhóm hiện có nào.
  • Nhập tên cho nhóm, sau đó nhấn Enter.

Bạn không thấy Add new bucket? Bảng có thể được nhóm bởi một cái gì đó khác.

Thay đổi nhóm nhiệm vụ

  • Chọn Group by gần góc trên bên phải của bảng kế hoạch.
  • Chọn Bucket.

Bạn muốn thay đổi tên nhóm? Chọn tên nhóm để thực hiện thay đổi. Bạn thậm chí có thể đổi tên nhóm Công việc thành một thứ mà bạn có thể thấy hữu ích hơn!

Quản lý công việc trong Planner

Thêm nhiệm vụ vào kế hoạch

  • Chọn + Add task bên dưới tiêu đề của nhóm mà bạn muốn thêm nhiệm vụ.

Một kế hoạch mới bắt đầu với tiêu đề To do bucket heading, nhưng các kế hoạch đã thiết lập có thể có tên nhóm thay thế.

  • Chọn Enter a task name.
  • Nhập tên nhiệm vụ.
  • Thực hiện các thao tác sau:

+ Nhấn Enter để tạo một công việc không có ngày hoàn thành.

+ Chọn Set due date và chọn một ngày. Sau đó chọn Add Task để tạo một công việc có ngày hoàn thành.

Tạo nhiều tác vụ một cách nhanh chóng

  • Chọn + Add task bên dưới tiêu đề của nhóm mà bạn muốn thêm nhiệm vụ.
  • ChọnEnter a task name.
  • Nhập tên từng nhiệm vụ, nhấn Enter sau mỗi tên để tạo nhiệm vụ.

Sau khi thêm người và nhiệm vụ vào kế hoạch của mình, bạn có thể chỉ định mọi người làm nhiệm vụ.

Thêm ngày bắt đầu và ngày hoàn thành nhiệm vụ

  • Chọn nhiệm vụ để mở cửa sổ tác vụ.
  • Chọn Bắt đầu bất cứ lúc nào bên dưới Start date, sau đó chọn ngày bắt đầu bạn muốn.
  • Chọn Đến hạn bất cứ lúc nào bên dưới Due date, rồi chọn ngày đến hạn bạn muốn.
  • Chọn loại bỏ  ở góc trên bên phải của cửa sổ tác vụ để lưu và đóng tác vụ.

Nhận xét về một nhiệm vụ

  • Chọn nhiệm vụ để mở cửa sổ tác vụ.
  • Chọn Type your message here  trong vùng Comments của cửa sổ tác vụ.
  • Nhập nhận xét mà bạn muốn đính kèm vào nhiệm vụ.
  • Chọn Send.

Thêm phần đính kèm vào một công việc

  • Chọn nhiệm vụ để mở cửa sổ tác vụ.
  • Chọn Add attachment.
  • Chọn File để đính kèm tệp được lưu trữ cục bộ, chọn Link để bao gồm nối kết hoặc chọn SharePoint để đính kèm tệp từ trang SharePoint.

  • Điều hướng đến và chọn tệp bạn muốn đính kèm hoặc nhập thông tin liên kết.

Khi đính kèm tệp, bạn có thể tải tệp lên OneDrive cho gói hoặc bạn có thể duyệt để tìm nếu bạn đã tải lên. Nếu tệp của bạn không được đặt trên OneDrive cho gói, bạn có thể thêm liên kết vào tệp đó.

Lần đầu tiên bạn đính kèm tệp, ảnh hoặc liên kết vào một nhiệm vụ, tệp đính kèm đó sẽ trở thành ảnh xem trước của nhiệm vụ. Nó được hiển thị trên Bảng và cung cấp một cách nhanh chóng để xác định nhiệm vụ và bắt đầu làm việc.

Xem kế hoạch và nhận thông tin cập nhật trong Planner

Xem tiến trình kế hoạch của bạn

Trong Planner, mọi kế hoạch đều có bảng và biểu đồ.

  • Bảng (Board) cung cấp một cách linh hoạt để tổ chức công việc của nhóm và giúp bạn dễ dàng xem ai đang làm gì và nhận thông tin chi tiết về bất kỳ nhiệm vụ nào.
  • Biểu đồ (charts) cho biết kế hoạch của bạn đang tiến triển như thế nào, với thông tin chi tiết về những gì đã hoàn thành, đang tiến hành, chưa bắt đầu hay chậm trễ.

Chọn Board hoặc Charts ở đầu cửa sổ Công cụ lập kế hoạch để chuyển đổi giữa chúng.

Nhận email về nhiệm vụ và ngày hoàn thành

Bạn sẽ tự động nhận được thông báo qua email khi nhiệm vụ được giao cho bạn và khi chúng đến hạn. Nếu bạn muốn bật hoặc tắt những điều này, hãy làm như sau:

  • Chọn nút cài đặt Biểu tượng  gần trên cùng bên phải của màn hình, sau đó chọn Notifications.

  • Trong hộp thoại Thông báo, chọn để Công cụ lập kế hoạch gửi thông báo cho bạn khi:

+ Ai đó giao nhiệm vụ cho tôi. (Email, Nhóm và đẩy trên thiết bị di động)

+ Một nhiệm vụ được giao cho tôi đến muộn, đến hạn hôm nay, hoặc đến hạn trong 7 ngày tới. (Chỉ email)

  • Chọn Save.

Lưu ý: Bạn cũng có thể nhận thông báo qua email nhóm và thông báo từ ứng dụng Planner dành cho thiết bị di động của mình. Xem thêm về cách luôn cập nhật các nhiệm vụ và kế hoạch với email và thông báo.

Bài viết thuộc về: Office365VietNam.info

Ý kiến của bạn:

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.