ỨNG DỤNG CRISIS COMMUNICATION TRONG POWER APPS

Ứng dụng Crisis Communication cung cấp trải nghiệm thân thiện với người dùng để kết nối người dùng với thông tin về khủng hoảng. Nhanh chóng nhận thông tin cập nhật về tin tức nội bộ của công ty, nhận câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp và có quyền truy cập vào thông tin quan trọng như liên kết và liên hệ khẩn cấp. Ứng dụng này yêu cầu một lượng nhỏ thiết lập để biến nó thành của riêng bạn.

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học cách:

  • Tạo vị trí cho dữ liệu của bạn.
  • Nhập cả ứng dụng Crisis Communication và ứng dụng quản trị của nó.
  • Tạo nội dung cho ứng dụng.
  • Nhập các luồng để gửi thông báo cho người dùng.
  • Tạo nhóm Teams được quản lý tập trung để tổng hợp dữ liệu và phản hồi hiệu quả các vấn đề.

Thời gian ước tính để hoàn thành các bước này: 20–25 phút.

Lưu ý:

Ứng dụng mẫu Crisis Communication cũng có sẵn cho các kế hoạch của Chính phủ Hoa Kỳ và Power Automate của Chính phủ Hoa Kỳ về Power Apps. Các URL dịch vụ cho các phiên bản Power Apps và Power Automate dành cho Chính phủ Hoa Kỳ khác với các phiên bản thương mại.

Điều kiện tiên quyết

  • Đăng ký Sign up Power Apps.
  • Bạn phải có giấy phép SharePoint Online hợp lệ và quyền tạo danh sách.
  • Bạn phải có một site SharePoint công cộng nơi bạn có thể lưu trữ dữ liệu cho ứng dụng.
  • Tải xuống nội dung từ aka.ms/CrisisCommunicationSolution.

Tạo nơi lưu trữ cho dữ liệu của bạn

Dữ liệu cho ứng dụng được lưu trữ trong danh sách SharePoint, vì vậy bước đầu tiên là tạo một trang SharePoint mới.

Tạo trang SharePoint

  1. Đăng nhập vào Office online, rồi chọn SharePoint.
  2. Chọn Create site.
  • Chọn Team site.
  • Nhập tên và mô tả cho trang web của bạn.
  • Đặt cài đặt Quyền riêng tư Privacy settings thành Public để mọi người trong công ty có thể nhận được thông tin cần thiết.
  • Chọn Next.
  • Thêm chủ sở hữu bổ sung cho trang web (tùy chọn).
  • Chọn Finish.

Tạo danh sách SharePoint cho ứng dụng

Ứng dụng sử dụng nhiều danh sách để lưu trữ dữ liệu của nó. Bạn có thể sử dụng quy trình DeploySPLists, có sẵn từ gói nội dung đã tải xuống, để tự động tạo các danh sách này.

Nhập luồng triển khai danh sách SharePoint

  1. Truy cập flow.microsoft.com.
  2. Chọn My flows từ ngăn điều hướng bên trái.
  3. Chọn Import trên thanh lệnh.
  4. Tải lên gói DeploySPLists.zip từ kho lưu trữ GitHub.
  • Thêm kết nối SharePoint cho luồng mới bằng cách chọn liên kết Select trong khi nhập và hoàn thành biểu mẫu.
  • Nếu bạn cần tạo kết nối SharePoint mới, hãy chọn Create new trong ngăn thiết lập Import.
  • Chọn New connection trên thanh lệnh ..
  • Tìm kiếm tên của kết nối, ví dụ như SharePoint.
  • Chọn kết nối bạn đã tạo.
  • Chọn Save.
  • Chọn Import.

Chỉnh sửa luồng triển khai danh sách SharePoint

  1. Sau khi nhập xong, hãy chuyển đến My flows và làm mới danh sách luồng.
  2. Chọn luồng mới được nhập, DeploySPLists.
  3. Chọn Edit trên thanh lệnh.
  4. Mở thẻ Variable – Target cho Lists.
  5. Đối với Value, hãy nhập tên của trang SharePoint của bạn.
  6. Mở thẻ Variable – App.
  7. Đối với Value, hãy nhập tên ứng dụng của bạn; theo mặc định, tên là Crisis Communication.
  • Chọn Save.

Chạy dòng triển khai danh sách SharePoint

  1. Quay lại màn hình chi tiết cho luồng DeploySPLists.
  2. Chọn Run trên thanh lệnh.
  3. Chọn Continue, sau đó chọn Run flow.

Lưu ý:

Bạn có thể nhận được lỗi cho biết rằng các dịch vụ định vị là bắt buộc. Nếu điều này xảy ra, hãy cho phép các dịch vụ vị trí truy cập Power Automate và làm mới trang trước khi thử lại.

Luồng tạo danh sách SharePoint sau trong site SharePoint của bạn.

Tiêu đề hiển thịMục đíchMô tả
CI_LogosAssetsĐể giữ logo và / hoặc các hình ảnh khác được tham chiếu từ ứng dụng. logo sẽ được tham chiếu trong Power Apps bằng một liên kết trực tiếp hoặc thông qua số ID của logo bạn muốn sử dụng.Thư viện cho các logos có liên quan và các nội dung hình ảnh khác cho ứng dụng [Tên ứng dụng].
CI_configAdminSetupĐược quản trị viên của ứng dụng sử dụng để cấu hình tính năng. Lưu ý: Danh sách này chỉ nên đọc cho tất cả các thành viên không phải là quản trị viên.Danh sách cấu hình quản trị viên cho ứng dụng [Tên ứng dụng].
CI_ContactsSử dụng loại Contacts Content mặc định để nắm bắt thông tin về danh bạ. (Không có bộ chọn người nào được bao gồm, vì vậy danh sách này có thể cần được duy trì theo cách thủ công để đảm bảo dữ liệu của nó được cập nhật.) Lưu ý: Điều này phụ thuộc vào loại danh sách liên hệ chung đang là loại nội dung mặc định trong danh sách.Danh sách liên hệ cho ứng dụng [Tên ứng dụng].
CI_CompanyNewsBộ sưu tập các mục Company News.Danh sách để quản lý các mục tin tức xuất hiện trong ứng dụng [Tên ứng dụng]. Bạn có thể sử dụng cột Deprecated để xóa các mục tin tức khỏi chế độ xem ứng dụng, đồng thời giữ lại chúng dưới dạng bản ghi.
CI_FAQCác câu hỏi thường gặp.Danh sách các câu hỏi thường gặp cho ứng dụng [Tên ứng dụng]. Bạn có thể sử dụng cột Deprecated để xóa các mục Câu hỏi thường gặp khỏi chế độ xem ứng dụng, đồng thời giữ lại chúng dưới dạng bản ghi.
CI_UsefulLinksDanh sách hyperlinks hữu ích.Danh sách các hyperlinks hữu ích cho ứng dụng [Tên ứng dụng]. Bạn có thể sử dụng cột Deprecated để xóa các mục siêu liên kết khỏi chế độ xem ứng dụng, trong khi vẫn giữ chúng dưới dạng bản ghi.
CI_EmployeeTheo dõi tình trạng hiện diện của nhân viên hiện tại. Ví dụ: làm việc tại nhà, ốm đau, nghỉ phép cá nhân và đi nghỉ mát. Lưu ý: Trạng thái sắp hoạt động được giả định và không có trong các tùy chọn danh sách.Danh sách thông báo cho biết trạng thái hiện diện của nhân viên đối với ứng dụng [Tên ứng dụng]. Bạn có thể sử dụng cột Deprecated để xóa thông báo trạng thái khỏi chế độ xem ứng dụng, đồng thời giữ lại chúng dưới dạng bản ghi.
CI_HelpfulTipsCác mẹo hữu ích mà người dùng đã đóng góp cho đồng nghiệp của họ.Danh sách quản lý các mẹo được chia sẻ cho Ứng dụng [Tên ứng dụng]. Bạn có thể sử dụng cột Deprecated để xóa các mẹo khỏi chế độ xem ứng dụng, đồng thời giữ lại chúng dưới dạng bản ghi.

Lưu ý:

  • Tất cả các cột danh sách này nên được coi là phụ thuộc. Bảo vệ danh sách khỏi những thay đổi giản đồ ngẫu nhiên (ví dụ: cho phép thêm cột mới, nhưng xóa cột có thể phá vỡ ứng dụng.)
  • Hãy thận trọng khi xóa các mục danh sách; xóa các mục danh sách xóa các bản ghi lịch sử. Bạn có thể chuyển đổi giá trị không dùng nữa từ Không sang Có để loại bỏ các bản ghi từ danh bạ, tin tức, Câu hỏi thường gặp hoặc liên kết.

Nhập và thiết lập ứng dụng Crisis Communication

Sau khi tất cả danh sách SharePoint đã được tạo, bạn có thể nhập ứng dụng và kết nối ứng dụng với nguồn dữ liệu mới của mình.

Lưu ý:

Nếu bạn không muốn sử dụng ứng dụng quản trị, bạn có thể chỉnh sửa các thuộc tính tương tự này bằng cách chỉnh sửa danh sách SharePoint theo cách thủ công.

Nhập ứng dụng

  1. Đăng nhập vào Power Apps.
  2. Chọn Apps từ ngăn điều hướng bên trái.
  3. Chọn Import trên thanh lệnh.
  4. Tải lên tệp CrisisCommunication.zip từ kho lưu trữ GitHub.

Lưu ý:

Nếu tenant của bạn ở trong môi trường GCC, hãy tải lên CrisisCommunicationGCC.zip.

  • Hoàn tất thiết lập nhập cho Kết nối Microsoft Teams và Kết nối người dùng Office 365 bằng cách chọn các kết nối thích hợp bằng cách sử dụng hyperlink Select trong khi nhập. Bạn có thể phải tạo một kết nối mới new connection, nếu nó chưa tồn tại.
  • Chọn Import.

Cập nhật kết nối SharePoint

  1. Quay lại danh sách Apps.
  2. Chọn More commands (…) cho ứng dụng Crisis Communication.
  3. Chọn  Edit từ menu ngữ cảnh.
  • Đăng nhập hoặc tạo bất kỳ kết nối cần thiết nào, sau đó chọn Allow.
  • Chuyển đến nguồn dữ liệu trong ngăn bên trái.
  • Xóa danh sách SharePoint hiện có bên trong ứng dụng, vì chúng không trỏ đến trang SharePoint hiện tại của bạn.
  • Thêm danh sách từ trang SharePoint của riêng bạn. Bắt đầu bằng cách tìm kiếm SharePoint trong thanh tìm kiếm.
  • Chọn SharePoint, sau đó chọn kết nối.
  • Sao chép và dán URL vào trang SharePoint của bạn trong trường văn bản, sau đó chọn Connect.
  1. Chọn tất cả danh sách và thư viện SharePoint, sau đó chọn Connect.
  1. Chọn Save, sau đó chọn Publish.

Tùy chọn: Bật cập nhật vị trí

Ứng dụng này cho phép bạn ghi lại vị trí của người dùng và lưu trữ vị trí đó trong trang SharePoint của bạn bất cứ khi nào người dùng đặt trạng thái của họ. Nhóm quản lý khủng hoảng của bạn có thể xem dữ liệu này trong báo cáo Power BI.

Lưu ý:

Bật cập nhật vị trí là tùy chọn. Bạn có thể bỏ qua phần này nếu không muốn theo dõi vị trí của người dùng. Ngoài ra, theo dõi vị trí hiện không được hỗ trợ trên máy tính để bàn của Teams.

Để bật cập nhật vị trí:

  1. Tìm kiếm điều khiển btnDateRange.
  2. Mở thuộc tính OnSelect của điều khiển btnDateRange trong thanh công thức.
  3. Sao chép và dán đoạn mã sau vào thanh công thức cho thuộc tính OnSelect.

Lưu ý:

Đoạn mã sau nhằm hoạt động với các phiên bản của giải pháp cũ hơn 2020.03.16. Đối với các phiên bản mới hơn, hãy chỉnh sửa mã sau // Để triển khai nhận xét vị trí.

Tùy chọn: Thêm thông báo trạng thái công việc bổ sung

Nếu bạn muốn thêm nhiều thông báo trạng thái công việc ngoài cơ quan ở nhà và ngoài văn phòng, bạn có thể thực hiện việc đó bằng cách hoàn thành các bước sau. Để bắt đầu, bạn cần cập nhật trang SharePoint của mình.

  1. Quay lại trang SharePoint của bạn, rồi chọn Site contents.
  2. Chọn Trạng thái CI_Employee.
  3. Nếu cột PresenceStatus không có, hãy chọn Add column.
  4. Chọn Show/hide cột.
  • Chọn PresenceStatus.
  • Chọn Apply.
  • Chọn cột PresenceStatus.
  • Chọn Column settings, sau đó chọn Edit.
  • Thêm thông báo trạng thái công việc bổ sung của bạn trong trường Choices.

Lưu ý:

Ghi lại tên các lựa chọn mới của bạn; bạn sẽ sử dụng chúng trong các bước tiếp theo.

Bây giờ bạn cần thực hiện một vài điều chỉnh đối với chính ứng dụng để hiển thị thông báo trạng thái công việc mới của bạn.

  1. Mở ứng dụng trong Power Apps Studio.
  2. Chọn màn hình Work Status.
  3. Đặt thanh công thức thành chức năng OnVisible.
  • Chỉnh sửa mẫu sau và thay thế các giá trị bằng mẫu của riêng bạn.
  • Thay thế chuỗi / * TEMPLATE FOR ADDITIONAL WORK STATUS OPTIONS * / bằng mẫu.
  • Chọn Save, sau đó chọn Publish.

Cập nhật quy trình Yêu cầu trợ giúp

Luồng này sẽ gửi một thẻ thích ứng đến nhóm Teams trung tâm, yêu cầu trợ giúp.

Trước khi hoàn thành bước sau, hãy tạo nhóm crisis management trong Nhóm. Sau khi tạo nhóm, bạn có thể lấy ID cho nhóm và đưa nhóm vào quy trình của mình. Thông tin thêm về cách tạo nhóm Teams: Create a central crisis management Teams team

  1. Truy cập kênh Teams mà bạn muốn đăng tất cả các yêu cầu trợ giúp của mình.
  2. Chọn More options (…) cho kênh.
  3. Chọn Get link to channel.
  • Sao chép liên kết và dán vào trình soạn thảo văn bản.
  • Trích xuất ID nhóm, là mọi thứ sau groupId= và trước & &tenantId=.

Ví dụ: trong URL sau, ID nhóm là:

  • Trích xuất Channel ID, là mọi thứ sau https://teams.microsoft.com/l/channel/ và trước /General.

Ví dụ: trong URL sau, channel ID là

  • Truy cập flow.microsoft.com.
  • Chọn My flows từ ngăn điều hướng bên trái.
  • Chọn More commands (…) cho CrisisCommunication.Request, rồi chọn Edit.
  1. Mở thẻ Team Id.
  2. Dán team ID vào trường Value.
  3. Mở thẻ Channel ID.
  4. Dán channel ID vào trường Value.
  1. Kéo xuống Get Time actions và cập nhật hoạt động cho Chuyển đổi múi giờ bằng cách sử dụng lựa chọn nguồn và thời gian đích của bạn.

Tùy chọn: Định cấu hình hộp thư đến được chia sẻ

Luồng CrisisCommunication.Request kéo các yêu cầu từ hộp thư đến của bạn trước khi gửi chúng đến Teams. Nếu bạn muốn gửi email yêu cầu đến hộp thư đến được chia sẻ, hãy làm theo các bước sau.

Lưu ý:

Bạn có thể bỏ qua phần này nếu không muốn gửi email yêu cầu đến hộp thư đến được chia sẻ.

  1. Mở luồng CrisisCommunication.Request ở chế độ Edit.
  2. Chọn More commands (…) từ When an email arrives V3.
  3. Chọn Delete.
  • Tìm kiếm và chọn When a new email arrives in a shared mailbox (V2).
  • Nhập địa chỉ hộp thư đến được chia sẻ trong Mailbox Address.
  • Mở thẻ Comments.
  • Chọn Add a dynamic value cho Value.
  • Tìm kiếm và chọn Body.
  • Mở thẻ Get user profile card (V2).
  • Chọn Add a dynamic value.
  • Tìm kiếm và chọn From.

Nhập và thiết lập ứng dụng quản trị

Để quản lý ứng dụng bạn đã nhập, hãy lặp lại các bước tương tự đối với ứng dụng quản trị.

  1. Đăng nhập vào Power Apps.
  2. Chọn Apps từ ngăn điều hướng bên trái.
  3. Chọn Import trên thanh lệnh.
  4. Tải lên tệp CrisisCommunicationAdmin.zip từ kho lưu trữ GitHub.
  • Chọn Import.

Cập nhật kết nối SharePoint cho ứng dụng quản trị

  1. Quay lại danh sách Apps.
  2. Chọn More Commands (…) cho Ứng dụng Quản trị Crisis Communication.
  3. Chọn Edit từ menu ngữ cảnh.
  • Đăng nhập hoặc tạo bất kỳ kết nối cần thiết nào, sau đó chọn Allow.
  • Chuyển đến nguồn dữ liệu trong ngăn bên trái.
  • Loại bỏ danh sách SharePoint hiện có bên trong ứng dụng, vì chúng không trỏ đến site SharePoint hiện tại của bạn.
  • Thêm danh sách từ trang SharePoint của riêng bạn. Bắt đầu bằng cách tìm kiếm SharePoint trong thanh tìm kiếm.
  • Chọn SharePoint, sau đó chọn kết nối.
  • Sao chép và dán URL vào trang SharePoint của bạn trong trường văn bản, sau đó chọn Connect.
  1. Chọn tất cả danh sách và thư viện SharePoint, sau đó chọn Connect.
  1. Chọn Save, sau đó chọn Publish.

Tạo nội dung ban đầu cho ứng dụng

Tại thời điểm này, bạn đã nhập thành công cả ứng dụng Crisis Communication và ứng dụng quản trị của nó. Bây giờ bạn có thể bắt đầu tạo nội dung ban đầu. Để bắt đầu, hãy mở ứng dụng Quản trị viên của Crisis Communication.

Nếu bạn có môi trường GCC, bạn cần bật chế độ GCC.

Bạn sử dụng ứng dụng quản trị để tùy chỉnh tất cả thông tin trong ứng dụng Liên lạc trong Crisis Communication và cũng để định cấu hình cài đặt chính cho các luồng đi kèm.

Lưu ý:

Xin nhắc lại — nếu bạn không muốn sử dụng ứng dụng quản trị, bạn có thể chỉnh sửa các thuộc tính này bằng cách chỉnh sửa danh sách SharePoint theo cách thủ công.

Thiết lập các thông số chính trong Admin Settings

Để khởi chạy ứng dụng của mình, bạn cần cung cấp tất cả các trường bắt buộc bằng cách điều hướng đến Admin Settings.

Hoàn thành tất cả các trường như được hiển thị trong bảng sau, rồi chọn Save.

Tên trườngTên logic trong SharePointMục đíchThí dụ
Admin emailAdminContactEmailĐây là nơi các yêu cầu email được gửi đi. Chúng phải được đặt thành địa chỉ email của bạn. Nếu bạn muốn gửi thông báo đến một hộp thư đến khác[email protected]
Logo URLLogoLogo của ứng dụng của bạn xuất hiện ở góc trên bên trái.https://contoso.com/logo.png
AAD group IDAADGroupIDĐược sử dụng để gửi thông báo cho người dùng về các cập nhật nội bộ công ty thông qua Notify users về luồng tin tức crisis communication mới. Làm theo hướng dẫn bên dưới để nhận ID Azure Active Directory (Azure AD) của nhóm của bạn.c0ddf873-b4fe-4602-b3a9-502dd944c8d5
APP URLAppURLVị trí của ứng dụng người dùng để Notify users về luồng tin tức crisis communication mới có thể chuyển hướng người dùng đến đó sau khi họ chọn Read more.https://apps.preview.powerapps.com/play/? tenantId=
Government RSS FeedGovernmentRSSFeedĐược sử dụng để đưa tính năng tin tức thế giới vào ứng dụng. Hữu ích nếu bạn muốn cung cấp thêm thông tin cho nhân viên của mình từ một nguồn đáng tin cậy.https://www.who.int/rss-feeds/news-english.xml
Notification methodPreferredSentNotificationĐược sử dụng bởi Notify users về luồng tin tức crisis communication mới để xác định kênh phân phối mà họ nên sử dụng khi gửi thông báo. Trường này là bắt buộc.Email, Teams notification, push notification
Feature flagsFeature1…8Dùng để tắt hoặc bật từng tính năng trong ứng dụng. 

Lưu ý:

Teams notification và push notification hiện không được hỗ trợ trong GCC.

Tìm kiếm Azure AD ID cho nhóm phân phối của bạn

  1. Truy cập aad.portal.azure.com.
  2. Chọn Azure Active Directory từ ngăn điều hướng bên trái.
  3. Chọn Groups.
  4. Tìm kiếm và chọn nhóm phân phối của bạn.
  5. Sao chép trường Object Id.
  • Dán ID vào trường AAD group ID trong ứng dụng quản trị.

Thiết lập danh bạ khẩn cấp

  1. Chuyển đến Company Contacts.
  2. Chọn Create new contact.
  3. Hoàn thành biểu mẫu bằng cách sử dụng các chi tiết liên hệ.

Thiết lập tin tức ban đầu của công ty

  1. Chuyển đến Company News.
  2. Chọn Create new post.
  3. Hoàn thành biểu mẫu.

Thiết lập các mẹo hữu ích

  1. Đi tới Helpful tips.
  2. Chọn New tip.
  3. Hoàn thành biểu mẫu.

Thiết lập liên kết

  1. Truy cập Links.
  2. Chọn Create new link.
  3. Hoàn thành biểu mẫu.

Thiết lập câu hỏi thường gặp

  1. Truy cập FAQ.
  2. Chọn Create new FAQ
  3. Hoàn thành biểu mẫu.

Kiểm tra và chia sẻ ứng dụng

Bây giờ bạn đã thiết lập thành công tất cả dữ liệu, bạn có thể kiểm tra ứng dụng để đảm bảo nó hoạt động.

  1. Đăng nhập vào Power Apps.
  2. Chọn Apps từ ngăn điều hướng bên trái.
  3. Chọn Crisis Communication để chơi ứng dụng.

Sau khi đã thử nghiệm thành công ứng dụng, bạn có thể chia sẻ nó với mọi người trong công ty của mình.

Nhập và thiết lập luồng thông báo

Ứng dụng sử dụng một quy trình để gửi thông báo cho người dùng cuối bất cứ khi nào có bản cập nhật mới của công ty.

Nhập luồng thông báo tin tức

  1. Truy cập flow.microsoft.com.
  2. Chọn My flows từ ngăn điều hướng bên trái.
  3. Chọn Import trên thanh lệnh.
  4. Tải lên gói CrisisCommunicationNewsNotification.zip từ kho lưu trữ GitHub.

Lưu ý

Nếu tenant của bạn ở trong môi trường GCC, hãy tải lên CrisisCommunicationNewsNotificationGCC.zip.

  • Thêm kết nối cho luồng mới bằng cách chọn liên kết Select during import link for each connection, sau đó hoàn thành biểu mẫu.
  • Nếu bạn cần tạo kết nối mới, hãy chọn Create new trong ngăn Thiết lập Import.
  • Chọn New connection trên thanh lệnh.
  • Tìm kiếm tên của kết nối; ví dụ: PowerApps Notification (xem trước).
  • Chọn kết nối bạn muốn.
  • Nếu bạn đang tạo kết nối với PowerApps Notifications (xem trước), bạn sẽ thấy hộp thoại như được minh họa trong hình sau.
  1. Để nhận ID, hãy chuyển đến danh sách Apps của bạn.
  2. Chọn More Commands (…) cho ứng dụng Crisis Communication, rồi chọn Details.
  1. Sao chép App ID.
  1. Dán ID ứng dụng vào hộp thoại tạo kết nối, sau đó chọn Create.
  1. Sau khi bạn đã tạo kết nối mới, hãy quay lại ngăn Import thiết lập rồi chọn Refresh list.
  2. Kết nối mới của bạn bây giờ sẽ xuất hiện. Chọn nó, sau đó chọn Save.
  3. Sau khi bạn hoàn tất việc thêm tất cả các kết nối của mình, hãy chọn Import.

Chỉnh sửa luồng thông báo tin tức

  1. Sau khi nhập xong, hãy chuyển đến My flows.
  2. Chọn luồng mới nhập, Thông báo cho người dùng các tin tức crisis communication mới.

Lưu ý:

Nếu bạn đã tải lên gói GCC, tên luồng là Notify users on new crisis communication news GCC.

  • Chọn Edit trên thanh lệnh.
  • Mở thẻ When a new item is posted.
  • Đối với Site Address, hãy nhập tên của trang SharePoint của bạn.
  • Đối với List name, hãy nhập CI_CompanyNews.
  • Mở thẻ Get the admin config settings.
  • Đối với Site Address, hãy nhập tên của trang SharePoint của bạn.
  • Đối với List name, hãy nhập CI_configAdminSetup.
  • Mở Initialize variable – thẻ Read more text.
  • Đối với Value, nhập Read more (bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của bạn).
  1. Chọn Save.

Lưu ý:

Bạn có thể gặp lỗi nếu một trong các kết nối của bạn chưa được cấp phép. Nếu điều này xảy ra, vui lòng mở thẻ bằng kết nối trái phép và ủy quyền lại.

Tùy chọn: Gửi thông báo đến hơn 5000 người dùng

Hành động Get group members hiện tại được giới hạn để kéo 5000 người dùng cho giấy phép Office của Power Automate. Ngay cả đối với giấy phép cao cấp, bạn có thể đạt đến giới hạn điều chỉnh với trình kết nối Teams nếu bạn cố gắng gửi thông báo cho quá nhiều người dùng. Để phân phối cho nhiều người dùng hơn, bạn có thể thay đổi quy trình để gửi email đến danh sách phân phối.

  1. Xóa các thẻ sau: Get group members và Switch on preferred send notification setting:
  • Thêm một hành động mới.
  • Tìm kiếm và chọn Send an email (V2)
  • Trong trường To, nhập tên nhóm phân phối của bạn.
  • Trong trường Subject, hãy chọn nút Add a dynamic value và thêm trường Title từ thẻ When a news item is posted
  • Trong trường Body, hãy chọn nút Add a dynamic value và thêm trường Details từ thẻ When a news item is posted.
  • Chọn Save.

Tùy chọn: Deep link Teams notification vào ứng dụng Teams

Nếu bạn muốn thông báo Teams của mình mở trực tiếp vào ứng dụng canvas bên trong Teams, hãy làm theo các bước sau:

  1. Cập nhật URL ứng dụng để trỏ đến Teams deep link trong ứng dụng quản trị. Trong ứng dụng quản trị, hãy thay đổi URL ứng dụng thành sau, trong đó ID ứng dụng là ID ứng dụng của bạn.
  • Cập nhật liên kết ứng dụng được tạo bên trong luồng thông báo. Mở thẻ Set App Link Variable và thay đổi biểu thức cho Value thành như sau:
  • Cập nhật ứng dụng canvas để sử dụng teams context variable để deep link đến bài báo chính xác. Đối với thuộc tính OnStart của ứng dụng, hãy thay đổi Param từ newsid thành subEntityId.

Kiểm tra luồng thông báo tin tức

Để kiểm tra luồng thông báo tin tức, hãy chuyển đến ứng dụng quản trị và tạo bản cập nhật nội bộ mới của công ty. Sau đó, tất cả người dùng trong danh sách phân phối của bạn sẽ nhận được bản cập nhật bằng phương thức thông báo ưa thích của bạn.

Lưu ý:

Nếu bạn gặp lỗi, hãy đảm bảo rằng bạn đã nhập thành công ID nhóm của danh sách phân phối trong cài đặt cho ứng dụng quản trị.

Theo dõi sự vắng mặt tại văn phòng với Power BI

Sau khi bạn triển khai ứng dụng và mọi người bắt đầu gửi thông báo rằng họ sẽ vắng mặt tại văn phòng vì nhiều lý do (chẳng hạn như bị ốm hoặc làm việc ở nhà), bạn có thể sử dụng báo cáo Power BI để theo dõi số lượng người đã gửi thông báo và vị trí của chúng.

Lưu ý rằng bạn cần bật enable location tracking để kiểm soát bản đồ hoạt động

Quan trọng:

Để báo cáo Power BI hoạt động, bạn phải có ít nhất một mục nhập trong danh sách CI_E Employee Status.

Chúng tôi sẽ cần một số thông tin từ danh sách SharePoint CI_Employee Status mà chúng tôi đã tạo trước đó, vì vậy trước tiên hãy bắt đầu. Mở danh sách trong trang web của bạn, sau đó chọn List Settings dưới biểu tượng Settings.

Ghi lại tên trang web và ID danh sách trên thanh địa chỉ của trình duyệt, như trong hình sau.

Tại thời điểm này, chúng tôi đã sẵn sàng để mở báo cáo Power BI. Mở Power BI, rồi mở tệp report.pbix trạng thái hiện diện. Di chuột qua phía bên phải của nguồn dữ liệu CI_Employee Status cho đến khi bạn nhìn thấy dấu chấm lửng. Chọn nó, sau đó chọn Edit query.

Sau khi mở trình soạn thảo Power Query, bấm chuột phải vào nguồn dữ CI_Employee Status, rồi chọn Advanced Editor.

Đây là nơi chúng tôi sử dụng tên trang và list ID từ danh sách SharePoint.

Sao chép site SharePoint mới vào chuỗi SharePoint.Tables như được hiển thị trong hình minh họa sau và list ID ở ba vị trí mà GUID được đánh dấu, rồi chọn Done.

Nếu bạn thấy bất kỳ lỗi kết nối nào sau khi cập nhật thông tin kết nối, bạn có thể cần cập nhật thông tin xác thực được sử dụng để kết nối với danh sách SharePoint.

Để cập nhật kết nối

  1. Trên menu File, chọn Options and settings,, sau đó chọn Data source settings.
  • Chọn Edit permissions.
  • Đảm bảo loại Credentials được đặt thành Organizational account và sử dụng thông tin đăng nhập để truy cập danh sách SharePoint.

Chọn Close & Apply để cập nhật báo cáo để lấy dữ liệu từ danh sách SharePoint của bạn.

Giờ đây, chúng tôi có một báo cáo Power BI cho thấy cả thông tin địa lý về việc vắng mặt tại văn phòng trong ngày hiện tại và xu hướng vắng mặt như vậy trong vài ngày. Chúng tôi có thể xuất bản báo cáo để những người khác trong tổ chức có thể xem.

Báo cáo của bạn hiện đã được xuất bản. Bạn có thể chia sẻ nó với những người khác trong tổ chức của bạn

Tích hợp ứng dụng của bạn vào Teams

Giờ đây, bạn đã có một ứng dụng đang hoạt động được chia sẻ với mọi người, bạn có thể triển khai ứng dụng bằng cách tạo một nhóm crisis management để phản hồi các vấn đề.

Triển khai ứng dụng vào thanh ứng dụng

Nếu bạn là quản trị viên của Teams, bạn có thể đẩy ứng dụng đến tất cả người dùng của mình trong thanh ứng dụng Teams.

  1. Đăng nhập vào Power Apps.
  2. Chọn Apps từ ngăn điều hướng bên trái.
  3. Chọn More commands (…) cho ứng dụng Crisis Communication.
  4. Chọn Add to Teams.
  • Chọn Download app.
  • Mở Teams.
  • Chuyển đến Apps trên thanh ứng dụng.
  • Chọn Upload a custom app
  • Nếu bạn là quản trị viên của Teams, bạn sẽ có thể tải lên một ứng dụng cho toàn bộ tenant của mình. Chọn Upload for Contoso (trong đó Contoso đại diện cho tên tenant của bạn).
  1. Tải lên tệp bạn đã tải xuống từ Power Apps.
  2. Đi tới Teams admin center.
  3. Trong ngăn điều hướng bên trái bên dưới Teams apps, hãy chọn Setup policies.
  1. Chọn Global (Org-wide setup).
  2. Chọn Add apps.
  1. Tìm kiếm và chọn ứng dụng Crisis Information mà bạn đã tải lên.
  1. Chọn Add.
  2. Chọn Save

Lưu ý:

Có thể mất đến 24 giờ để người dùng thấy ứng dụng được ghim tự động trên thanh ứng dụng của họ.

Tạo nhóm crisis management trung tâm trong Teams

Để điều phối phản ứng khủng hoảng của bạn, bạn sẽ muốn tạo một nhóm quản lý khủng hoảng trung tâm trong các Teams và điền vào đó tất cả thông tin có liên quan. Nhóm này chỉ cần được chia sẻ với nhóm phản ứng trung tâm.

  1. Chuyển đến Teams.
  2. Chọn Teams từ thanh ứng dụng bên trái.
  3. Chọn Join or create a Team.
  4. Chọn Create team, sau đó hoàn thành các bước còn lại.

Sau khi tạo thành công nhóm của mình, bạn có thể ghim thông tin liên quan dưới dạng các tab. Ví dụ: bạn có thể muốn ghim ứng dụng quản trị viên quản lý khủng hoảng hoặc báo cáo Power BI cho nhóm của mình.

Để thêm ứng dụng quản trị viên dưới dạng tab:

  1. Chọn nút +.
  2. Tìm kiếm và chọn Power Apps.
  3. Tìm kiếm và chọn Crisis Information Admin
  • Chọn Save.

Để thêm báo cáo Power BI dưới dạng tab:

  1. Chọn nút +.
  2. Tìm kiếm và chọn Power BI.
  3. Tìm kiếm và chọn báo cáo Power BI của bạn.
  4. Chọn Save.

Bài viết thuộc về: www.office365vietnam.info

Ý kiến của bạn:

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.