STAFF CHECK-INS

Staff Check-ins là một ứng dụng dựa trên Power Apps cho phép giám sát liên lạc giữa doanh nghiệp của bạn và nhân viên. Nhân viên có thể dễ dàng cung cấp thông tin quan trọng về thời gian và cập nhật trạng thái theo lịch trình hoặc đột xuất trực tiếp từ Teams. Ứng dụng hỗ trợ vị trí, ảnh và ghi chú theo thời gian thực cũng như thông báo nhắc nhở và quy trình làm việc tự động.

Nhân viên tuyến đầu trong các tổ chức thường cần giao tiếp và kiểm tra định kỳ với nhóm của họ với các cập nhật quan trọng về thời gian. Cho dù bạn điều hành một doanh nghiệp xây dựng, cảnh quan, công ty vệ sinh, dịch vụ giao hàng hay bất kỳ doanh nghiệp nào khác có nhân viên hiện trường, bạn cần cung cấp cho nhân viên của mình một cách dễ dàng để kiểm tra tình trạng mới nhất của họ về công việc của họ. Staff Check-ins là một Ứng dụng Power cung cấp quy trình làm việc đơn giản, nơi nhân viên có thể đăng ký bằng ảnh, vị trí và các chi tiết khác trực tiếp từ Microsoft Teams.

Với ứng dụng này, người quản lý hoặc người giám sát có thể nhận cập nhật nhiệm vụ hoặc đăng ký từ nhân viên theo lịch trình hoặc đột xuất. staff check-in có thể bao gồm vị trí, hình ảnh và ghi chú theo thời gian thực.

Các tính năng chính

  • Người quản lý / Người giám sát có thể thiết lập yêu cầu đăng ký một lần hoặc định kỳ
  • Truy cập tất cả thông tin về nhóm ở một nơi và theo dõi tiến độ – xác thực vị trí và ảnh để đảm bảo rằng nhân viên của bạn đang đẩy dữ liệu chính xác
  • Tự động hóa quy trình hoạt động bằng cách kích hoạt thông báo nhắc nhở cho người dùng cuối trên Microsoft Teams

Dưới đây là một số quy trình hoạt động:

  1. Người quản lý tạo yêu cầu đăng ký bằng cách chỉ định tần suất đăng ký và tên nhóm thông qua ứng dụng
  • Tất cả các thành viên trong nhóm đều được thông báo về yêu cầu đăng ký thông qua một thông báo được gửi qua Power Automate trong kênh Chung của nhóm
  • Người dùng cuối có thể nhanh chóng điều hướng đến ứng dụng để cung cấp đăng ký chi tiết
  • Người quản lý có thể xem trạng thái đăng ký tóm tắt của các thành viên trong nhóm và xem chi tiết nếu được yêu cầu

Hướng dẫn triển khai

Để bắt đầu, bạn sẽ cần:

  1. Office 365
  2. Đăng ký ứng dụng Power
  3. Đăng ký Power Automate
  4. Giấy phép SharePoint Online hợp lệ và quyền tạo danh sách và lưu trữ dữ liệu
  5. Bản sao của gói zip ứng dụng Staff Check-ins – package
  6. Khóa Bing Maps API. Vui lòng làm theo các bước tại đây để nhận API Bing Maps – here 

Bước 1: Tạo trang SharePoint

  • Đăng nhập vào https://www.office.com/, rồi chọn SharePoint trên thanh dẫn hướng bên trái.
  • Sau khi điều hướng đến SharePoint, hãy chọn Create site.
  • Chọn Team site.
  • Nhập tên và mô tả cho trang web của bạn.
  • Đặt cài đặt Privacy settings to Public để mọi người trong công ty có thể nhận được thông tin cần thiết.

Bước 2: Tạo danh sách SharePoint

  • Nhập tệp zip package.
  • Nhấp vào đây  Click here  để Đăng ký / Đăng nhập vào Power Automate.
  • Nhấp vào Import ở đường ray trên cùng của trang và chọn Gói zip Check-in CreateSharePointListsStaff.
  • Đối với loại tài nguyên SharePoint Connection  trong tài nguyên liên quan, hãy nhấp vào ” Select during import ” và chọn kết nối xuất hiện trên thanh bên phải.
  • NẾU không có kết nối nào trong đường ray bên phải, hãy nhấp vào Create new, nó sẽ chuyển hướng đến một trang mới nơi bạn có thể thêm kết nối mới bằng cách tìm kiếm SharePoint và đăng nhập.
  • Nhấp vào Refresh list, chọn name và save.
  • Chạy dòng, bấm continue và quyền SharePoint và nhập URL site SharePoint được tạo ở Bước 1 bên dưới hộp TeamSharePointUrl và chạy dòng.
  • Bạn có thể xác minh danh sách SharePoint bằng cách bấm vào Site contents hiển thị ở đường bên trái của trang.

Bước 3: Nhập và thiết lập quy trình

  • Nhập lịch trình Staff Check-ins
  • Trong các tài nguyên liên quan, chọn kết nối Microsoft Teams và kết nối SharePoint bằng cách nhấp vào biểu tượng cờ lê.
  • Nếu kết nối nhóm của Microsoft không hiển thị trong thanh bên phải, hãy bấm vào create new và thêm kết nối Nhóm, giống như kết nối SharePoint được đề cập trong bước 2.
  • Sau khi được nhập, hãy nhấp vào edit và trong Bước Recurrence & Convert time-zone, chọn Destination time zone theo múi giờ địa phương của bạn.

Lưu ý: Power App tự động hiển thị giờ địa phương nhưng Power Automate chuyển đổi mọi thứ thành UTC nên chúng tôi phải đặt thủ công để hiển thị thời gian đến của khách truy cập theo múi giờ địa phương trong thẻ thích ứng

  • Trong bước ” Get items “, hãy nhập địa chỉ trang SharePoint và chọn Danh sách ‘Check-inSchedule’ và lưu.
  • Nhập Staff Check-ins Adhoc Schedules Adaptive Card.
  • Chọn kết nối SharePoint và Microsoft Teams bằng cách bấm vào biểu tượng cờ lê.
  • Sau khi được nhập, hãy bấm vào chỉnh sửa và nhập site SharePoint đã tạo ở bước 1 và chọn ‘Check-inSchedule’ trong Tên danh sách của bước ” When an item is created “
  • Chọn giờ địa phương của bạn làm múi giờ đích trong bước Convert time zone và lưu.

Bước 4: Nhập gói Power Apps

Staff Check-ins có hai gói Power App cho hai Người quản lý / Quản trị viên và Nhân viên.

Ứng dụng  Người quản lý / quản trị

  1. Nhấp vào đây https://powerapps.microsoft.com/en-us/Login/Signup vào Power Apps.
  2. Nhấp vào Ứng dụng trên thanh ray bên trái và nhấp vào ” Import canvas app ” hiển thị ở đầu trang.
  3. Chọn gói zip “Staff Check-ins Admins” và trong các tài nguyên liên quan, chọn kết nối SharePoint và OneDrive bằng cách nhấp vào biểu tượng cờ lê, giống như bước 2.
  4. Nhấp vào Import và ứng dụng sẽ sẵn sàng để mở.
  5. Chỉnh sửa ứng dụng Power, trong Data sources, loại bỏ danh sách hiện có SharePoint lists Check-inSchedule List và UserCheck-ins List bằng cách bấm vào “…”.
  6. Tìm kiếm và chọn kết nối SharePoint trong Data sources và ở phía bên phải, hãy nhập địa chỉ site SharePoint và bấm vào kết nối, chọn Check-inSchedule List và UserCheck-ins List.
  7. Nhấp vào Flows trên đường ray bên trái và chỉnh sửa ‘GetMyCheckInSchedules’.
  8. Trong bước “Get items”, dán hoặc chọn địa chỉ site SharePoint từ menu thả xuống, chọn Danh sách ‘Check-inSchedule’ trong List Name và lưu.
  • Nhấp vào Flows trên đường ray bên trái và chỉnh sửa ‘StaffCheckinReports’.
  • Trong bước “Get items”, dán hoặc chọn địa chỉ site SharePoint từ trình đơn thả xuống, chọn Danh sách ‘UserCheck-in’ trong List Name và lưu.
  1. Nhấp vào Flows trên đường ray bên trái và chỉnh sửa ‘StaffCheckinTeamsReports’.
  2. Trong bước “Get items” dán hoặc chọn địa chỉ site SharePoint từ menu thả xuống, chọn Danh sách ‘UserCheck-in’ trong List Name và chọn múi giờ địa phương của bạn theo múi giờ đích trong bước Chuyển đổi múi giờ.
  1. Nhấp vào Flows trên đường ray bên trái và chỉnh sửa ‘CheckinUsersReportExport’.
  2. Trong bước “Get items”, dán hoặc chọn địa chỉ site SharePoint từ menu thả xuống, chọn Danh sách ‘UserCheck-in’ trong List Name và lưu.
  1. Dữ liệu đã xuất sẽ theo Giờ chuẩn Thái Bình Dương (PST) theo mặc định. Để tùy chỉnh nó, hãy nhấp vào bước “Create CSV table” và nhấp vào biểu thức bên cạnh Ngày và thay đổi định dạng DateTime bằng cách thay thế “Pacific” từ “@convertFromUtc (item ()? [‘Created’], ‘Pacific Standard Time’, ‘ MM / dd / yyyy hh: mm: ss tt ‘) “và thay đổi định dạng dd / MM hoặc MM / dd. nhấp vào “Update” và Lưu quy trình.
  1. Nhấp vào ” Import canvas app”, chọn gói zip “Staff Check-ins” và chọn kết nối và nhập SharePoint và Microsoft Teams.
  2. Chỉnh sửa ứng dụng Power, trong Data sources, loại bỏ danh sách SharePoint hiện có bằng cách bấm vào “…”.
  3. Tìm kiếm và chọn kết nối SharePoint trong Data sources và ở bên phải, hãy nhập địa chỉ site SharePoint và nhấp vào kết nối, chọn Danh sách ‘Check-inSchedule’ và Danh sách ‘UserCheck-in’.

Staff application

  1. Truy cập trang web https://www.bingmapsportal.com/ đăng ký và trong My accounts, nhấp vào My Keys.
  2. Tạo khóa mới bằng cách nhập Tên ứng dụng, Key Type là cơ bản và Loại ứng dụng là Mobile và nhấp vào tạo (URL ứng dụng là tùy chọn).
  3. Dưới tên ứng dụng tương ứng, nhấp vào Show Key và sao chép khóa vì nó sẽ được sử dụng trong các bước tiếp theo.
  4. Nhập gói Staff Check-ins Power App và trong các tài nguyên liên quan, chọn các kết nối bằng cách nhấp vào biểu tượng cờ lê, tương tự như bước 2.
  5. Khi tìm kiếm kết nối Bing Maps và nhấp để thêm, một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện yêu cầu nhập khóa API, hãy cung cấp khóa API đã lưu trước đó.
  6. Trong Data Sources, hãy xóa và cập nhật Data Sources, tương tự như điểm 5 và 6 ở trên.
  7. Sau khi xuất bản ứng dụng “Staff Check-ins”, hãy nhấp vào “…”> ” Details” và sao chép liên kết web của ứng dụng.
  • Điều hướng đến cả hai quy trình mà bạn đã nhập trước đó (“Staff Check-ins Schedules Adaptive Card” & ” Staff Check-ins Adhoc Schedules Adaptive Card”) và trong bước ” Post your own adaptive card as the flow bot in a channel” của cả luồng dán liên kết web đã sao chép như hình dưới đây;

Lưu ý: Lưu và xuất bản cả Ứng dụng Power sau khi nguồn Dữ liệu được thêm vào.

Bước 5: Chia sẻ ứng dụng Power và site SharePoint

  1. Quản trị viên cần chia sẻ ứng dụng với tất cả người dùng dự định của ứng dụng.
  2. Mở https://make.preview.powerapps.com/
  3. Chuyển đến menu Ứng dụng ở thanh menu bên trái và bạn sẽ có thể thấy ứng dụng bạn đã nhập.
  • Nhấp vào 3 dấu chấm (Tùy chọn) cho ứng dụng của bạn và nhấp vào Share.
  • Nhập tên nhóm dành cho người dùng trong cửa sổ bật lên và nhấp vào Share. Bạn cũng có thể thêm thành viên bổ sung nếu cần. Điều này là bắt buộc để cho phép các thành viên truy cập Ứng dụng Staff Check-ins.

Lưu ý: Trong khi Chia sẻ Staff Check-ins, một cảnh báo có thể xuất hiện ” Sharing the app implicitly shares at least one connection”. Bấm vào xác nhận.

  • Quản trị viên cũng cần chia sẻ trang SharePoint cho tất cả các cá nhân sẽ sử dụng ứng dụng. Để cấp quyền truy cập vào trang SharePoint, hãy làm theo các bước bên dưới:
  • Đi tới trang SharePoint được tạo trong bước 2 và nhấp vào biểu tượng Cài đặt ở góc trên cùng bên phải và nhấp vào ” Site permission”:
  • Nhấp vào ” Advanced Permissions settings”.
  • Nhấp vào tùy chọn Grant Thành viên từ thanh menu trên cùng và tìm kiếm tên người dùng hoặc nhập địa chỉ email của người dùng mà bạn muốn chia sẻ trang web.

Lưu ý: Sau khi Quản trị viên chia sẻ ứng dụng và site SharePoint và Người dùng / Đồng sở hữu truy cập nó lần đầu tiên, nó sẽ yêu cầu quyền Allow/Deny nguồn dữ liệu SharePoint. Người dùng / Người đồng sở hữu nên nhấp vào ” Allow” để sử dụng ứng dụng.

Bước 6: Xuất gói Teams

  1. Mở https://make.preview.powerapps.com/
  2. Chuyển đến menu Ứng dụng ở thanh menu bên trái và bạn sẽ có thể thấy ứng dụng bạn đã nhập.
  3. Nhấp vào 3 dấu chấm (Tùy chọn) cho ứng dụng của bạn và nhấp vào Add to Teams.
  • Nhấp vào Download App trong cửa sổ bật lên để tải xuống gói zip.

Bước 7: Thêm ứng dụng vào teams

  1. Chuyển đến Teams> Apps (ở menu bên trái)> Tải lên ứng dụng tùy chỉnh.
  2. Chọn gói zip đã tải xuống từ bước trước.
  3. Sau khi tải lên, ứng dụng sẽ hiển thị trong Built for Contoso (hoặc tên Tổ chức của bạn).
  4. Nhấp vào ứng dụng và một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện, nhấp vào thêm sẽ thêm ứng dụng trong tổ chức của bạn.
  • Lặp lại quy trình tương tự cho gói thứ hai.

Tổng quan về giải pháp

Ứng dụng Staff Check-ins được tạo bằng nền tảng Power Apps thúc đẩy các dịch vụ như Power Apps, Power Automate và các trình kết nối như Danh sách SharePoint, Người dùng Office 365, nhóm Office 365, Microsoft Teams, OneDrive và Bing Maps.

Power App

Gói ứng dụng chứa tệp JSON kê khai, tệp cấu hình Power App cũng bao gồm tệp .msapp.

  • Trong lần đăng nhập đầu tiên, người dùng sẽ được yêu cầu cung cấp sự đồng ý để truy cập trang SharePoint như được định cấu hình trong ứng dụng, Người dùng Office 365, Nhóm Office 365, Microsoft Teams, OneDrive và Bing Maps.

Connectors

Ứng dụng Staff Check-ins đang sử dụng các trình kết nối sau:

  • SharePoint để lưu và đọc dữ liệu từ danh sách SharePoint.
  • Office 365 Users để đọc thông tin hồ sơ của người dùng đã đăng nhập.
  • Office 365 Groups để đọc các nhóm O365 do người dùng đã đăng nhập sở hữu.
  • Microsoft Teams để lấy danh sách tất cả các tên nhóm mà người dùng đã đăng nhập là thành viên và để lấy channelId của kênh Chung của nhóm đã chọn.
  • Power Automate Flows để gửi một thẻ thích ứng đến Microsoft Teams và để kết nối Power App Gallery với SharePoint Lists.
  • OneDrive (sử dụng theo Flow) để xuất dữ liệu đã chọn sang OneDrive của người dùng.
  • Bing Maps cung cấp thông tin vị trí của người dùng

Có hai loại vai trò người dùng cho trang SharePoint cơ bản:

  • App Owners: App Owners sẽ tạo danh sách SharePoint và cung cấp quyền truy cập thích hợp cho người dùng.
  • App Members: Tất cả người dùng sử dụng ứng dụng sẽ là thành viên ứng dụng và có thể thực hiện các thao tác đọc / ghi trên danh sách SharePoint.

Bài viết thuộc về: www.office365vietnam.info

Ý kiến của bạn:

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.