ỨNG DỤNG VISITOR MANAGEMENT

Ứng dụng Visitor Management cho phép tổ chức và nhân viên của bạn quản lý dễ dàng và hiệu quả quy trình của khách truy cập tại chỗ, trực tiếp từ Microsoft Teams. Ứng dụng này cho phép nhân viên tạo yêu cầu của khách, theo dõi tập trung trạng thái yêu cầu thông qua trang tổng quan của khách và nhận thông báo thời gian thực khi khách đến.

Các tính năng chính

  • Nhân viên có thể dễ dàng tạo các yêu cầu của khách
  • Nhân viên có thể dễ dàng theo dõi tất cả các yêu cầu của khách thông qua bảng điều khiển
  • Nhân viên nhận được thông báo khi yêu cầu của họ được xác nhận bởi nhóm quản trị viên (nhóm vận hành bộ phận an ninh hoặc lễ tân)
  • Nhóm quản trị viên có thể xem tất cả khách truy cập đến trong một ngày thông qua bảng điều khiển trung tâm
  • Nhóm quản trị viên có thể thông báo cho nhân viên khi khách đến cơ sở

Dưới đây là một số quy trình hoạt động:

  1. Một nhân viên tạo yêu cầu bằng cách gửi thông tin chi tiết về khách truy cập thông qua ứng dụng
  • Nhóm quản trị viên được thông báo về yêu cầu đến thông qua một thông báo được gửi qua Power Automate trong một kênh chuyên dụng
  • Sau khi khách đến thăm cơ sở, nhóm quản trị có thể dễ dàng thông báo cho chủ nhà

Hướng dẫn triển khai

Điều kiện tiên quyết

Để bắt đầu, bạn sẽ cần:

  • Office 365
  • Đăng ký ứng dụng Power
  • Đăng ký Power Automate
  • Giấy phép SharePoint Online hợp lệ và quyền tạo danh sách và lưu trữ dữ liệu
  • Bản sao của gói zip ứng dụng Visitor management package

Bước 1: Tạo quản trị viên / nhóm bảo mật quản lý Visitor management

Vui lòng bỏ qua bước này từ 1-7 nếu bạn đã có một nhóm quản trị viên (những người có đặc quyền quản lý việc phê duyệt và từ chối các yêu cầu tạo nhóm) và tiếp tục với # 8.

  1. Mở ứng dụng Teams trên máy tính để bàn hoặc ứng dụng web
  2. Nhấp vào tab Teams trong thanh menu bên trái.
  3. Nhấp vào Join or create team> nhấp vào nút tạo nhóm Create.
  4. Chọn Build your team from scratch> Chọn Private.
  5. Cung cấp tên và mô tả của Nhóm> Nhấp vào Next.
  6. Sau đó, một cửa sổ bật lên sẽ mở ra nơi bạn cần thêm các thành viên trong nhóm đã tạo của mình. Thêm tất cả các thành viên và sau đó đóng cửa sổ bật lên.
  7. Xác nhận nếu một nhóm mới được tạo thành công.
  8. Bên cạnh tên đội, nhấp vào “…” và chọn ” Get link to team”.
  • Nhấp vào ” Copy” để sao chép liên kết vào khay nhớ tạm.
  1. Nhận giá trị chuỗi truy vấn groupID và channelID như hình dưới đây:
  1. Sao chép groupId và channelId vì nó sẽ được sử dụng trong các bước tiếp theo.

Bước 2: Tạo trang SharePoint

Vui lòng bỏ qua bước này nếu bạn đã có trang SharePoint dự định để sử dụng cho ứng dụng Visitor management

  • Đăng nhập vào SharePoint (tức là https://tenant-name.sharepoint.com/) và nhấp vào Create site.
  • Chọn trang web của nhóm và cung cấp tên trang phù hợp và chọn cài đặt bảo mật là Private và nhấp vào  next.
  • Thêm chủ sở hữu cho trang web và nhấp vào Finish.
  • Giữ cho địa chỉ site SharePoint luôn tiện dụng vì nó sẽ cần nhiều lần trong các bước tiếp theo.

Lưu ý: Bạn có thể chia sẻ trang SharePoint cho tất cả người dùng dự định của ứng dụng quản lý khách truy cập sau khi ứng dụng được thiết lập hoàn chỉnh

Bước 3: Tạo danh sách SharePoint

  • Nhập tệp zip package
  • Nhấp vào đây Click here để Đăng ký / Đăng nhập vào Power Automate.
  • Nhấp vào Import ở đường ray trên cùng của trang và chọn gói zip CreateSharePointListsVisitorManagement.
  • Đối với loại tài nguyên Kết nối SharePoint trong tài nguyên liên quan, hãy nhấp vào “Select during import” và chọn kết nối xuất hiện trên thanh bên phải.
  • Nếu không có kết nối nào trong đường ray bên phải, hãy nhấp vào Create new, nó sẽ chuyển hướng đến một trang mới nơi bạn có thể thêm kết nối mới bằng cách tìm kiếm SharePoint và đăng nhập.
  • Nhấp vào Refresh list, chọn tên và lưu.
  • Chạy dòng, bấm tiếp tục và quyền SharePoint và nhập URL site SharePoint đã tạo ở Bước 2 trong hộp TeamSharePointUrl và chạy dòng.
  • Bạn có thể xác minh danh sách SharePoint bằng cách bấm vào Site contents hiển thị ở đường bên trái của trang.

Lưu ý: Điền Branch List với tên các chi nhánh dưới cột Title trước khi sử dụng ứng dụng

Bước 4: Nhập và thiết lập quy trình

  1. Nhập luồng VisitorManagementConfirmation.
  2. Trong các tài nguyên liên quan, chọn kết nối Microsoft Teams và kết nối SharePoint bằng cách nhấp vào biểu tượng cờ lê.
  3. Nếu kết nối nhóm của Microsoft không hiển thị ở thanh bên phải, hãy nhấp vào tạo mới và thêm kết nối nhóm giống như kết nối SharePoint được đề cập trong bước 2.
  4. Sau khi được nhập, hãy bấm chỉnh sửa và nhập địa chỉ site SharePoint và chọn Visitor List trong bước “When an item is created” và bước Khởi tạo địa chỉ site.
  5. Nhập groupId và ChannelId trong các bước TeamID và ChannelID.
  6. Trong bước Convert time zone, hãy chọn Múi giờ đích theo múi giờ địa phương của bạn và lưu.

Lưu ý: Power App tự động hiển thị giờ địa phương nhưng Power Automate chuyển đổi mọi thứ thành UTC nên chúng tôi phải đặt thủ công để hiển thị thời gian đến của khách truy cập theo múi giờ địa phương trong thẻ thích ứng

  • Nhập luồng VSM xác nhận bảo mật.
  • Chọn kết nối SharePoint và Microsoft Teams bằng cách nhấp vào biểu tượng cờ lê.
  • Chỉnh sửa luồng chọn site SharePoint và Visitor List trong các bước “When an item is created or modified” và “Update item”.
  • Chọn múi giờ đích trong bước Convert time zone và lưu.

Bước 5: Nhập gói Power Apps

  1. Nhấp vào đây https://powerapps.microsoft.com/en-us/ Đăng nhập / Đăng ký vào Power Apps.
  2. Nhấp vào Ứng dụng trên thanh ray bên trái và nhấp vào “Import canvas app”, hiển thị ở đầu trang.
  3. Chọn gói zip Visitor management và chọn kết nối SharePoint bằng cách nhấp vào biểu tượng cờ lê, giống như bước 3 và 4.
  4. Nhấp vào Import và ứng dụng sẽ sẵn sàng để mở.

Lưu ý: Bạn có thể thay đổi tên của Power App bằng cách nhấp vào biểu tượng cờ lê trong khi nhập.

  • Nhấp vào Flows trên đường ray bên trái và chỉnh sửa Visitor Management User Gallery.
  • Trong bước “Get items”, dán hoặc chọn địa chỉ site SharePoint từ menu thả xuống.
  • Chỉnh sửa Ứng dụng Power, Trong Data sources, xóa bản demo Visitor List và Branch List bằng cách nhấp vào “…”.
  • Tìm kiếm và chọn kết nối SharePoint trong Data sources và ở phía bên phải, nhập địa chỉ site SharePoint và bấm vào kết nối, chọn Visitor List và Branch List.
  • Nhấp vào “Import canvas app” gói zip Visitor management.
  • Chọn SharePoint và Microsoft Teams Connection và nhập.
  • Nhấp vào Flows trên đường ray bên trái và chỉnh sửa Visitor Management Security Team Gallery.
  • Trong bước “Get items”, dán hoặc chọn địa chỉ site SharePoint từ menu thả xuống, chọn Visitor List trong List Name và lưu
  • Chỉnh sửa luồng NotifyHostOfVisitor và dán trang SharePoint trong bước “initialize and Set SharePoint Site Address”.
  • Chọn múi giờ đích ở bước “Convert time zone” và lưu.
  1. Chỉnh sửa Ứng dụng Power, Trong Data sources, xóa demo Visitor List và Branch List  bằng cách nhấp vào “…”.
  2. Tìm kiếm và chọn kết nối SharePoint trong Data sources và ở phía bên phải, nhập địa chỉ site SharePoint và bấm vào kết nối, chọn Visitor List và Branch List.

Lưu ý: Lưu và xuất bản cả ứng dụng Power sau khi nguồn Dữ liệu được thêm vào.

Bước 6: Chia sẻ ứng dụng Power và site SharePoint

  1. Quản trị viên cần chia sẻ ứng dụng với tất cả những người sẽ sử dụng ứng dụng.
  2. Mở https://make.preview.powerapps.com/
  3. Đi tới menu Ứng dụng trong thanh menu bên trái và bạn sẽ có thể xem ứng dụng bạn đã nhập.
  • Nhấp vào 3 dấu chấm (Tùy chọn) cho ứng dụng của bạn và nhấp vào Share.
  • Nhập tên nhóm dành cho người dùng trong cửa sổ bật lên và nhấp vào Share. Bạn cũng có thể thêm thành viên bổ sung nếu cần. Điều này là bắt buộc để cho phép các thành viên truy cập vào Ứng dụng Visitor management.
  • Quản trị viên cũng cần chia sẻ trang SharePoint cho tất cả các cá nhân sẽ sử dụng ứng dụng. Để cung cấp quyền truy cập vào trang SharePoint, hãy làm theo các bước bên dưới:
  • Đi tới trang SharePoint được tạo trong bước 2 và nhấp vào biểu tượng  Settings ở góc trên cùng bên phải và nhấp vào “Site permission”:
  • Nhấp vào “Advanced Permissions settings”.
  • Nhấp vào tùy chọn Grant Members từ thanh menu trên cùng và tìm kiếm tên người dùng hoặc nhập địa chỉ email của người dùng mà bạn muốn chia sẻ trang web.

Lưu ý: Khi Quản trị viên chia sẻ ứng dụng và site SharePoint và  User/Co-owner truy cập lần đầu tiên, nó sẽ yêu cầu quyền Allow/Deny nguồn dữ liệu SharePoint. Users/Co-owner nên nhấp vào “Allow” để sử dụng ứng dụng.

Bước 7: Xuất gói Teams

  1. Mở https://make.preview.powerapps.com/
  2. Chuyển đến menu Apps ở thanh menu bên trái và bạn sẽ có thể thấy ứng dụng bạn đã nhập.
  3. Nhấp vào 3 dấu chấm (Tùy chọn) cho ứng dụng của bạn và nhấp vào Add to Teams.
  • Nhấp vào Download App trong cửa sổ bật lên để tải xuống gói zip.

Bước 8: Thêm ứng dụng vào nhóm

  1. Chuyển đến Teams> Apps (ở menu bên trái)> Tải lên ứng dụng tùy chỉnh.
  2. Chọn gói zip đã tải xuống từ bước trước.
  3. Nhấp vào Add> Add to a team trong cửa sổ bật lên.

Lưu ý: Chúng tôi khuyên bạn nên thêm gói quản trị viên Visitor management dưới dạng tab trong Team dành cho quản trị viên và chỉ cần nhấp vào gói thêm cho người dùng và người dùng sẽ có thể truy cập / ghim ứng dụng này bằng cách truy cập Apps-> Được xây dựng cho Contoso.

  • Chọn một nhóm hoặc tên kênh.
  • Nhấp vào Setup a tab.
  • Mô tả cho ứng dụng sẽ được hiển thị trong cửa sổ bật lên, nhấp vào Save.
  • Bạn sẽ có thể thấy ứng dụng trong tab.

Tổng quan về giải pháp

Ứng dụng Visitor Management được tạo bằng nền tảng Power Apps thúc đẩy các dịch vụ như Power Apps, Power Automate và các trình kết nối như SharePoint và người dùng Office 365.

Power App

Gói ứng dụng chứa tệp JSON, tệp cấu hình Power App cũng bao gồm tệp .msapp.

  • Trong lần đăng nhập đầu tiên, người dùng sẽ được yêu cầu cung cấp sự đồng ý để truy cập trang SharePoint như được định cấu hình trong ứng dụng, Người dùng Office 365 & Nhóm Office 365.

Connectors

Ứng dụng Visitor Management đang sử dụng các trình kết nối sau:

  • SharePoint để lưu và đọc dữ liệu từ danh sách SharePoint
  • Office 365 Users  để đọc thông tin hồ sơ người dùng
  • Power Automate sẽ gửi các thẻ thích ứng đến Microsoft Teams và kết nối Power App Gallery với SharePoint Lists.

Có hai loại vai trò người dùng cho trang SharePoint cơ bản:

  • App Owners: App Owners sẽ tạo danh sách SharePoint và cung cấp quyền truy cập thích hợp cho người dùng khác.
  • App Members: Tất cả người dùng sử dụng ứng dụng sẽ là thành viên ứng dụng và có thể thực hiện các thao tác đọc / ghi trên danh sách SharePoint.

Bài viết thuộc về: www.office365vietnam.info

Ý kiến của bạn:

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.